Confidencialidad. Ley aplicable Final

Cierre

Con esta entrega terminaré con la cuestión de la confidencialidad. También con el blog por este año.

Premisas

El 25 de noviembre de 2014, me referí a las disposiciones de las Reglas de la IBA sobre la protección de la información confidencial. Específicamente a los artículos 9.2., y 9.3. Según estas disposiciones, el tribunal puede considerar aplicables determinadas normas jurídicas o éticas, o ciertos documentos pueden protegerse por razones comerciales o técnicas o, incluso, por razones de sensibilidad política o institucional a criterio de los árbitros.

En esa ocasión afirmé que el poder de los árbitros para decidir cuales son “las normas jurídicas o éticas determinadas como aplicables por el tribunal”, tiene limites. Es cierto que el tribunal debe conducir el arbitraje de la manera que las partes lo hayan convenido y, a falta de acuerdo, del modo que considere apropiado (Cco, 1435, LMA 19). Pero una cosa es la ley del arbitraje y otra es la ley que, bajo diferentes nombres y formas, regula la confidencialidad. Me parece que esta cuestión la dejé trunca.

El 2 de diciembre de 2014, continué el tema de la ley aplicable, a cuyo efecto di un ejemplo. Actuando como árbitro único, y en relación con las diferencias entre las partes sobre la aplicación de los privilegios "Attorney Client" y "Work Product", conocidos en los Estados Unidos y que una parte pretendía se aplicaran a documentos generados en Venezuela. Mi decisión fue que la parte que invocó esos privilegios, no demostró que eran aplicables. Para entender bien lo que sigue es importante referirlos al ejemplo.

Al revisar esas entregas caí en la cuenta de que no fui claro. Incluso pueden dar lugar a una concepción contraria a mi opinión sobre el tema. Por lo que conviene que resuma la cuestión como sigue.

Las reglas convenidas obligan. Los lineamientos no

Si las partes en el arbitraje estipularon el artículo 9 de las Reglas de la IBA, no hay duda sobre su obligatoriedad. No habría que buscar en las leyes de los Estados Unidos o Venezuela, salvo que alguna disposición aplicable de las leyes de esos Estados fuera inderogable.

Ahora bien, si el artículo 9 de las Reglas de la IBA no es norma aplicable, pero puede ser considerado como un lineamiento, la cuestión se puede complicar ¿De donde surge el poder de los árbitros para aplicarlo? No de la ley del arbitraje que, para efectos de su consideración en este análisis, era la FAA de los Estados Unidos; en armonía con la LMA, especialmente el artículo 19 (Cco, 1435). Una es la ley del arbitraje y otra la de la protección de la confidencialidad, los privilegios y derechos al secreto en general.

La LMA no lo prevé

Desde el punto de vista de la territorialidad de LMA (LMA 1, Cco 1445), estaríamos ante un caso no regulado por la LMA (tampoco por el Cco). No he encontrado en los trabajos preparatorios que la cuestión haya sido considerada entonces. En consecuencia, la solución dependerá de la ley aplicable. En principio esa ley será la del lugar que obliga o protege a los propietarios o tenedores de la información. En el ejemplo se trataba de información generada en Venezuela, por abogados establecidos en Venezuela; en principio, era aplicable la ley venezolana.

La carta magna y los usos

Sin embargo, las disposiciones de la LMA no son por completo ajenas a la cuestión. La carta magna del arbitraje, es ineludible: debe darse a las partes trato igual y plena oportunidad de presentar su caso (LMA 19, Cco 1435). 

Los árbitros, también, deben considerar el principio del párrafo cuarto del artículo 28 LMA (Cco 1445), según el cual los árbitros deben siempre tomar en cuenta los usos mercantiles aplicables al caso. En efecto, las disputas sobre la protección de la información confidencial, secreta o privilegiada, son cuestiones sustantivas. Nada sería tan absurdo como ignorar los usos comerciales en esta materia.

Igualdad de trato

Si una parte tiene una protección mayor que la otra y lo hace valer, el principio de trato igual obliga a proporcionar a la otra parte el mismo grado de protección; este principio es de aplicación universal (ver, por ejemplo, ICDR 22, IBA 9(3)(e)).

Normas éticas

Pero, también, son de reconocimiento universal ciertas situaciones como las descritas arriba en las Reglas de la IBA. Por ejemplo, las normas de ética profesional no pueden dejarse de lado por un profesionista; el hecho de que carezcan de sanción legal no las hace menos obligatorias. Se trata de respetar la integridad y valores morales de los profesionistas y de los colegios a que pertenecen.

Secretos

Otras situaciones son comunes. Al margen de muchas justificadas exigencias de transparencia, hay razones de Estado y de sensibilidad política que son valores dignos de protección. 

También los secretos comerciales o industriales. Es frecuente que los empresarios desarrollen proyectos o procedimientos industriales sin obtener la protección de la propiedad industrial o intelectual. Sea porque no se ajustan exactamente a las condiciones requeridas para la protección, o porque la protección es insuficiente, o porque el propietario conoce el mito del Rey Midas y confía mas en el secreto absoluto.

Por ejemplo, en un arbitraje una parte que construía un hotel exclusivo, de gran lujo, negó el acceso al cuarto maestro, que sería la base para la construcción del resto de los cuartos y suites. La razón que dio fue muy clara: lo estaba protegiendo de copias. Una patente de modelo no le daría suficiente protección.

Sin duda que en todos esos casos es información que debe protegerse, por la ley o por los usos comerciales e industriales. Un árbitro no puede desconocer el derecho al secreto en tales condiciones, basado en inflexibles principios legalistas. 

