Costas en la reconvención y otros. Cuota horaria

See below English version.

En la entrega anterior expliqué la determinación de gastos y honorarios, administrativos y del tribunal, según los aranceles que se basan en la cuantía del asunto. Entonces, tomé como ejemplo, el arancel de la CCI.

Cuota horaria o diaria

Ahora me toca explicar el sistema de la cuota horaria, o diaria, del tiempo efectivamente empleado por los árbitros.  Para este ejercicio, tomaré como ejemplo el sistema del ICDR.

Los honorarios y los gastos de los árbitros deberán ser razonables en su monto, tomando en cuenta el tiempo dedicado por los árbitros al asunto, la magnitud y complejidad del mismo, y cualquier otra circunstancia relevante (ICDR, a. 35).

El criterio usual, pero no único, es el tiempo gastado en el arbitraje.  Así, el Reglamento ICDR estipula que tan pronto como sea posible después de iniciado el arbitraje, el administrador, consultando con las partes y los árbitros, deberá establecer una cuota de compensación, diaria u horaria, para los árbitros, tomando en cuenta la cuota de compensación indicada por cada árbitro y la magnitud y complejidad del asunto (ICDR a.35).

Cotización en el currículo

En los arbitrajes ICDR, cuando las partes no se ponen de acuerdo sobre el árbitro único, o el árbitro presidente, o una parte no designa al árbitro que le corresponde, el nombramiento lo hace la institución.  La institución sólo propone, o nombra, árbitros que aparezcan aprobados en su lista de neutrales.  En el currículo de cada árbitro publicado por el ICDR, junto con otras menciones, aparecen las condiciones que ofrece para su compensación.  Esta información es importante para quien está interesado en designar a un árbitro; puede revisar sus condiciones de compensación visitando la página de neutrales del ICDR (www.adr.org). 

Por cierto, si alguien busca las condiciones de cotización en mi currículo que aparece en la página de árbitros del ICDR, no las encontrará porque no las he puesto.  Apenas pueda explicaré las razones de no haberlo hecho, pero ya hice la petición de que se incluyan y en estos días aparecerán.  Mientras tanto, sólo si me preguntan.*

Árbitros no aprobados por ICDR

Las personas que no forman parte de las listas de árbitros aprobados por el ICDR, pueden ser designados por las partes.  En esos casos, antes de proceder a su nombramiento, el ICDR pide al arbitro en cuestión que le indique sus condiciones de compensación.  ICDR informa a las partes y, si éstas están de acuerdo, cada árbitro cobrará lo que le corresponda en relación con la cuota estipulada. 

De esta manera, si el árbitro "A" trabajó cien horas a razón de 300** la hora, cobrará 30,000, el árbitro "B", facturó 120 horas a 200, y cobrará 24,000, mientras que el presidente "C", facturó 160 horas a 350 y cobrará 56,000.  Estas diferencias no les parecen bien a los que no están familiarizados con el sistema, ya las comentaré después.

Provisiones

Al inicio del arbitraje el ICDR suele pedir una cantidad relativamente menor, que cubra los honorarios de los árbitros y gastos administrativos por la etapa inicial, antes de la formación del calendario procesal.  Serán de diez a quince horas por árbitro, mas la suma administrativa según el arancel.

Una vez constituido el tribunal y estipulado el calendario procesal, el ICDR pide al tribunal un estimado de tiempos.  Con base en dicho estimado, la institución pide a las partes que le depositen los fondos necesarios por partes iguales.  Conforme avanza el arbitraje, si el tribunal emplea más tiempo del previsto o se prevé que se necesitarán fondos adicionales, la institución pide provisiones adicionales. 

Como es natural, en ese momento los árbitros no pueden hacer otra cosa que imaginar o inventar razonablemente lo que podrá ser.  Conforme se desarrollen las etapas de memoriales, intercambio de información, pruebas, etc., el tribunal suele precisar y el ICDR solicitar provisiones adicionales.  Es importante que el tribunal no cierre la instrucción sin tener una estimación muy apegada a la realidad, para que al momento de notificar el laudo haya fondos suficientes para pagar los honorarios y gastos.

Algunos lineamientos

Los árbitros pueden presentar sus facturas conforme lo estimen pertinente.   Lo mejor es conforme se van generando los honorarios.  Esto es mas justo para los árbitros, que no tienen que esperar hasta el final para recibir la suma gorda.  También sirve para que las partes tengan conciencia de que la multiplicación de escritos largos, el exceso de anexos, etcétera, encarece el arbitraje.  

