Como se come una ley modelo. Cómputo de términos. Comunicaciones electrónicas.

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Los medios electrónicos y la cama

La comunicación y el archivo por medios electrónicos se cuentan entre las maravillas que nos ha tocado vivir. Su potencialidad para organizar la información, archivarla y comunicarla, es inconmensurable. Aumentan la seguridad jurídica, ya que las comunicaciones y los registros son mas difíciles de falsificar, eliminarlos y negar su existencia. En cuanto a la confidencialidad, son mas seguros. Además, reducen el tiempo y los costos del arbitraje 

En The Economist, hace ya algún tiempo, leí que en las generaciones que están entrando al mundo laboral, hay jóvenes que tienen tantas dificultades para manejarse con papeles, como las viejas generaciones tienen para usar los medios electrónicos; salvo algunos, que no obstante la juventud acumulada, nos entendemos con ellos. Es común ver correos electrónicos que apelan a la responsabilidad ecológica y piden que no se impriman. Sin embargo, somos paradójicos. En un arbitraje reciente, un árbitro mandaba correos con la leyenda ecológica; la sorpresa fue cuando llegó a la audiencia cargada de grandes carpetas impresas, en lugar de traer su información en una computadora o tableta.

Hace unas décadas, ¿cuándo me iba a imaginar que llegaría el día en que podría estudiar un grueso expediente tumbado en la cama? Tomar mis notas, hacer mis anotaciones, organizar mis carpetas y, en general, preparar un memorial o una audiencia. Todo ello en una tableta, que puedo usa en la audiencia, o en la junta con mis clientes, socios, asociados o asistentes.

Analfabetas electrónicos

Hoy en día hasta los abogados se comunican por correo electrónico. Incluso hay algunos que usan whatsapp y hasta textean. Pero eso es muy elemental. Para gozar de los beneficios que enumeré arriba, hay que gastar tiempo en aprender y practicar; como contestó el policía de Nueva York cuando le preguntaron: 'How do I get to Carnegie Hall?—¡Practice, practice, practice!’ (¿Cómo llego a Carnegie Hall?—¡Practique, practique, practique!). A nadie le gusta que lo califiquen de analfabeta; sin embargo son muchos los que confiesan, sin ningún rubor, que son analfabetas electrónicos.

En esta entrada me limitaré a comentar algunas cuestiones relativas a las comunicaciones electrónicas, en lo relativo al cómputo de los términos. Me gustaría dedicar varias entradas haciendo digresiones sobre estos temas, pero eso no me lo permiten los asesores.

Sin embargo, es uno de mis temas favoritos y los invito para que me propongan sus cuestiones, dudas y objeciones, para que en la sección dedicada a otras conversaciones las consideremos.

Los mensajes de datos

La Ley modelo sobre el comercio electrónico (LMCE) define a los 'mensajes de datos’ como "la información generada, enviada, recibida o archivada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax” (artículo 2 a).

Conforme a la LMCE, los requisitos del ‘escrito’ (artículo 6), la ‘firma’ (artículo 7), el ‘original’ (artículo 8), el ‘archivo' (artículo 10) se considerarán satisfechos por los mensajes de datos. Estos, también, serán admisibles como prueba en todo trámite legal (artículo 9). 

Para esos efectos, los mensajes de datos deberán cumplir con las condiciones de los respectivos artículos citados; no tengo espacio en esta entrada para demostrar que los mensajes de datos que se transmiten y registran en los arbitrajes cumplen los requisitos, así que tendrán que creerme. Pero si tienen dudas, los invito a que me las hagan saber. 

La LMCE ha sido adoptada por más de cincuenta países. Además, tenemos los contratos marco de comunicaciones, los usos y las prácticas. En México, ya comenté que se hizo una ‘enchilada legal electrónica’; pero los principios relativos al escrito, firma, original, archivo y valor probatorios se satisfacen (Cco, artículos 89 a 95). 

En pocas palabras, basta con los correos electrónicos, acompañados de los archivos electrónicos necesarios. Cuando son muy pesados y no se pueden transmitir por correo electrónico, se pueden subir a bases de proveedores de almacenamiento. Por ejemplo, en Abascal, Segovia y Asociados (www.abascalsegovia.com), nos apoyamos en Dropbox (dropbox.com); pero hay otros muy seguros, como SkyDrive. 