Suele ser información tan valiosa o delicada, que la parte a la que se le impusiera la obligación de revelarla pudiera preferir abandonar sus pretensiones en el arbitraje. En otras palabras, forzar la manifestación de esos secretos puede ser una forma indirecta de negar a la parte afectada el derecho de presentar su caso.

Árbitros, no pueden curar negligencias

A la luz de lo anterior, me podrán preguntar porque, en el caso a que me he venido refiriendo, no consideré que los privilegios alegados debían aplicarse. La respuesta es sencilla: porque la parte que los hizo valer presentó una torpe defensa. 

Esa parte no hizo valer circunstancias sustanciales que justificaran la protección que invocaba, incluso ante la ausencia de protección bajo la ley venezolana. 

En su lugar, invocó resoluciones de tribunales de los Estados Unidos cuyos antecedentes no guardaban relación con las circunstancias del caso. Pero no hizo valer disposiciones aplicable de conflictos de leyes que fundaran su pretensión de aplicar el derecho procesal de los Estados Unidos.

También alegó lugares comunes y argumentos inconducentes (que las consultas se hicieron desde los Estados Unidos, los pagos de honorarios desde ese país y los abogados formaban parte de una firma con presencia internacional). Amén del argumento de la igualdad de trato, que no procedía porque la parte contraria no invocó privilegios semejantes que justificaran sus pretensiones.

En otras palabras, se ahorcó con su propia mano.

Lo digo y lo repito: el arbitraje es un arte.

Feliz Navidad y año nuevo

Como lo anuncié arriba, con esta entrega me despido por este año. Estoy muy agradecido con ustedes, ya que desde la primera publicación del blog, el 28 de octubre de 2013, hasta el momento en que escribo estas palabras, el blog ha recibido 12,925 clics. La mayoría de México y de los Estados Unidos, pero también de muchos otros países ubicados en los cinco continentes. Es un privilegio (no protegido), tenerlos como amigos.

Les deseo que sean muy felices procurando la felicidad de sus prójimos.

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Closing

With this post I will finish with the issue of confidentiality. Also with this year’s blog.

Premises

On November 25 of 2014, I referred to the provisions of the IBA Rules on the protection of confidential information; specifically to articles 9.2 and 9.3. Pursuant to these provisions, the tribunal may consider determined legal or ethical rules applicable, or certain documents may be protected for commercial or technical reasons, or furthermore, for reasons of political or institutional sensibility as per the arbitrators’ discretion.

On that occasion I stated that the power of arbitrators to decide which the legal or ethical rules are determined to be applicable by the tribunal has its limits. It is true that the tribunal must conduct the arbitration in the manner agreed by the parties and, failing such agreement, in the manner it deems appropriate (Code of Commerce, 1435, UMLA 19). But one thing is the law of arbitration, and another one the law which, under different names and forms, governs confidentiality. I left this issue unfinished.

On December 2 of 2014, I continued with the topic of applicable law, for which I gave an example. Acting as sole arbitrator and in connection with the differences between the parties regarding the application of the “Attorney-Client” and “Work-Product” privileges, known in the United States, and which one of the parties wanted to apply to some documents created in Venezuela. My decision was that the party who invoked those privileges did not prove they were protected under Venezuelan law. To fully understand what follow is important to refer you to the example.

When reviewing these posts I noticed that I was not clear. I may even create a notion contrary to my opinion on the subject. For which it is convenient to summarize the matter as follows.

Rules Agreed Upon are Binding. Guidelines are Not

If the parties in the arbitration agreed on the application of article 9 of the IBA Rules, there is no doubt as to its binding nature. One would not have to search in the laws of the United States or Venezuela, except that one applicable provision of the laws of those countries would be mandatory.

Now, if article 9 of the IBA Rules is not the applicable rule, but may be considered as mere guidelines, the matter may get complicated. Which is the source of the power of arbitrators to apply it? Not from the law of arbitration, which, for the purposes of this analysis, was the FAA of the United States: in harmony with the UMLA, specially article 19 (Code of Commerce, 1435). One is the law of arbitration and another one the protection of confidentiality, privileges and rights to secrecy in general.

It is Not Regulated in the UMLA

From the standpoint of territoriality of the UMLA (UMLA 1, Code of Commerce 1445), we would face a case not regulated by the UMLA (neither by the Code of Commerce). I have not found in the preparatory works that the matter was considered then. In consequence, the solution will depend on the applicable law. In principle that law will be that of the place which binds or protects the owners or possessors of the information. The example was about information created in Venezuela, by lawyers based in Venezuela; in principle, Venezuelan law was applicable.

Magna Charta and Usages

However, the provisions of the UMLA (in the case the FAA) are not completely alien to the matter. The Magna Charta of arbitration is unavoidable: the parties are to be given equal treatment and full opportunity to present their cases (UMLA 19, Code of Commerce 1435). 

The arbitrators, also, should consider the principle of paragraph 4 of article 28 of the UMLA (Code of Commerce 1445), pursuant to which the arbitrators must always take into account the commercial usages applicable to the case. Indeed, disputes on the protection of confidential information, secret or privileged, are substantive matters. Nothing would be so absurd than to ignore commercial usages in this subject.

Equality of Treatment

If a party has greater protection tan the other and proves it, the principle of equal treatment obliges to provide the other party with the same level of protection; this principle is of universal application (see, for example, ICDR 22 and IBA 9(3)(e)).

Ethical Rules

But, also, certain situations as the ones described above are of universal recognition in the IBA Rules. For example, rules of professional ethic cannot be left aside by a professional; the fact that they lack legal sanction does not deem them less binding. It is all about respecting integrity and moral values of professionals and the bars they belong to.

Secrets

Other situations are common. At the face of many justified demands for transparency, there are State reasons and of political sensibility which are values worthy of protection.

