martes, 27 de enero de 2015

Costas en la reconvención y otros. Cuota horaria






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En la entrega anterior expliqué la determinación de gastos y honorarios, administrativos y del tribunal, según los aranceles que se basan en la cuantía del asunto. Entonces, tomé como ejemplo, el arancel de la CCI.

Cuota horaria o diaria

Ahora me toca explicar el sistema de la cuota horaria, o diaria, del tiempo efectivamente empleado por los árbitros.  Para este ejercicio, tomaré como ejemplo el sistema del ICDR.

Los honorarios y los gastos de los árbitros deberán ser razonables en su monto, tomando en cuenta el tiempo dedicado por los árbitros al asunto, la magnitud y complejidad del mismo, y cualquier otra circunstancia relevante (ICDR, a. 35).

El criterio usual, pero no único, es el tiempo gastado en el arbitraje.  Así, el Reglamento ICDR estipula que tan pronto como sea posible después de iniciado el arbitraje, el administrador, consultando con las partes y los árbitros, deberá establecer una cuota de compensación, diaria u horaria, para los árbitros, tomando en cuenta la cuota de compensación indicada por cada árbitro y la magnitud y complejidad del asunto (ICDR a.35).

Cotización en el currículo

En los arbitrajes ICDR, cuando las partes no se ponen de acuerdo sobre el árbitro único, o el árbitro presidente, o una parte no designa al árbitro que le corresponde, el nombramiento lo hace la institución.  La institución sólo propone, o nombra, árbitros que aparezcan aprobados en su lista de neutrales.  En el currículo de cada árbitro publicado por el ICDR, junto con otras menciones, aparecen las condiciones que ofrece para su compensación.  Esta información es importante para quien está interesado en designar a un árbitro; puede revisar sus condiciones de compensación visitando la página de neutrales del ICDR (www.adr.org). 

Por cierto, si alguien busca las condiciones de cotización en mi currículo que aparece en la página de árbitros del ICDR, no las encontrará porque no las he puesto.  Apenas pueda explicaré las razones de no haberlo hecho, pero ya hice la petición de que se incluyan y en estos días aparecerán.  Mientras tanto, sólo si me preguntan.*

Árbitros no aprobados por ICDR

Las personas que no forman parte de las listas de árbitros aprobados por el ICDR, pueden ser designados por las partes.  En esos casos, antes de proceder a su nombramiento, el ICDR pide al arbitro en cuestión que le indique sus condiciones de compensación.  ICDR informa a las partes y, si éstas están de acuerdo, cada árbitro cobrará lo que le corresponda en relación con la cuota estipulada. 

De esta manera, si el árbitro "A" trabajó cien horas a razón de 300** la hora, cobrará 30,000, el árbitro "B", facturó 120 horas a 200, y cobrará 24,000, mientras que el presidente "C", facturó 160 horas a 350 y cobrará 56,000.  Estas diferencias no les parecen bien a los que no están familiarizados con el sistema, ya las comentaré después.

Provisiones

Al inicio del arbitraje el ICDR suele pedir una cantidad relativamente menor, que cubra los honorarios de los árbitros y gastos administrativos por la etapa inicial, antes de la formación del calendario procesal.  Serán de diez a quince horas por árbitro, mas la suma administrativa según el arancel.

Una vez constituido el tribunal y estipulado el calendario procesal, el ICDR pide al tribunal un estimado de tiempos.  Con base en dicho estimado, la institución pide a las partes que le depositen los fondos necesarios por partes iguales.  Conforme avanza el arbitraje, si el tribunal emplea más tiempo del previsto o se prevé que se necesitarán fondos adicionales, la institución pide provisiones adicionales. 

Como es natural, en ese momento los árbitros no pueden hacer otra cosa que imaginar o inventar razonablemente lo que podrá ser.  Conforme se desarrollen las etapas de memoriales, intercambio de información, pruebas, etc., el tribunal suele precisar y el ICDR solicitar provisiones adicionales.  Es importante que el tribunal no cierre la instrucción sin tener una estimación muy apegada a la realidad, para que al momento de notificar el laudo haya fondos suficientes para pagar los honorarios y gastos.

Algunos lineamientos

Los árbitros pueden presentar sus facturas conforme lo estimen pertinente.   Lo mejor es conforme se van generando los honorarios.  Esto es mas justo para los árbitros, que no tienen que esperar hasta el final para recibir la suma gorda.  También sirve para que las partes tengan conciencia de que la multiplicación de escritos largos, el exceso de anexos, etcétera, encarece el arbitraje.  

El ICDR suele entregar a los árbitros unos lineamientos para la facturación (Billing Guidelines for ICDR Arbitrators), de los que vale comentar algunas cuestiones.  Se pueden consultar en www.adr.org.

La estructura de facturación debe ser sencilla.

Se puede facturar por hora o por día, y un día completo se espera que sea de siete horas.  No se debe incluir el tiempo usado para discutir el caso con el personal del ICDR, ya sea por correspondencia, fax, correo electrónico o por teléfono.  Si un árbitro pretende que esos tiempos se incluyan, debe aparecer en el currículo del panel.  El currículo del panel es el que el ICDR comunica a las partes al inicio del arbitraje, en relación con los honorarios y gastos.