El obsoletismo y sus inconvenientes

No obstante ello, continúan las prácticas obsoletas. Algo hemos progresado; parece que ya desapareció la práctica de permitir el correo electrónico, siempre que fuera acompañado de un fax y de la remisión inmediata, por mensajería, de los documentos impresos en papel y firmados. Pero subsiste la de exigir que la transmisión electrónica vaya seguida del envío por mensajería de la versión documentada.

Aparte de absurda, la práctica produce incertidumbre. Por lo pronto, enumero los siguientes problemas: (i) necesidad de cotejar las versiones electrónicas con las documentadas, para cerciorarse de que no difieren; (ii) incertidumbre acerca del momento en que se tiene por cumplida la obligación de remitir las comunicaciones; ¿cuando se envía la comunicación electrónica o cuando se remite la documentada? (iii) ¿Cuáles son las consecuencias de que no se remita una u otra?, ¿vale la única que se envió, o se tiene por incumplida la carga de remitir?; y, (iv) las mismas cuestiones, que se repiten sobre la determinación del momento de la recepción.

Todo ello, sin contar con los incrementos en costos de cotejo, remisión y almacenamiento; que se multiplican cuando hay que llevarlos a la sala de audiencias. Cuando he asistido a audiencias en el distrito de Temple, en Londres, me divierte ver la multitud de pasantes que por las mañanas, antes de la audiencia y por las tardes al terminar, acarrean en diablitos* las cajas de cartón llenas de carpetas; como si fueren cargadores de la Central de Abastos. Me ilusiona pensar que si fracasara como abogado, podría iniciar un negocio de diablitos en el Temple.

En fin, los invito a revisar los párrafos sobre comunicaciones electrónicas (8.6., a 9.12.) del Anexo de reglas procesales.

Husos horarios

Las partes en esa orden procesal se encontraban en los mismos husos horarios. Pero cuando las partes y los árbitros están en diferentes zonas de tiempo, es indispensable precisar un huso que sirva de referencia. Sobre todo cuando se trata de términos comunes, para evitar que una parte reciba con anticipación, y pueda tomar en cuenta, el memorial de su contraria antes de producir el suyo. 

Los usos horarios se identifican con ciertas siglas; por ejemplo, en los Estados Unidos ET, CT y otros. En Europa tienen otros husos y otras siglas. Una manera sencilla de establecer certidumbre es referirse a GMT (Greenwich Mean Time) menos, o mas, horas. Por ejemplo, tiempo central de México, es GMT 6; así, si se escoge la zona de la ciudad de México, bastará con precisar que los términos vencerán a las GMT-6 del día de que se trate; cuando es medianoche en Londres es las 18:00 en México.

* Así se conocen en México, los carritos para acarrear mercancías.

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How to Eat a Model Law. Calculation of Time Periods. Electronic Communications.

Electronic means and bed

The communication and filing through electronic means are counted among the marvels of our time. Their potential to organize the information, file and communicate it, is immeasurable. They increase legal certainty, for communications and records are more difficult to forge, delete, and deny their existence. As to confidentiality, they are safer. Furthermore, they reduce time and costs of arbitration.

In The Economist, some time ago, I read that among the generations that are entering into the job market, there are youngsters that have as much difficulties to handle papers, as the old generations have them to use electronic means; save for some, which regardless of the accumulated youth, get away with them very well. It is common to see emails that appeal to environmental responsibility and request to avoid printing them. Notwithstanding, we are paradoxical. In a recent arbitration, an arbitrator sent emails with such environmental message; the surprise occurred when she arrived at the haring loaded with huge printed binders, instead of brining the information in a computer or tablet.

Some decades ago, when would I imagine that a day would come in which I could study a hefty file while lying in bed? That I would take my notes, make my annotations, organize by binders and, in general, prepare a memorial or a hearing. All that in a tablet, which then I can use at the hearing, or at the meeting with my clients, partners, associates or assistants.