Also commercial or industrial secrets. It is frequent for businessmen to develop projects or industrial procedures without seeking intellectual protection. Whether that is because they don’t exactly adjust to the conditions required for its protection, or because the protection is insufficient, or because the owners know the myth of King Midas and trust more on absolute secrecy.

For example, in an arbitration, a party that was building a very luxurious design hotel, denied any access to the master room, which would be the basis for the construction of the rest of the rooms and suites. The reason the party provided was definitive: it was protecting its project from being copied. A patent of the model would not provide sufficient protection.

No doubt that in all those cases, it is information that should be protected, by law or by commercial and industry usages. An arbitrator cannot ignore the right to secrecy in such conditions, based on rigid, legalistic, principles.

It may be such valuable and delicate information, that the party to which the obligation to disclose is imposed, might prefer to abandon its interests in the arbitration. In other words, to force the disclosure of these secrets might be an indirect way of denying the affected party’s right to present its case.

Arbitrators Can’t Cure Negligence

In light of the above, you may ask why, in the case that I have been referring to, I did not consider that the alleged privileges should have been applied. The answer is simple: because the party that referred to them presented a negligent defense.

That party did not refer to the substantial circumstances that would justify the protection it invoked, even before the absence of protection under Venezuelan law.

Instead, it invoked resolutions from courts of the United States which background had no resemblance with the circumstances of the case. It also did not invoked applicable conflicts of law provisions that provided basis to its request of application of the procedural law of the United States.

It also alleged common places and inconclusive arguments (that the consultations upon which the documents were created had been requested from the U.S.A. headquarters, fees were paid from the U.S.A and the lawyers were part of a firm with international presence). The argument of equality of treatment was of no avail because the other party had not invoked similar privileges that justified its request.

In other words, that party hanged itself.

I said it and repeat it: arbitration is an art.

Merry Christmas and Happy New Year

As I announced above, with this post I say goodbye for this year. I am very grateful with you all, for since the first publication of the blog, on October 28 of 2013, until the moment these words were written, the blog has received 12,925 clicks. The majority from Mexico and the United States, but also from many other countries located in the five continents. It is a privilege (unprotected) to have you as friends.

I wish all the happiness available by your causing the happiness of those around you.

Intercambio de información. Confidencialidad. Medidas de protección

Intercambio de información. Confidencialidad. Medidas de protección

Wagner

Como las óperas de Wagner, los temas sobre confidencialidad se estiran. Pero con paciencia se comprenden y se valoran. Entre mis rarezas, me gustan todas las óperas de Wagner, las disfruto y, al final, me quedo con ganas de más. Los invito mañana al Auditorio, para las seis horas de los Maestros Cantores; bueno, cuatro horas con cincuenta y un minutos, mas los intermedios.

En la entrega del 21 de noviembre de 2014, comenté el intercambio de información conforme el Reglamento ICDR. Mencioné que el artículo 21.5, establece que cuando se alegue que ciertos documentos son confidenciales por motivos comerciales o técnicos, el tribunal podrá condicionar el intercambio de información a la adopción de medidas adecuadas para proteger su confidencialidad (21.5). 

Disposiciones similares existen, entre otros, en las Reglas de la IBA (3.13 y 9.4), así como en el Reglamento CCI (22.3).

El tribunal tiene libertad para redactar las órdenes apropiadas en cada caso. El tribunal deberá tomar en cuenta de que carece de imperio para hacer efectivas sus determinaciones. En todo caso, es importante que el tribunal se preocupe de que las medidas que imponga, o a las que condicione la entrega de la información, sean respetadas después de la terminación del arbitraje. 

Documentos redactados

La medida menos problemática es permitir que los documentos se presenten “redactados". Esto es, la parte que debe mostrarlos, puede borrar o eliminar todo aquello que no sea relevante para la disputa. Esta es una práctica muy socorrida y resuelve muchos problemas. Pero no siempre es posible, puede ser que la parte relevante sea, precisamente, la que es confidencial; los refiero al caso que resumí en la entrega del 5 de diciembre de 2014. Incluso, en ese caso, lo que presentamos fue un documento redactado, ya que solo mostramos la estipulación de confidencialidad. 

Convenio de confidencialidad

El tribunal puede condicionar la producción de los documentos al otorgamiento previo de las medidas de protección. Por ejemplo, la suscripción de un convenio de confidencialidad. Se dice fácil, pero entre el diablo de los detalles, las orejas del Rey Midas y el testigo español, complican las cosas.

He visto tribunales que ordenan a las partes a que firmen un convenio de confidencialidad, pero sin darles direcciones precisas. Lo que suele seguir son diferencias entre las partes sobre el contenido del convenio, acompañadas de repetidas instancias de acusaciones mutuas ante el tribunal; el juego de nunca acabar.

Los contratos pueden incumplirse. Una vez que la documentación se entregó, el receptor de la información puede violar sus obligaciones derivadas del convenio de confidencialidad. 

En esas condiciones, el tribunal pudiera prever que en el convenio, cuyo texto dictaría a las partes, se estipule que su incumplimiento dará lugar a responsabilidad por daños y perjuicios, que la demanda de daños y perjuicios se puede ventilar en el mismo arbitraje, para que se resuelva en un laudo. Sin perjuicio de que, si el arbitraje se terminó, la parte afectada pueda iniciar otro arbitraje para reclamar la indemnización.

La parte incumplidora tendría dos riesgos: (i) el incumplimiento seguramente afectará su credibilidad ante el tribunal; y (ii) el riesgo económico de pagar los daños y perjuicios.