El ICDR suele entregar a los árbitros unos lineamientos para la facturación (Billing Guidelines for ICDR Arbitrators), de los que vale comentar algunas cuestiones.  Se pueden consultar en www.adr.org.

La estructura de facturación debe ser sencilla.

Se puede facturar por hora o por día, y un día completo se espera que sea de siete horas.  No se debe incluir el tiempo usado para discutir el caso con el personal del ICDR, ya sea por correspondencia, fax, correo electrónico o por teléfono.  Si un árbitro pretende que esos tiempos se incluyan, debe aparecer en el currículo del panel.  El currículo del panel es el que el ICDR comunica a las partes al inicio del arbitraje, en relación con los honorarios y gastos.

Los árbitros no deben cargar el tiempo gastado por sus asistentes en tareas administrativas de apoyo.  Si un árbitro pretende que ese tiempo se le retribuya, debe constar en el currículo del panel. 

En ocasiones poco antes de la fecha de la audiencia las partes la suspenden, porque están en pláticas, se arreglaron o surgió algún inconveniente.  Estoy en un tribunal que, en los últimos tres meses, ha visto diferirse la audiencia cuatro veces.  Para atender a ella, debo viajar al extranjero, eso significa que debo reservar un espacio de tiempo apropiado para viajar y asistir a la audiencia.  En esas condiciones, existen árbitros que cobran por la suspensión.  El argumento es que ya habían reservado ese tiempo y que ahora no lo podrán usar en otras tareas.

La mayoría de los árbitros no carga honorarios por cancelación; estos honorarios no se ven con buenos ojos. Si un árbitro pretende cobrar honorarios por cancelación, debe hacerlo constar en el currículo del panel.  Aun así, el cargo debe ser por circunstancias extraordinarias y solo procede cuando se dio el aviso de suspensión con menos de setenta y dos horas de anticipación.  El árbitro debe describir como usó el tiempo desperdiciado (por ejemplo, que llevó a su hijo al zoológico, porque no tenía otra cosa que hacer; y quien sabe si se lo pagarán).

 En cuanto a los gastos, no se permiten gastos adicionales por audiencias locales.  Mala suerte, si al terminar la audiencia los árbitros se fueron a deliberar a un buen restaurante, no les pagan la cuenta. 

Cuando tienen que viajar los árbitros deben establecer con claridad, antes de la audiencia, los gastos razonables de avión, hotel y comidas.  Por supuesto, nada de tragos, pago de eventos por televisión en el hotel, ni otros gastos divertidos.

Todos los gastos locales, tales como fotocopias, transportación, etc., no son compensados, si un árbitro pretende lo contrario, debe constar en el currículo del panel.  

No se puede cargar el tiempo en tareas posteriores al laudo.  Como cuando se les pide que hagan correcciones o modificaciones permitidas al laudo.

La institución

La cuota que debe pagarse a ICDR, se fija de acuerdo con un arancel que está publicado en el Reglamento.  Su base principal es la cuantía del negocio, pero tiene otras variables.

*  Julio 22 de 2015.  Aclaro que ya aparece mi cotización en mi CV.

**Todas las cantidades son en dólares de los EUA.

----------

Costs Hour or Daily Rate

In the previous post, I explained the determination of costs and fees, administrative and from the tribunal, pursuant to the cost scales that are based in the amount in dispute.  I took the ICC cost scale as an example.  If you´e breaking my leg...

Hourly or Daily Rate

Now it is turn to explain the system of hourly or daily rate, of the amount of time actually invested by the arbitrators.  To that effect, I will take the ICDR system as an example.

The fees and expenses of the arbitrators shall be reasonable in the amount, taking into account the time invested in the matter by arbitrators, the magnitude and complexity of the same, and any other relevant circumstance (ICDR, a. 35).

The usual, albeit not the only criteria, is the amount invested in the arbitration.  So the ICDR Rules provide that as soon as practically possible after the initiation of the arbitration, the administrator, after consulting with the parties and arbitrators, shall establish a payment rate, daily or hourly, for the arbitrators, taking into account the payment rate indicated by each arbitrator and the magnitude and complexity of the matter (ICDR a.35).

Budget Quotation in the Curriculum

In ICDR arbitrations, when the parties do not agree on the sole arbitrator, or the president of the tribunal, or a party fails to appoint the arbitrator that corresponds to it, the institution makes the appointment.  The institution merely proposes, or nominates the arbitrators that are approved in their list of neutrals.  In the biography of each arbitrator published by the ICDR, along with other mentions, appears the conditions such arbitrator offers for its compensation.  This information is important for those who are interested in designating an arbitrator; the compensation conditions can be reviewed visiting the ICDR neutrals website (www.adr.org). 