Los árbitros no deben cargar el tiempo gastado por sus asistentes en tareas administrativas de apoyo.  Si un árbitro pretende que ese tiempo se le retribuya, debe constar en el currículo del panel. 

En ocasiones poco antes de la fecha de la audiencia las partes la suspenden, porque están en pláticas, se arreglaron o surgió algún inconveniente.  Estoy en un tribunal que, en los últimos tres meses, ha visto diferirse la audiencia cuatro veces.  Para atender a ella, debo viajar al extranjero, eso significa que debo reservar un espacio de tiempo apropiado para viajar y asistir a la audiencia.  En esas condiciones, existen árbitros que cobran por la suspensión.  El argumento es que ya habían reservado ese tiempo y que ahora no lo podrán usar en otras tareas.

La mayoría de los árbitros no carga honorarios por cancelación; estos honorarios no se ven con buenos ojos. Si un árbitro pretende cobrar honorarios por cancelación, debe hacerlo constar en el currículo del panel.  Aun así, el cargo debe ser por circunstancias extraordinarias y solo procede cuando se dio el aviso de suspensión con menos de setenta y dos horas de anticipación.  El árbitro debe describir como usó el tiempo desperdiciado (por ejemplo, que llevó a su hijo al zoológico, porque no tenía otra cosa que hacer; y quien sabe si se lo pagarán).

 En cuanto a los gastos, no se permiten gastos adicionales por audiencias locales.  Mala suerte, si al terminar la audiencia los árbitros se fueron a deliberar a un buen restaurante, no les pagan la cuenta. 

Cuando tienen que viajar los árbitros deben establecer con claridad, antes de la audiencia, los gastos razonables de avión, hotel y comidas.  Por supuesto, nada de tragos, pago de eventos por televisión en el hotel, ni otros gastos divertidos.

Todos los gastos locales, tales como fotocopias, transportación, etc., no son compensados, si un árbitro pretende lo contrario, debe constar en el currículo del panel.  

No se puede cargar el tiempo en tareas posteriores al laudo.  Como cuando se les pide que hagan correcciones o modificaciones permitidas al laudo.

La institución

La cuota que debe pagarse a ICDR, se fija de acuerdo con un arancel que está publicado en el Reglamento.  Su base principal es la cuantía del negocio, pero tiene otras variables.

*  Julio 22 de 2015.  Aclaro que ya aparece mi cotización en mi CV.

**Todas las cantidades son en dólares de los EUA.




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Costs Hour or Daily Rate

In the previous post, I explained the determination of costs and fees, administrative and from the tribunal, pursuant to the cost scales that are based in the amount in dispute.  I took the ICC cost scale as an example.  If you´e breaking my leg...

Hourly or Daily Rate

Now it is turn to explain the system of hourly or daily rate, of the amount of time actually invested by the arbitrators.  To that effect, I will take the ICDR system as an example.

The fees and expenses of the arbitrators shall be reasonable in the amount, taking into account the time invested in the matter by arbitrators, the magnitude and complexity of the same, and any other relevant circumstance (ICDR, a. 35).

The usual, albeit not the only criteria, is the amount invested in the arbitration.  So the ICDR Rules provide that as soon as practically possible after the initiation of the arbitration, the administrator, after consulting with the parties and arbitrators, shall establish a payment rate, daily or hourly, for the arbitrators, taking into account the payment rate indicated by each arbitrator and the magnitude and complexity of the matter (ICDR a.35).

Budget Quotation in the Curriculum

In ICDR arbitrations, when the parties do not agree on the sole arbitrator, or the president of the tribunal, or a party fails to appoint the arbitrator that corresponds to it, the institution makes the appointment.  The institution merely proposes, or nominates the arbitrators that are approved in their list of neutrals.  In the biography of each arbitrator published by the ICDR, along with other mentions, appears the conditions such arbitrator offers for its compensation.  This information is important for those who are interested in designating an arbitrator; the compensation conditions can be reviewed visiting the ICDR neutrals website (www.adr.org). 

Arbitrators Not Approved by the ICDR

The parties may designate the persons that are not part of the lists of arbitrators approved by the ICDR.  In these cases, before proceeding to its appointment, the ICDR will ask the arbitrator to indicate the compensation conditions.  The ICDR informs the parties and, if they agree, each arbitrator will charge that which corresponds to it based on the agreed rate.

This way, if arbitrator “A” worked a hundred hours at a 300* rate an hour, will charge 30,000, while arbitrator “B” invoiced for 120 hours at 200, and will charge 24,000, while president “C” invoiced 160 hours at a rate of 350 and will charge 56,000.  These differences are not well seen by those unfamiliar to the system, which I may comment on later.

Advance Deposits

At the beginning of the arbitration, the ICDR usually asks for a relatively minor amount that covers the fees of the arbitrators and administrative expenses for the initial stage, before the procedural calendar.  They will amount to ten to fifteen hours per arbitrator, plus the administrative amounts pursuant to the cost scale.