Pero la compensación de daños y perjuicios puede ser ilusoria, ya que la carga de la prueba es a cargo del reclamante. yo prefiero la estipulación de cláusulas de liquidación de daños y perjuicios con fórmulas adecuadas; o mejor, penas convencionales. Un problema para el tribunal será la determinación de los parámetros o el monto. A cuyo efecto deberá escuchar previamente a las partes. 

También habría que considerar la cuestión de la prueba de la fuente de la divulgación; por ejemplo, el hecho conocido es que la información confidencial se divulgó. ¿Bastará con la sola divulgación para presumir que la parte que recibió la información es responsable? ¿O tiene el reclamante la carga de la prueba de la persona, el momento y las circunstancias del hecho divulgador? Menuda tarea.

No se puede ignorar que una vez que se producen los documentos confidenciales, pasan por las manos y los ojos de los abogados, ayudantes, empleados de las partes, de los árbitros, del secretario, el personal de la institución administradora, etc.

Se suele convenir que la parte obligada a mantener la confidencialidad debe obtener de sus empleados la obligación correspondiente. Pero esos empleados pueden ir y venir; además, difícilmente serán solventes para cubrir las sumas reclamadas. Lo mejor será estipular la responsabilidad de la parte por la difusión que hagan sus empleados, etc., aunque hayan dejado de prestarle sus servicios.

Otra cuestión a considerar es la preservación de la confidencialidad cuando el expediente del arbitraje se invoca, total o parcialmente, ante la autoridad judicial en procedimientos de nulidad, reconocimiento o ejecución de laudos.

El tribunal debe considerar, también, la conveniencia de exigir garantías del cumplimiento. Tampoco será fácil determinar un monto razonable.

El inspector

Las Reglas de la IBA proponen, en casos excepcionales, al “inspector". No es exactamente una medida para proteger la información, sino para determinar si se puede, o no se puede, mostrar en todo o en parte un documento.

Según el artículo 3.8 de las reglas, en circunstancias excepcionales, si la pertinencia de la objeción sólo pueda ser determinada mediante la revisión del documento, el tribunal puede resolver no revisarlo, sino designar un perito, "sujeto a confidencialidad” (¡Atención!) para que revise el documento e informe sobre la objeción. En la medida en que el tribunal admita la objeción, el perito no podrá dar a conocer el contenido del documento revisado ni al tribunal ni a las demás partes.

La institución del inspector de documentos es conocida. En la medida en que las partes lo estipulen, o acepten la determinación del tribunal, no hay problemas. Tiene la ventaja de que el examen de los documentos lo hace un tercero, de modo que el tribunal no resuelve habiendo visto documentos que no fueron conocidos por una de las partes.

Sin el consentimiento de las partes, tengo mis dudas: (i) difícilmente se le puede conceder el carácter de perito al inspector, ya que para hacer la determinación sobre la confidencialidad no se necesitan conocimientos especiales de una técnica, arte o ciencia; (ii) por virtud del acuerdo de arbitraje, el poder de decidir lo tiene el tribunal. Al designar al inspector, el tribunal, en cierta medida, le delega sus facultades.

Arte de decidir y no decidir

Al comentar los problemas de la confidencialidad, he insistido en el arte de arbitrar. Esta entrega lo demuestra. 

Según mi experiencia, un gran número de alegaciones de confidencialidad son simples pretextos fáciles de identificar. El tribunal no tendrá grandes dificultades para ordenar la producción de los documentos. Cuando se entra en aguas pantanosas, se puede recurrir a la redacción de documentos a que arriba me referí. Pero no funciona para todo.

Cuando las alegaciones parecen serias, es prudente escoger el mal menor. Evitar los riesgos de divulgar documentos con secretos industriales o comerciales, o cuando de acuerdo a otras leyes u obligaciones contractuales, las alegaciones son serias. Una vez producido el documento, los daños de la divulgación suelen ser irreparables. Castigar a una parte que se niega a cumplir para proteger sus secretos y obligaciones, puede constituir una violación al derecho de defensa y poner en riesgo de nulidad al laudo.

La olvidada discreción del árbitro, que puede decidir que "por el momento no ve necesario ordenar la producción", es el mejor camino. Si la parte afectada por la negativa no protesta oportunamente (Cco, 1420, LMA 4), el problema queda resuelto. Si protesta, habrá oportunidad de revisar la resolución a la luz de las alegaciones de la protesta. 

Lo mejor es que, el dictar el laudo, los árbitros pueden resolver el problema sin necesidad del documento. En el caso que ejemplifiqué en la entrega del 5 de diciembre de 2014, el tribunal, por otras razones desechó la demanda relativa a la pérdida de la unidad de producción. La oferta de compra no se necesitó.


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Exchange of Information. Confidentiality. Protective Measures

Wagner

As in the operas of Wagner, themes on confidentiality are endlessly prolonged. But with patience, they can be understood and appreciated. Among my oddities, I love all Wagner's operas, I enjoy them and, when they end, I long for more. The MET recently performed the six hours of the Meistersingers (six hours, intermissions included). Whenever you have a chance, try it.

In the post of November 21 of 2014, I commented on the exchange of information pursuant to the ICDR Rules. I mentioned that article 21.5, establishes that when it is argued that certain documents are confidential for commercial or technical reasons, the tribunal may condition the exchange of information to the taking of adequate measures to protect its confidentiality (21.5).

Similar provisions are found in, among others, the IBA Rules (3.13 y 9.4), as well as in the ICC Rules (22.3).

The tribunal is empowered to draft the appropriate orders for each case. The tribunal should take into account its lack of imperium to make effective its own determinations. In each case, it is important for the tribunal to take care that its determinations, or those conditioning the exchange of information, will continue to be respected after the arbitration is terminated.