Electronic illiterate

Even the lawyers communicate through emails these days. There are some that also use Whatsapp and even text. But that is quite elemental. To enjoy the benefits I listed above, one has to spend some time to learn and practice; just as a New York police officer answered when he was asked: How do I get to Carnegie Hall?—Practice, practice, practice!' Nobody likes to be qualified as illiterate; and yet so many are those who confess, without regret, to be electronic illiterates.

In this entry I will limit to comment on some issues regarding electronic communications, with respect to the calculation of time periods. I would like to dedicate several entries making digressions on these topics, but that is not allowed by the Junta de Asesores.

However, it is one of my favorite topics and I invite you to propose your concerns, doubts and objections, so that in the blog section dealing with other conversations we may consider them.

Data messages

The UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce (UMLEC) defines 'data message' as "information generated, sent, received, or stored by electronic, optical or similar means including, but not limited to, electronic data interchange (EDI), electronic mail, telegram, telex or telecopy" (article 2 a).

Pursuant to the UMLEC, the requirements of 'writing' (article 6), 'signature' (article 7), 'original' (article 8), 'archive' (article 10) are considered to be satisfied by data messages. These, also, shall be admissible as evidence in all legal proceedings (article 9).

To these effects, data messages must comply with the conditions of the respective articles cited above; I do not have space in this entry to demonstrate that data messages that are transmitted and recorded in arbitrations comply with the requirements, so you will have to believe me. But if you have doubts, I invite you to let me know.

The UMLEC has been enacted by more than fifty countries. Furthermore, we have the framework agreements on communications, usages and practices. I have already explained that in Mexico, an 'electronic legal enchilada' was made, but the principles related to writing, signature, original, archive and evidentiary value are satisfied (Cco, articles 89 to 95).

In short, it suffices with emails, accompanied by the necessary electronic files. When they are too big and cannot be transmitted through emails, they can be uploaded to storage databases. For example, in Abascal, Segovia y Asociados (www.abascalsegovia.com) we regularly use Dropbox (dropbox.com); but there are many others that are also safe, such as SkyDrive.

The obsoletism and its inconveniences

Notwithstanding the above, obsolete practices linger. We have progressed; it seems that the practice of allowing emails only provided that they are companied by a fax and the immediate sending, through courier service, of the printed and signed documents, has disappeared. However, the practice of requiring the electronic filing to be followed by the remittal of the hard copy version though courier service.

In addition of its absurdity, this practice creates uncertainty. In the meantime, I list the following problems: (i) the need to verify the electronic versions with the hard copy ones, to ascertain that they do not differ; (ii) uncertainty as to the moment in which the obligation to send the communication was fulfilled; is it when the electronic communication is sent or when the hard copy is sent? (iii) Which are the consequences of not sending one or the other?, is the one sent sufficient, or is the burden or sending discharged?; and, (iv) the same issues, repeated when determining the moment of reception.

All the above, without taking into account the increases in the costs of verification, remission and storage; that are multiplied when one has to take them to the hearing room. 

When I have attended hearings in the district of Temple, in London, I am amused by the hordes of paralegals that during the mornings, before the hearing and during the afternoons after the hearing is over, carry the carton boxes full of binders with an open transport cart (diablito*); as if they were workers of the Central Market. I am keen to think that if I ever fail as a lawyer, I could start a business of diablitos at the Temple.

Anyway, I invite you to review the paragraphs on electronic communications (8.6, to 9.12) of the Annex to the procedural rules.

Time zones

The parties in that procedural order were in the same time zone. But when parties and arbitrators are in different time zones, it is very important to establish a time zone of reference. Specially when dealing with periods of time common to both parties, to avoid one party from receiving with undue anticipation, so that it take the counterpart's memorial into consideration before producing its own.

The time zones are identified with certain initials; for example, in the United States ET, CT and others. In Europe they have other ussages and other initials. A simple way of establishing certainty is to refer to GMT (Greenwhich Mean Time) less, or more, hours. For example, central time in Mexico, is GMT 6; thus, if the time zone of Mexico City is chosen, it will suffice to specify that the time periods shall end at GMT –6 of the day in question; when midnight in London, its 18:00 in Mexico.

* That is a name in Mexico for openr carts to handle merchandise.