Once the tribunal is constituted and the procedural calendar, the ICDR asks the tribunal for an estimate of time.  Based on such estimate, the institution asks the parties to deposit the funds in equal parts.  As the arbitration continues, if the tribunal invests more time than that planned or considers that additional funds will be necessary, the institution asks for additional deposits.

As its natural, in that moment the arbitrators cannot do anything else other than guessing or reasonably come up with what it could be.  As the stage of memorials is substantiated, exchange of documents, evidence, etc., the tribunal normally specifies and, furthermore, the ICDR requests for additional provisions.  It is important for the tribunal not to close the proceedings without having an estimate that is close to reality, so that when the moment of notifying the award comes there are enough funds to pay for fees and expenses.
  
Some Guidelines

Arbitrators may present their invoices as they see fit.  The best is to do so in parallel with the generation of the fees.  This is fairer for the arbitrators, who do not have to wait until the end of the arbitration to receive the important amount.  It also serves for the parties to have conscience of the fact that multiplication of long submissions, the excess of annexes, etcetera, makes the arbitration expensive.

The ICDR normally sends the arbitrators the Billing Guidelines for ICDR Arbitrators, of which it is worth commenting some issues.  They may be found in www.adr.org.

The structure of invoicing must be simple.

Invoicing can take place by hour or by day, and a complete day is expected to include seven hours.  One is not to include the time invested to discuss the case with the ICDR personnel, whether by correspondence, fax, email or phone.   Arbitrators that pretend for those hours to be included should make it appear as such in their biography.  The panel’s biography is the one communicated by the ICDR at the beginning of the arbitration, with connection with fees and expenses.

The arbitrators should not charge for the time invested by their assistants in administrative and support activities.  If an arbitrator pretends for this time to be compensated, it should be so stated in the biography.

The majority of the arbitrators do not invoice fees for cancellation; these fees are not seen with good eyes.  If an arbitrator pretends to charge fees for cancellation, it should so be stated in the biography.  Even then, the charge should be due to extraordinary circumstances and only proceeds when the suspension notice was given with less than seventy-two hours of anticipation.  The arbitrator must describe how the wasted time was used (for example, taking his kid to the zoo, because he had nothing else to do; and pray that the item will be paid).

It is about cases in which, shortly before the date of the hearing, the parties suspend it, whether for being in talks, having reached a settlement or an inconvenience came up.  I am participating in a tribunal that, during the last three months, has seen the hearing delayed four times.  To attend the hearing, I must travel overseas, which means I have to reserve a space to travel and assist.  In these conditions, there are arbitrators who charge for the suspension.  The argument is that the time had been reserved, and can no longer be used for other tasks.

With regards to the costs, additional costs for local hearings are not allowed.  Alas, if at the end of the hearing the arbitrators went to start deliberating at a good restaurant, the parties will not pay the check.

When traveling, the arbitrators should establish with clarity, before the hearing, the reasonable costs of plane, hotel and meals.  Of course, nothing alcoholic, pay per view events on television in the hotel, or other entertainments.

All local expenses, such as photocopies, transportation, etc., are not compensated, if an arbitrator pretends the opposite it should be so stated in the curriculum of the tribunal.

Time for tasks after rendering the award cannot be compensated.  As when the arbitrators are asked to make corrections or allowed modifications of the award.

The institution

The quota that must be paid to the ICDR is fixed in accordance with a cost scale published in the Rules.  Normally is based is the amount in question, but it has variables.

*All the amounts are in US dollars.



viernes, 16 de enero de 2015

Legislación complementaria. Asistencia Judicial. El acuerdo sobre costas



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El acuerdo sobre costas

Las costas del arbitraje se regulan conforme al acuerdo de las partes (Cco, 1434, 1452, LMA 19). En los arbitrajes institucionales, y en los arbitrajes RAU, las reglas sobre las costas se suelen convenir por referencia al reglamento convenido. En efecto, cuando el acuerdo de arbitraje hace referencia a un reglamento, se entienden comprendidas en ese acuerdo todas las disposiciones del reglamento de arbitraje a que dicho acuerdo, en su caso, remita (LMA 2 (e), Cco1417-II).

Los reglamentos de arbitraje contienen reglas sobre las costas. Por ejemplo, CAM (aa. 37 a 40), CANACO (aa. 45 a 49), CCI (aa. 36 y 37), ICDR (aa. 34 a 36), RAU 1976, (aa. 38 a 41), RAU 2010, (aa. 40 a 43). 

Salvo que otra convengan las partes, tanto el Cco, como los reglamentos de arbitraje, dejan al tribunal la decisión sobre el modo y la proporción en que al final se distribuirán las costas. Pero sería imperdonable ignorar el acuerdo de las partes y el reglamento aplicable. En efecto, por la importancia de las costas, las partes suelen incluir estipulaciones expresas en sus acuerdos de arbitraje. 