Drafted Documents

The less problematic solution is to allow the documents to be presented “redacted”. That is, the party that should disclose them may erase or remove all that which is not relevant for the dispute. It is a widely spread practice and solves many problems. But it is not always appropriate, for it may be that the relevant part is, precisely, the confidential one; I refer you to the case I summarized in the post of December 5 of 2014; in that case, we only filed a redacted document, for we only disclosed the confidentiality provision.

Confidentiality Agreement

The tribunal may condition the production of documents to the performance of previous protective measures; for example, to the execution of a confidentiality agreement. Which may be easier to say than to do. Indeed, as usual, the diabolical details, the ears of King Midas and the Spanish witness complicate all efforts.

I have seen tribunals that order the parties to execute a previous confidentiality agreement, but without providing detailed directions. What usually follows to such orders is that the tribunal is overwhelmed by claims on the differences between the parties as to the contents of the confidentiality agreement, accompanied by repeated instances of mutual accusations before the tribunal; a never-ending game.

Contracts may be breached. Once the information was disclosed the recipient of the information might breach its obligations derived from the confidentiality agreement.

In these conditions, the tribunal may foresee that the agreement, which text should be dictated to the parties, states that the breach will cause liability for damages and lost profits, that the claim of damages and lost profits may be heard in the same arbitration, and resolved in one award and so on and so forth. Without prejudice for the affected party to initiate a new arbitration to request the indemnification, should the arbitration be terminated before that breach occurred.

The breaching party would bear two risks: (i) the breach will surely affect its credibility before the tribunal; and (ii) the economic risk of paying the damages and lost profits.

But the compensation of damages and lost profits may be illusory, for the burden of proof is on the claimant. A preferable deterrent may be the a clause of liquidated damages and lost profits, with its appropriate formula; or, even better, strong penalty clauses when permitted by the law. A problem for the tribunal would be the determination of the parameters. This is an issue on which the parties should be previously heard.

It must also be considered the burden of the proof of the source of disclosure. Usually the only known fact is that the information is already known by third parties. Would the mere disclosure suffice to presume the liability of the party that received the information under the confidentiality agreement? Or does the claimant have the burden of proving the person, the moment and circumstances of the disclosing fact? What a task¡

It cannot be ignored that once that the confidential documents are produced, they pass by the hands and before the eyes of lawyers, assistants, employees of the parties, the arbitrators, the secretary of the tribunal, personnel of the arbitral institution, etc.

It is usually agreed that the party obligated to maintain the confidentiality must execute parallel confidential agreements with its employees and other persons with access to the information. But these third parties may come and go; besides, it is unlikely they will have solvency to cover the amount of the liabilities. The best would be to make the principal responsible for any disclosure made by its employees, etc., even when they ceased to provide their services.

Another issue to consider is the preservation of confidentiality when the arbitration file is invoked, as a whole or partially, before a state court in procedures of setting aside, recognition or enforcement of awards.

The tribunal should also consider the convenience of requesting guarantees of performance. Neither will it be easy to determine a reasonable amount.

The Inspector

The IBA Rules propose, in exceptional cases, the “inspector”. It is not exactly a measure to protect the information, but only to obtain an opinion on whether a document, or part of it, may or may not be disclosed. 

Pursuant to article 3.8 of the rules, in exceptional circumstances, it the pertinence of the objection may only be determined through the review of the document, the tribunal may determine not to review it, but to designate an expert, “subject to confidentiality” (Attention!) to review the document and inform on the merits of the objection. To the extent to which the tribunal accepts the objection, the expert may not disclose the contents of the reviewed document, neither to the tribunal nor to the rest of the parties.

The institution of the inspector of documents is well known. To the extent to which the parties so agree, or accept the determination of the tribunal, no problems arise. It has the advantage that the examination of documents is made by a third party, so to avoid the risk that the tribunal issue the award having seen documents that were not known to one of the parties.

Without the consent of the parties, I have my doubts: (i) one can hardly grant the status of expert to the inspector, for to make the determination on the confidentiality of the document, one does not need a special knowledge of a certain technique, art or science; (ii) by virtue of the arbitration agreement, the power to decide is vested on the tribunal. In designating the inspector, the tribunal, to a certain extent, delegates its authority.

Art of Deciding and Not Deciding

When commenting on the problems of confidentiality, I have insisted in the art of arbitrating. This post shows it.

According to my experience, a great number of allegations on confidentiality are simple excuses easily identifiable. The tribunal should not have great difficulties to order the production of documents. When entering muddy waters, one may refer to the drafting of documents referred to above. But that does not work for everything.

When the allegations look serious, it is prudent to choose the lesser ill. To avoids the risks of disclosing documents containing industrial or commercial secrets, or when pursuant to other laws or contractual obligations, the allegations are serious. Once the document is produced, the damages of the disclosure most probably be irreparable. To punish one party that refuses to comply in protection of such a valuable information, may amount to a violation of the right to be heard and puts the award in risk of being setting aside.

The forgotten discretion powers of the arbitrator, who may decide that “on this the moment, it does not see necessary to order the production”, may be the best path. If the party affected by the refusal does not timely object (Commerce Code, 1420, UMLA 4), the problem is solved. If it objects, there will be a chance to review the resolution in light of the allegations of the objection. 

The best thing is that, when issuing the award, the arbitrators may solve the problem without the need of the document. In the case I described in the post of December 5 of 2014, the tribunal, for other reasons rejected the claim related to the loss of the production unit. The disclose of the purchase offer was not needed.

Intercambio de documentos. Cuando conviene hacerlo

See below English version.

Intercambio de documentos. Cuando conviene hacerlo

Veíamos en las entregas anteriores que una de las manifestaciones importantes del arte del arbitraje, está en el tratamiento de la confidencialidad en los intercambios de información. 