Arbitrators Not Approved by the ICDR

The parties may designate the persons that are not part of the lists of arbitrators approved by the ICDR.  In these cases, before proceeding to its appointment, the ICDR will ask the arbitrator to indicate the compensation conditions.  The ICDR informs the parties and, if they agree, each arbitrator will charge that which corresponds to it based on the agreed rate.

This way, if arbitrator “A” worked a hundred hours at a 300* rate an hour, will charge 30,000, while arbitrator “B” invoiced for 120 hours at 200, and will charge 24,000, while president “C” invoiced 160 hours at a rate of 350 and will charge 56,000.  These differences are not well seen by those unfamiliar to the system, which I may comment on later.

Advance Deposits

At the beginning of the arbitration, the ICDR usually asks for a relatively minor amount that covers the fees of the arbitrators and administrative expenses for the initial stage, before the procedural calendar.  They will amount to ten to fifteen hours per arbitrator, plus the administrative amounts pursuant to the cost scale.

Once the tribunal is constituted and the procedural calendar, the ICDR asks the tribunal for an estimate of time.  Based on such estimate, the institution asks the parties to deposit the funds in equal parts.  As the arbitration continues, if the tribunal invests more time than that planned or considers that additional funds will be necessary, the institution asks for additional deposits.

As its natural, in that moment the arbitrators cannot do anything else other than guessing or reasonably come up with what it could be.  As the stage of memorials is substantiated, exchange of documents, evidence, etc., the tribunal normally specifies and, furthermore, the ICDR requests for additional provisions.  It is important for the tribunal not to close the proceedings without having an estimate that is close to reality, so that when the moment of notifying the award comes there are enough funds to pay for fees and expenses.

  

Some Guidelines

Arbitrators may present their invoices as they see fit.  The best is to do so in parallel with the generation of the fees.  This is fairer for the arbitrators, who do not have to wait until the end of the arbitration to receive the important amount.  It also serves for the parties to have conscience of the fact that multiplication of long submissions, the excess of annexes, etcetera, makes the arbitration expensive.

The ICDR normally sends the arbitrators the Billing Guidelines for ICDR Arbitrators, of which it is worth commenting some issues.  They may be found in www.adr.org.

The structure of invoicing must be simple.

Invoicing can take place by hour or by day, and a complete day is expected to include seven hours.  One is not to include the time invested to discuss the case with the ICDR personnel, whether by correspondence, fax, email or phone.   Arbitrators that pretend for those hours to be included should make it appear as such in their biography.  The panel’s biography is the one communicated by the ICDR at the beginning of the arbitration, with connection with fees and expenses.

The arbitrators should not charge for the time invested by their assistants in administrative and support activities.  If an arbitrator pretends for this time to be compensated, it should be so stated in the biography.

The majority of the arbitrators do not invoice fees for cancellation; these fees are not seen with good eyes.  If an arbitrator pretends to charge fees for cancellation, it should so be stated in the biography.  Even then, the charge should be due to extraordinary circumstances and only proceeds when the suspension notice was given with less than seventy-two hours of anticipation.  The arbitrator must describe how the wasted time was used (for example, taking his kid to the zoo, because he had nothing else to do; and pray that the item will be paid).

It is about cases in which, shortly before the date of the hearing, the parties suspend it, whether for being in talks, having reached a settlement or an inconvenience came up.  I am participating in a tribunal that, during the last three months, has seen the hearing delayed four times.  To attend the hearing, I must travel overseas, which means I have to reserve a space to travel and assist.  In these conditions, there are arbitrators who charge for the suspension.  The argument is that the time had been reserved, and can no longer be used for other tasks.

With regards to the costs, additional costs for local hearings are not allowed.  Alas, if at the end of the hearing the arbitrators went to start deliberating at a good restaurant, the parties will not pay the check.

When traveling, the arbitrators should establish with clarity, before the hearing, the reasonable costs of plane, hotel and meals.  Of course, nothing alcoholic, pay per view events on television in the hotel, or other entertainments.

All local expenses, such as photocopies, transportation, etc., are not compensated, if an arbitrator pretends the opposite it should be so stated in the curriculum of the tribunal.

Time for tasks after rendering the award cannot be compensated.  As when the arbitrators are asked to make corrections or allowed modifications of the award.

The institution

The quota that must be paid to the ICDR is fixed in accordance with a cost scale published in the Rules.  Normally is based is the amount in question, but it has variables.

*All the amounts are in US dollars.