Facultades de la institución administradora

Las determinaciones administrativas sobre los honorarios del tribunal, la cuota y gastos administrativos, la distribución provisional entre las partes y los anticipos de las provisiones a cargo de las partes, son facultades de la institución administradora. Todos los reglamentos las prevén. En los arbitrajes ad hoc, se estará al acuerdo de las partes y de los árbitros. En los arbitrajes RAU se prevén variables que habrá que atender en cada caso.

Poderes del tribunal

Sin que la enumeración que sigue sea exhaustiva, son comunes las siguientes estipulaciones: (i) el tribunal decidirá sobre la asignación de las costas; (ii) las costas se distribuirán por partes iguales, sin importar el resultado final; (iii) las costas son a cargo de la parte perdedora; (iv) las partes soportarán sus costos de defensa, por lo que la decisión sobre costas sólo comprenderá los honorarios del tribunal, la cuota administrativa y los costos propios del arbitraje (viáticos del tribunal, perito del tribunal, sala de audiencias, etcétera); (v) el tribunal no solo decidirá sobre esos costos, sino que también podrá condenar, en todo o en parte, al pago de los gastos razonables de defensa de la parte contraria.

Cuando las partes convienen que cada una soportará las costas por partes iguales, prácticamente no hay nada que decidir. Pero no siempre las cosas son tan sencillas. Las trampas del lenguaje son inevitables; y unos mas y otros menos, todos tenemos el riesgo de incurrir en descuidos de redacción, en muchas ocasiones son imperdonables.

En un arbitraje ad hoc en que me tocó ser árbitro, las partes convinieron con detalle las cuestiones sustanciales que se someterían al árbitro, también convinieron el monto de los honorarios del árbitro; pero callaron sobre las costas. En determinado momento, una de las partes preguntó si podría incluir en sus pretensiones el pago de las costas. Expliqué a las partes que la pregunta me presentaba una cuestión de competencia, consistente en decidir si: (i) la estipulación, con lenguaje restrictivo, de las cuestiones a decidir, junto con la estipulación sobre los honorarios del árbitro, era una lista exhaustiva y yo no podría decidir sobre las costas; o (ii) había una laguna en el acuerdo de las partes y habría que aplicar las disposiciones supletorias del Cco. Para decidir lo anterior, necesitaría que las partes presentaran sus puntos de vista. Las partes decidieron quedarse cada una con sus costas.

Cuando las costas se determinan en favor de la parte ganadora, la cuestión suele ser fácil: "A" demandó 100 y sólo obtuvo 60", la distribución será 60/40%. Pero no siempre es así, muchas veces el laudo decide sobre materias que no son cuantificables; por ejemplo, sobre la terminación de un contrato y la permanencia de ciertas obligaciones.

La conducta de las partes

Hay otros casos difíciles. Por ejemplo, en un caso la parte ganadora introdujo una prueba pericial que causó dilaciones y gastos considerables. No obstante el resultado favorable para esa parte, fue patente que la prueba carecía de relevancia. Por haber obligado a su inútil desahogo, se decidió que la parte ganadora debía cargar con esos costos particulares, incluidos los de la parte perdedora. 

En el Informe, Control del tiempo y de los costos en el arbitraje. CCI (par. 82), se lee lo siguiente:

"La asignación de costos puede ser una herramienta útil para incentivar una conducta eficiente y para desincentivar una conducta no razonable. Conforme al Articulo 37(5) del Reglamento [CCI], el tribunal arbitral tiene discreción para asignar los costos de la manera que considere apropiada. Se señala expresamente que, al tomar la decisión sobre los costos, el tribunal arbitral puede tomar en consideración la medida en que cada parte ha conducido el arbitraje de manera efectiva y eficiente en términos de costos. El tribunal debe considerar informar a las partes al inicio del arbitraje (por ejemplo, en la conferencia sobre la conducción del procedimiento) que pretende tomar en cuenta la manera en que cada parte se haya conducido en el procedimiento y que sancionará cualquier conducta poco razonable al decidir sobre los costos. El comportamiento poco razonable puede incluir solicitudes excesivas de documentos, argumentos jurídicos excesivos, contrainterrogatorio excesivo, tácticas dilatorias, pretensiones exageradas, no acatamiento de órdenes procesales, solicitudes injustificadas de medidas precautorias y el incumplimiento injustificado del calendario procesal.” (Énfasis añadido)

En un arbitraje bajo el Reglamento CCI no tendría muchos problemas en seguir los consejos del párrafo anterior. El artículo 37(5) del Reglamento CCI le da fundamento. Si se tratara de aplicar otro reglamento, o fuera un arbitraje ad hoc, buscaría seguirlos, pero revisaría con mucho cuidado el alcance de mis poderes. Lo cierto es que es muy buen consejo el de hacer la advertencia desde el inicio del arbitraje.

Por otro lado, aún bajo el Reglamento CCI, al hacer la admonición, y la decisión sobre costas, evitaría referirme a una sanción. La misión del tribunal no es sancionar, sino calificar la conducta de las partes, en especial la buena o mala fe de su actuación y el modo como esa conducta incide en los costos del arbitraje. Especialmente en cuanto a los costos incurridos por la parte contraria. 