Necesidad de informarse

No se puede dominar un arte sin estar bien informado. A nadie se le ocurriría pedir un pianista que, con sólo leer la partitura, ejecute pasablemente una sonata de Beethoven. Mucho menos, que haga una buena ejecución; menos aún una ejecución magistral. 

Lo mismo pasa con el arbitraje. Para hacer buenas peticiones de intercambio de información, atenderlas o rechazarlas con fundamento, es necesario tener el caso en la punta de los dedos.

Para resolver las diferencias de las partes sobre un intercambio de documentos, los árbitros deben conocer el caso. Sin embargo, en las etapas iniciales el conocimiento de los árbitros es superficial. Los árbitros aprenden conforme el arbitraje se desarrolla. Las partes deben educarlos al exponer sus casos. Como dicen Redfern & Hunter, al inicio el arbitraje está en las manos de las partes, al final, en manos de los árbitros.

Por ello es tan importante insistir en el deber de los árbitros de leer y considerar las comunicaciones de las partes conforme las reciben. No comportarse como los estudiantes mediocres que pretenden aprender la materia en la víspera del examen. Sólo si observan constante diligencia podrán manejar el arbitraje c son acierto, celeridad y ahorro de gastos.

Tiempo para el intercambio

Lo anterior me lleva de la mano a una cuestión que surge siempre: ¿En que momento debe producirse el intercambio? Las opciones mas corrientes son las siguientes: (i) antes de los memoriales iniciales; (ii) después de la primera ronda de memoriales; (iii) en cualquier momento en que sea necesario.

Sin duda que cuanto antes ocurra, será mejor. Quienes están por un intercambio pronto tienen razón en alegar que el intercambio previo se necesita para contar con todo el material relevante. Pero el problema es que sin conocer las prestaciones y las circunstancias del caso, es difícil decidir el curso de acción o resolver las diferencias entre las partes.

inicio del arbitraje. Los reglamentos

Los reglamentos de arbitraje establecen condiciones mínimas que debe contener la solicitud, o notificación, del arbitraje. En algunos, también, la contestación a esos escritos.

Por ejemplo, el Reglamento CCI pide que la solicitud de arbitraje contenga, entre otros: (i) una descripción de la naturaleza y circunstancias de la controversia que han dado origen a las demandas y los fundamentos sobre la base de las cuales las demandas han sido formuladas; (ii) una indicación de las pretensiones, junto con el monto de cualquier demanda cuantificada y, en la medida de lo posible, una estimación del valor monetario de toda otra demanda; y (iii) todo convenio pertinente. El precepto indica, además, que la demandante podrá presentar con la solicitud cualquier documento o información que considere apropiado o que puede contribuir a la resolución de la controversia (párrafo 3) del artículo 4).

Si revisamos otros reglamentos (ICDR, CANACO, CAM, LCIA) encontramos requisitos semejantes. El problema es que esos requisitos no suelen bastar y, con frecuencia, en los primeros pasos las partes tienden a portarse con prudencia y no dicen mucho.

Por ejemplo, en el Reglamento de CCI, los escritos iniciales de solicitud de arbitraje y contestación, son más apropiados para la formación del tribunal arbitral y, normalmente, para la elaboración del Acta de Misión. En muchas ocasiones son insuficientes para ilustrar sobre las circunstancias específicas de la disputa. Esa información suele darse después de la elaboración y firma del Acta de Misión.

Un par de ejemplos

En un caso, nuestro cliente recibió una solicitud de arbitraje que, además de cumplir con otros requisitos del artículo 4 del Reglamento de CCI*, no decía gran cosa: (i) que demandaba por el incumplimiento de un contrato internacional de compraventa. Describía los bienes y el precio. También acompañaba una forma de contrato con los datos que alegaba y sin firma; y, (ii) que como consecuencia del incumplimiento, demandaba una suma cuyo mínimo era de USD$1,500,000, misma que se determinaría en el curso del arbitraje.

Como no decía mucho, nos limitamos a negar el contrato y negar la procedencia de la reclamación. Tampoco fuimos muy informativos; la prudencia manda.

Así se fue el asunto hasta la elaboración del Acta de Misión, en donde el resumen de las pretensiones de las partes (Reglamento CCI, artículo 23), no agregó nada. No fue sino hasta la presentación de los memoriales de reclamaciones y contestación, que las partes soltaron la sopa.

En otra ocasión nos vino a ver un cliente al que se le había pasado el término para contestar la solicitud de arbitraje (Reglamento CCI, artículo 5). Tenía causas que justificaban la omisión y pedimos una extensión. La parte demandante se opuso y la Secretaría, justificadamente, nos negó la extensión. 

Tranquilizamos al cliente; nada grave había pasado. Perdió la oportunidad de intervenir en la designación del árbitro único; pero el árbitro designado estaba bien.

El Reglamento CCI (artículo 23) dice que el tribunal elaborará el Acta de Misión "con base en los documentos" y "teniendo en cuenta las últimas alegaciones de [las partes]". En consecuencia, antes de la elaboración del Acta de Misión, presentamos al árbitro un escrito en el que expusimos nuestras pretensiones y peticiones. Ese escrito fue la base de nuestras pretensiones en el Acta de Misión. Posteriormente se elaboró el calendario procesal y, en nuestros respectivos memoriales, las partes soltamos la sopa.

Una opción razonable

Cada caso es diferente y, en cada caso, actúan partes y abogados diferentes, con expectativas diferentes.

Sin embargo, lo mas razonable será que se acuerde un primer intercambio de memoriales demanda y contestación** (se les podría llamar ‘memoriales introductorios’), seguido por un periodo de intercambio de información en el que se prevean las siguientes etapas: (i) que las partes se pidan mutuamente la información que requieren; (ii) se entreguen mutuamente la información que no esté disputada; (iii) se esfuercen en llegar a acuerdos acerca de sus diferencias, sobre la relevancia de cierta información y las alegaciones de confidencialidad; (iv) sometan a la decisión del tribunal las diferencias no resueltas; (v) el tribunal decida y fije un término para la entrega final de los documentos.

Una vez que las partes hayan completado la entrega de la información, comenzará a correr un plazo para la presentación de los memoriales definitivos de demanda y contestación. Luego tendrá lugar la audiencia.

La oportunidad no se cierra

Sin embargo, la opción de pedir más información no se cierra. En cualquier momento, si en los memoriales definitivos o en otras actuaciones posteriores, o en las declaraciones de los testigos y expertos surgen cuestiones que lo ameritan, o aparecen nuevas circunstancias, las partes o el tribunal pueden solicitar información adicional. 

En estas instancias, los árbitros deben estar en alerta para evitar el desorden procesal que a menudo se arma, amparado en el argumento de no privar a una parte del derecho de defensa. También deben estar pendientes para evitar estrategias de litigio por sorpresa. Por todo ello, insisto en la necesidad de que los árbitros sean diligentes en el conocimiento del caso, conforme se desarrolla.

* Los casos que refiero se llevaron conforme al reglamento de 1998. Sin embargo, las citas son al Reglamento CCI 2012, ya que para los efectos de los ejemplo, prácticamente son iguales.

** Los términos de demanda y contestación no tienen el significado y efectos que las leyes procesales dan a esos términos en los procedimientos judiciales.


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Exchange of Documents. When it is Convenient to Have it

We saw in previous posts that one of the important challenges of the art of arbitration, is how to deal with confidentiality on exchanges of information.

The Need to be Informed

An art cannot be mastered without being informed. No one would think of asking a pianist to fairly execute a Beethoven’s piano sonata by merely reading the score for the first time. Much less to do a good execution; even less a masterful performance.

The same happens with arbitration. Nobody, at first sight, can make good requests of exchange of information, answer them or reject them. To do so, inasmuch as possible by the time, you must have the case in the tip of your fingers.

To decide on the differences of the parties on the exchange of documents, the arbitrators must know the case. However, in the initial stages the knowledge of the arbitrators is only superficial. The arbitrators learn of it as the arbitration develops. The parties must educate them when presenting their cases. As Redfern & Hunter say, at the beginning the arbitration is of the parties, at the end the arbitration is of the arbitrators.

That is why it is important to insist on the duty of arbitrators of reading and considering the communications of the parties as soon as they receive them. Not to behave as the mediocre students who pretend to learn the subject on the eve of the examination (eve of the hearing?). Only with constant diligence the arbitrators will be able to handle the arbitration correctly, with celerity and saving costs.

Time for the Exchange

The above takes me by the hand to an issue that always arises: In what moment should the exchange occur? The most current options are the following: (i) before the initial submissions of claims and defenses; (ii) after the first round of memorials; (iii) at any time that is needed.

Undoubtedly, the sooner the better. Those in favor of an early exchange are right in arguing that the early exchange is needed to have all the relevant material. But the problem is that without knowing the claims and circumstances of the case, it is difficult to decide the course of action or solve the differences between the parties.

Beginning of Arbitration. The Rules

The rules of arbitration establish minimum conditions that need to be fulfilled by the request or notice of arbitration. In some of them, also the answer to those documents.

For example, the ICC Rules require the notice of arbitration to contain, among others: (i) a description of the nature and circumstances of the dispute that gave rise to the claims and the grounds in which the claims have been based and formulated; (ii) an indication of the claims, and the amount of any quantified claim and, to the extent possible, an estimation of the monetary value of the complete claim; and (iii) any relevant agreement. The provision also indicates that the claimant may file along with the request, any document or information it deems appropriate or that may contribute to the resolution of the dispute (paragraph 3) of article 4).

If we review other rules (ICDR, CANACO, CAM, LCIA, etc.) we will find similar requirements. The problem is that those requirements are not usually sufficient and, frequently, in the first steps the parties tend to behave with prudence and don’t say much.

For example, in the ICC Rules the initial submissions of the request of arbitration and its answer, are more appropriate for the composition of the arbitral tribunal and, usually, for the elaboration of the Terms of Reference. In many occasions they are insufficient to illustrate on the specific circumstances of the dispute. Such information is usually given after the elaboration and signing of the Terms of Reference.

A Pair of Examples

In a case, our client received a request of arbitration that, besides complying with other requirements of article 4 of the ICC Rules*, did not say much: (i) that it brought the arbitration due to the breach of a contract for international sale of goods. It described the goods and price. It also included an unsigned contract form with the data it referred to; and, (ii) that due to the breach, it claimed an amount not inferior to USD$1’500,000 the final amount would be determined in the course of the arbitration.

Since it did not say much, we limited to denying the contract and deny the merits of the claims. We were not very informative either; prudence governs.

As such, the matter went on until the elaboration of the Terms of Reference, wherein the summary of the claims of the parties (ICC Rules, article 23) did not add anything. It was not until the presentation of the claim and responses memorials that the parties ‘spilled the beans’.

In another occasion a client came to us with an ICC request for arbitration. The period to answer the request for arbitration had expired (ICC Rules, article 5). It had good causes that justified the omission and we asked for an extension. The claimant opposed and the Secretariat, justifiably, denied the extension.

We tranquilized the client; nothing serious had happened. It lost the opportunity of participating in the appointment of the sole arbitrator; but the appointed arbitrator was ok.