Pendientes

Me quedan otros supuestos que dejo para la próxima. Entre ellos, las siguientes: (i) los costas en los diversos casos de solicitud de medidas precautorias. Dentro de este supuesto, las cuestiones que presenta la novedosa institución del árbitro de emergencia; (ii) las costas cuando el árbitro decide aceptar las impugnaciones a su competencia; (iii) el caso cuando una parte adelanta las provisiones que su contraria dejó de pagar y pide que se dicte un laudo para que se le reembolse lo que adelantó; y (iv) las peticiones de garantía de las costas


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Supplementary Legislation. Court Assistance. Agreement on Costs. 

January 16, 2015 



The Agreement on Costs

Costs of arbitration are regulated pursuant to the agreement of the parties (1434 and 1452 Cco, 19 UMLA). In institutional arbitrations, and in UAR arbitrations, rules on costs are usually agreed upon by reference to the agreed rules. Indeed, when the arbitration agreement makes reference to a set of rules, all the provisions of the arbitration rules to which such agreement refers are considered to be included in the agreement (2 (e) UMLA, 1417-II Cco).

Rules of arbitration contain rules on costs. For example, CAM (aa. 37 a 40), CANACO (aa. 45 a 49), ICC (aa. 36 y 37), ICDR (aa. 34 a 36), UAR 1976 (aa. 38 a 41) and UAR 2010 (aa. 40 a 43). 

Except otherwise agreed by the parties, both the Code of Commerce and the arbitration rules, leave it to the tribunal to determine the way and proportion in which the costs will be allocated at the end. But it would be unforgiveable to ignore the agreement of the parties and the applicable rules. Indeed, due to the importance of costs, the parties usually include express, and sometimes peculiar, stipulations in their arbitration agreements.

Functions of the Arbitral Institution

The administrative determinations on the fees of the tribunal, quotas and administrative expenses, the provisional distribution among the parties and costs advances provided by the parties are all functions of the arbitral institution. All rules contain provisions in such regard. In ad hoc arbitrations, one shall look into the parties and the arbitrators’ agreements. In UAR arbitrations there are variables that would have to be taken into consideration in each case.

Powers of the Tribunal

Without the list being exhaustive, the following stipulations are common: (i) the tribunal shall decide on the assignation of costs; (ii) costs shall be distributed in equal parts, without regard to the final result; (iii) or costs are to be borne by the losing party; (iv) or the parties shall bear their costs of defense, for which the decision on costs will only entail the tribunal’s fees, the administrative quota and costs strictly related to the arbitration (travel expenses of the tribunal, expert of the tribunal, hearing room, etcetera); (v) or the tribunal will not only decide on these costs, but it will also have the power to order payment, in whole or in part, for the expenses reasonably incurred in the defense of the other party’s case.

When the parties agree that each of them shall bear the costs in equal parts, there is practically nothing to decide on. But things are not always so simple. Tramps of language are inevitable; and nobody is free, in higher or lesser degree, from the risk of incurring in drafting mistakes, some times unforgivable.

In an ad hoc arbitration I participated on as arbitrator, the parties agreed with detail on the substantive matters that would be submitted to the arbitrator, and also agreed on the amount of fees of the arbitrator; but were silent on the costs. At a certain moment during the proceedings, one of the parties asked whether it could include the payment of costs within its request for relief. I explained to the parties that the question posted a jurisdiction issue, namely deciding whether: (i) the stipulation on matters to be resolved, with a restrictive language, along with the stipulation on the arbitrators’ fees, was an exhaustive list and I could not rule on the costs; or (ii) there was a gap in the agreement of the parties and the supplementary provisions of the Code of Commerce would have to be applied. To decide the foregoing, I would need the parties to present their points of view. The parties decided that each of them would with their own costs.

When costs are determined in favor of the winning party, the issue is usually easy: “A” demanded 100 and only obtained 60, the distribution would be 60/40%. But it is not always like that, for many times the award decides on matters that are not quantifiable; for example, on the termination of a contract and the permanence of certain obligations.

Conduct of the Parties

There are other difficult cases. For example, in one case the winning party introduced an expert report that caused delays and considerable costs. Notwithstanding the favorable result for that party, it was evident that that evidence was irrelevant. For having forced to its futile presentation, we decided that the winning party would bear with such particular costs, including those of the losing party.

In the report, "ICC Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration" (par. 82), appears the following passage:

“The allocation of costs can be a useful tool to encourage efficient behaviour and discourage unreasonable behaviour. Pursuant to Article 37(5) of the Rules, the arbitral tribunal has discretion to award costs in such a manner as it considers appropriate. It is expressly stated that, in making its decisions on costs, the tribunal may take into consideration the extent to which each party has conducted the arbitration in an expeditious and cost-effective manner. The tribunal should consider informing the parties at the outset of the arbitration (e.g. at the case management conference) that it intends to take into account the manner in which each party has conducted the proceedings and to sanction any unreasonable behaviour by a party when deciding on costs. Unreasonable behaviour could include: excessive document requests, excessive legal argument, excessive cross-examination, dilatory tactics, exaggerated claims, failure to comply with procedural orders, unjustified applications for interim relief, and unjustified failure to comply with the procedural timetable.” (Emphasis added).

In an arbitration under the ICC Rules I would not have many problems in following the advice of the paragraph above. Article 37(5) ICC Rules provides foundation to it. If one were to apply other rules, or if its an ad hoc arbitration we are dealing with, I would seek to follow it, but I would carefully review the scope of my powers. But, indeed, the ICC advice is very good: to provide the warning since the outset of the arbitration.

On the other hand, even under the ICC Rules, when commenting the warning and making the decision on costs, I would avoid referring to a sanction. The mission of the tribunal is not to sanction, but to qualify the conduct of the parties, specially the good or bad faith in their conduct and the way such conduct affects the costs of arbitration. Especially with regards to the costs incurred by the opposing party.

Pending Issues

I am left with other issues that I leave for the next posts. Among them, the following: (i) costs in the different cases of requests for interim measures. Within that subject, issues presented by the innovative institution of the emergency arbitrator; (ii) costs when the arbitrator decides to accept the challenges against its jurisdiction; (iii) the case when the party pays the advances on costs that its counterparty failed to pay and asks for an award to recover the amounts it paid; and (iv) the requests to guaranty payment of the costs. 

martes, 13 de enero de 2015

Pretexto para hablar de costas





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Pretexto para hablar de costas

La posibilidad de solicitar la opinión del juez en la determinación de los honorarios de los árbitros es de dudosa importancia práctica. Pero está en el Cco y me da una excelente oportunidad de comentar sobre el muy importante tema de las costas del arbitraje.

La fracción III del artículo 1466 del Cco dispone que se tramitará en vía de jurisdicción voluntaria la consulta sobre los honorarios del tribunal arbitral prevista en el artículo 1454 del Cco. Sobre la jurisdicción voluntaria del artículo 1466 ya me ocupé.

El párrafo tercero del artículo 1454 del Cco, dice que cuando una parte lo pida y el juez consienta en desempeñar esta función, el tribunal arbitral fijará sus honorarios solamente tras consultar al juez, el cual podrá hacer al tribunal las consideraciones apropiadas para estos honorarios. El antecedente de este artículo es el párrafo 4 del artículo 39 del Reglamento de Arbitraje de UNCITRAL (RAU) de 1976. El único cambio es que, en donde el RAU habla de la autoridad nominadora, el Cco se refiere al juez.

Las disposiciones de los artículos 1454 y 1466 del Cco, son de poca importancia práctica, si es que tienen alguna. Me parece desproporcionado poner en marcha la maquinaria judicial para escuchar la opinión de un juez que: (i) por sus tareas cotidianas, preparación y experiencia, no será el mejor consejero sobre los honorarios de los árbitros; y, (ii) su opinión no será vinculante ni para las partes ni para los árbitros.

No he sabido de casos en que se haya hecho a un juez una consulta sobre honorarios. En una ocasión, siendo árbitro único en un arbitraje ad hoc, negué la petición que me hizo una parte de que consultara con el juez sobre mis honorarios. Pero la razón de mi negativa era evidente: las partes habían previamente convenido los honorarios y yo, en mi calidad de árbitro, los había aceptado: no había nada que consultar.

La LMA no regula las costas

La LMA es omisa sobre las costas del arbitraje. La decisión de no regular las costas sorprende hoy en día, pero no fue un olvido, sino una decisión consciente del grupo de trabajo. Parece que prevaleció la [mala] idea de dejar en libertad a los Estados para regular las costas del arbitraje, con miras a evitar abusos. Una decisión extraña, dado que cuando se elaboró la LMA se trató de evitar, en la medida en que fuera posible, la intervención judicial o del Estado. En los comentarios de algunos Estados previos al debate final en la Comisión, algunos propusieron que se regularan las costas, pero al parecer la propuesta no tuvo suficiente apoyo en la Comisión.

La fuente en el Cco es el RAU 1976

Cuando, en los comienzos de la década de los ochentas del siglo pasado, se hizo el proyecto de incorporación de la LMA al Cco, se vio la necesidad de regular las costas en la ley de arbitraje mexicana. Previa consulta con la Secretaría de la UNCITRAL, se decidió usar como fuente el RAU 1976 (artículos 38 a 41). El régimen de las costas se modificó en el RAU de 2010, pero esos cambios no alteran el Cco. 

Importancia de las costas

El tema de las costas es inevitable y prioritario. Si una parte me pide que inicie un arbitraje, o cualquier otro procedimiento, sin preguntarme cuanto le va a costar, comienzo a buscar otro cliente y otro caso, ya que lo mas probable es que el que tengo enfrente no me pague. 

En el arbitraje el tema de las costas en aun más importante, ya que todos los gastos corren por cuenta de las partes. Desde el principio deben considerarse montos, distribución entre las partes y provisiones previas. Las partes tienen que anticipar las costas; o una parte de ellas y garantizar el resto. Ya veremos como, siguiendo diferentes métodos, las instituciones y los árbitros condicionan el inicio y continuación del arbitraje a su pago previo; o su garantía. Mientras no estén hechas las provisiones, el arbitraje no se echa a andar. Cuando se requieren nuevas provisiones porque se agotaron las que había o porque se prevé que las que se hicieron no serán suficientes, el arbitraje se suspende hasta que se cubran. Si la falta de pago persiste, el arbitraje puede, incluso, darse por terminado. 

Los deleites de Satán

El artículo 1452 del Cco, dice que las partes tienen la facultad de adoptar, ya sea directamente o por referencia a un reglamento de arbitraje, reglas relativas a las costas del arbitraje. Sólo a falta de acuerdo se aplicarán las disposiciones del Cco.

La mayoría de las cláusulas de arbitraje estipulan un reglamento y todos los reglamentos de arbitraje regulan las costas. Esos arbitrajes serán institucionales (CAM, CANACO, CCI, ICDR, etc.) y las determinaciones sobre honorarios de los árbitros y otros costos, las toma la institución arbitral. Los arbitrajes bajo el RAU (versión de 1976 o 2010), son ad hoc, y en las funciones sobre costas interviene la autoridad nominadora; aunque no con las mismas facultades que en los institucionales.

Principalmente en los arbitrajes ad hoc, en los que las partes fueron omisas sobre las costas, se pueden presentar conflictos entre los árbitros y las partes. Sin embargo, me ha tocado participar en varios arbitrajes en estas circunstancias sin haber tenido problemas serios.

Cuando oigo quejas sobre la falta de acuerdos me parece extraño que esto suceda. El sentido común aconseja que antes de aceptar el cargo y ponerse a trabajar, las partes y los árbitros deben negociar las costas. Por lo menos, ésta ha sido mi experiencia. Mi experiencia debe ser insuficiente, porque cuando se discutieron las modificaciones de 2010 al RAU, me sorprendió escuchar a experimentados abogados quejarse amargamente de los árbitros. Algunos, daba la impresión, tenían a los árbitros en calidad de forajidos. Aunque siempre he sostenido que los árbitros no son ángeles sino mortales humanamente defectuosos, no comparto esas opiniones.

Por eso será bueno dedicarle tiempo a considerar los detalles, ya que en ellos se deleita Satán.

Costas. Definición

El Cco no define las costas. Por otro lado, las definiciones de los reglamentos difieren en los detalles, así que parecería que es difícil el concepto. En la práctica no lo es tanto, ya que, dentro de ciertos parámetros, la determinación de las costas del arbitraje, según sea el caso, la hace la institución arbitral, la autoridad nominadora o el tribunal arbitral.

En mi opinión, la definición de costas más clara y razonable es la del artículo 37 del Reglamento CCI. Según este artículo, las costas del arbitraje incluirán los honorarios de los árbitros y los gastos de los árbitros, así como los gastos administrativos de la CCI determinados por la Corte de conformidad con el arancel vigente en la fecha de inicio del arbitraje, los honorarios y los gastos de los peritos nombrados por el tribunal arbitral y los gastos razonables incurridos por las partes para su defensa del arbitraje. Si se cambian la referencia a la CCI por el nombre de la institución administradora o la autoridad nominadora de que se trate, en los demás reglamentos se debe llegar a resultados semejantes.

La referencia general a "los gastos razonables incurridos por las partes para su defensa en el arbitraje", engloba a las descripciones detalladas y engorrosas que se encuentran en otros reglamentos. Por ejemplo, el párrafo 2 del articulo 40 RUA 2010, contiene una lista excluyente ("únicamente"), mientras que la lista del artículo 34 ICDR es ejemplificativa ("podrá").

Pero ya veremos que el problema está en los detalles que, a lo mejor de manera abusiva, le atribuimos al diablo.


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Excuse to Deal with Costs.

The opportunity granted by the Code of Commerce (a. 1454) of requesting the previous opinion of the judge in the determination of the arbitrators’ fees is of dubious practical importance. But it is included in the Code of Commerce and gives me an excellent chance of commenting on the important subject of costs in arbitration.

Section II of article 1466 of the Cco provides that the consultation on the fees of the arbitral tribunal contemplated in article 1454 of the Code of Commerce will be substantiated through voluntary proceedings. I have dealt with voluntary proceedings of article 1466.

The third paragraph of article 1454 of the Code of Commerce establishes that when a party so requests and the court consents in performing such task, the arbitral tribunal shall fix its fees only after consultation with the court, which may provide to the tribunal the appropriate considerations for these fees. The background of this article is paragraph 4 of article 39 of the UNCITRAL Arbitration Rules (UAR) of 1976. The only modification is that, when the UAR speaks of appointing authority, the Commerce Code refers to the court.

The provisions of articles 1454 and 1466 of the Commerce Code are of little practical importance, if any. It is disproportioned to put in motion the judicial machinery just to listen to the opinion of a court that: (i) due to its ordinary duties, preparation and experience, cannot be the best advisor on the arbitrators’ fees; and, (ii) its opinion shall not be binding for the parties or for the arbitrators.

I have no knowledge of cases in which a court was been asked to issue an opinion on the fees. On one occasion, while being sole arbitrator in an ad hoc arbitration, I refused a petition from a party to consult with the court regarding my fees. But the reason of my refusal was evident: the parties had previously agreed on the fees and I, in my capacity of arbitrator, had accepted them: there was nothing to consult on.

The UMLA does not regulate the costs

The UMLA is silent on the arbitration costs. The decision of not regulating costs surprises today, but it was not because it was forgotten, but due to a conscious decision of the working group. It seems that it was the [bad] idea of leaving the States in liberty of regulating the costs of arbitration, with the purpose of avoiding excesses, which prevailed. A strange decision it was, for when the UMLA was drafted, it was intended to avoid, to the extent possible, the court’s or the State’s intervention. In the commentaries of some States prior to the final debate in the Commission, some proposed to regulate the costs, but it seems that the proposal did not find sufficient support in the Commission.

The Source in the Code of Commerce is the 1976 UAR

When the project of enactment of the UMLA to the Commerce Code was made in the beginning of the nineties of last century, the need of regulating the costs in Mexican arbitration law was evident. Prior consultation with the UNCITRAL Secretariat, it was decided to use the 1976 UAR as source (articles 38 to 41). The costs regulation was modified in the UAR of 2010, but these modifications do not alter the Commerce Code.

Importance of Costs

The subject of costs is inevitable and essential. If a party requests from me to initiate an arbitration, or any other proceeding, without questioning how much it will cost, I start looking for another client and a new case, for, most probably, the one in front of me will not pay.

In arbitration the subject of costs is even more important, for all costs run on the parties’ account. Since the beginning, amounts, distribution among the parties and advance payments should be considered. The parties must foresee the costs; or part of them and guaranty the rest. We shall see how, by following different methods, the institutions and the arbitrators condition the beginning or continuation of the arbitration to its previous payment; or its guaranty. For as long the payments are not done, the arbitration is not put in motion. When new payments are required it means that the amounts paid before are spent or because it is foreseen that the paid amounts will not be sufficient, and the arbitration is suspended until they are covered. It the lack of payment continues, the arbitration may even be terminated.

The Delights of Satan

Article 1452 of the Code of Commerce establishes that the parties have the right to adopt, directly or by reference to a set of arbitration rules, rules related to the costs of arbitration. Only in the event of disagreement will the provisions of the Commerce Code apply.

The majority of the arbitration clauses establish a set of rules and all arbitration rules regulate costs. These arbitrations will be institutional (CAM, CANACO, CCI, ICDR, etc.) and the arbitral institution will take the determination on arbitration fees and other costs. In arbitrations under UAR (1976 or 2010 version), or ad hoc, in the functions on costs the appointing authority intervenes; albeit not with the same powers as with institutional ones.

Especially in ad hoc arbitrations, in which the parties were silent on costs, conflicts may arise between the arbitrators and the parties. However, I have been involved in several arbitrations in these circumstances without facing serious issues.

When I hear complaints on the lack of agreements it seems odd to me that this happens. Common sense advises that before accepting the appointment and starting to work, the parties and arbitrators must negotiate fees. At least, this has been my experience. But my experience must be insufficient, for when the 2010 modifications to the UAR were discussed, I was surprised to hear some experimented lawyers strongly complaining of arbitrators. Some of them, it seemed to me, had the arbitrators in the notion of outlaws. Albeit I have always considered that arbitrators are not angels but mortals humanly imperfect, I do not share those opinions.

That is why it would be good to dedicate some time to consider the details, for that is where Satan is delighted.

Costs. Definition

The Commerce Code does not define costs. On the other hand, definitions of arbitration rules differ in the details, so it would seem that the concept is difficult. In practice it is not so much, for within some parameters, the arbitral institution, the appointing authority or the arbitral tribunal makes the determination on arbitration costs, depending on the case.

In my opinion, the clearest and most reasonable definition on costs is found in Article 37 of the ICC Rules. This article provides that the costs of the arbitration shall include the fees and expenses of the arbitrators and the ICC administrative expenses fixed by the Court in accordance with the scale in force at the time of commencement of the arbitration, as well as fees and expenses of any experts appointed by the arbitral tribunal and the reasonable legal and other costs incurred by the parties for the arbitration. If the reference to the ICC is changed by the name of the respective administrative institution or appointing authority, one would arrive to similar results in other rules.

A general reference to “costs reasonably incurred by the parties in the defense of their cases”, encompasses the detailed and bothersome descriptions found in other rules. For example, paragraph 2 of article 40 of the 2010 UAR contains an excluding list (“only”), while the list of article 34 of the ICDR is illustrative (“may”).

But we shall see that the problem is in the details, which, probably in an abusive way, we customarily attribute to the devil.