The ICC Rules (article 23) says that the tribunal will elaborate the Terms of Reference “on the basis of documents” and “and in the light of their most recent submissions [of the parties]”. In consequence, before the elaboration of the Terms of Reference, we presented a document before the arbitrator in which we explained our claims and requests. Such document was the basis of our claims in the Terms of Reference. The procedural calendar was later developed and, in our respective memorials, the parties ‘spilled the beans’.

A Reasonable Option

Each case is different and, in each case, different parties and lawyers participate, with different expectations.

However, the most reasonable would be to agree on a first exchange of claim and response memorials ** (they could be named ‘introductory memorials’), followed by a period of exchange of information that comprises the following stages: (i) the parties will mutually ask for the information they require; (ii) they mutually deliver the undisputed information; (Iii) make an effort in reaching agreements on their differences, on the relevance of some information and confidentiality allegations; (v) they submit the unresolved differences to the tribunal; and (vi) the tribunal decides and fixes a period for the final delivery of the documents.

Once the parties have completed the delivery of information, a period will start to run for the presentation of the final claim and response memorials. Then, the hearing shall take place.

The Opportunity is not Closed

However, the option of requesting further information shall not be closed. In any moment, if justified issues arise or new circumstances appear (in the final memorials or other later actions, or in the witness testimonies and expert reports) the parties or the tribunal may request additional information.

In these instances, the arbitrators should be alert to avoid the procedural disarray that usually occurs, because of untimely requests, based on the argument that a party shall not be deprived from its right to be heard. This is another reason to insist on the need of the arbitrators to be diligent in the knowledge of the case, as it develops.

* The cases I refer to were substantiated pursuant to the 1998 Rules. However, the quotations are of the 2012 ICC Rules, because for the effects of the examples, they are practically identical.

** The terms of claim and response are only descriptive; numerous practices and opinions use different terms to refer to them. 

Bibliography: On the Terms of Reference, ‘The Secretariat’s Guide to ICC Arbitration’, Article 23, Terms of Reference”

Bibilografía: Sobre el acta de misión, ‘The Secretariat’s Guide to ICC Arbitration’, Article 23, Terms of Reference”

Legislación complementaria. Intercambio de información. Manejese con cuidado. Algunos casos. Confidencialidad III

See below English version.

Confidencialidad. Manéjese con cuidado. Ejemplos.

Las cuestiones sobre confidencialidad en el intercambio de información son muy variadas. También pueden ser muy delicadas. En esta entrega mencionaré un par de casos, que me servirán para completar mis consideraciones.

La petición de desistir

Es unánime la opinión de que si una parte no proporciona la información que ordenó el tribunal, éste podrá, previa advertencia, hacer inferencias negativas en contra de la parte incumplida. De las inferencias negativas, que ya he mencionado en entregas previas, me ocuparé con detenimiento el en futuro.

Las inferencias negativas no son el único remedio en contra del incumplimiento. Para ejemplificarlo, agrego algunos puntos al caso que mencioné en la entrega del 1º de diciembre pasado.

"A" hizo peticiones de información que alegó estaban relacionadas con ciertas defensas y pretensiones que "B" había hecho valer en su contestación inicial. "B" se negó a proporcionar esa información, por lo que "A" sometió a mi consideración las diferencias. Entre otras cosas, "A" pidió que respecto de esas pretensiones y defensas, que identificó con precisión, resolviera que si "B" negaba la información, no podría hacer valer las defensas y pretensiones correspondientes.

De inmediato me di cuenta de que tenía ante mi un problema gordo. Por un lado, era difícil rechazar desde el inicio las defensas y pretensiones de "B", sin incurrir en el riesgo de prejuzgar e impedir su derecho de defensa. Por otro lado, no era descabellada la petición de "A". Si daba curso al caso de "B", corría el riesgo de no dar trato desigual en perjuicio de "A", y de negarle el derecho a presentar su caso. En todo caso, si "B" se negaba a poner sobre el tapete la información en su poder, que era relevante sobre esas pretensiones, ¿como podría sostener su derecho a defenderse y reconvenir sobre esos puntos?, ¿no sería darle la oportunidad de litigar por sorpresa?

Me imaginé que la petición de “A" tendría antecedentes en la práctica judicial de los Estados Unidos. Asimismo, vislumbré que todo dependería de la clase de información y de las alegaciones de "B". En todo caso, tenía que esperar a que las partes me informaran haciendo valer sus puntos de vista.

El resultado fue decepcionante. En lugar de defender su posición, "B" renunció a esas defensas y pretensiones. Me quedé con un buen número de interrogantes, que me parece interesante reflexionar aquí.

¿El gen cultural?

Los abogados de las partes eran practicantes de los Estados Unidos y litigaron conforme a sus prácticas litigiosas. Todo el procedimiento estuvo plagado de ‘motions’ previas a la audiencia y actuaciones similares. Incluso, el formato en que presentaban sus memoriales, era similar al que se usa ante los juzgados de su país. 

Es probable que la petición de "B" tuviera antecedentes favorables en la práctica de los Estados Unidos, que "B" sabía como decidirían las cortes y decidió no meterse en líos. Pero, a lo mejor, no tuvo conciencia de que se trataba de un arbitraje internacional y que las soluciones en el procedimiento arbitral pudieran ser diferentes de las del foro judicial local que conocía.

Durante el curso del arbitraje pude darme cuenta de que las defensas y pretensiones a que “B” renunció eran importantes. De hecho intentó introducirlas subrepticiamente. Pero “A” se opuso haciendo valer la renuncia y, por supuesto, la estrategia de “B” no prosperó. A lo mejor, incluso, "B" ni siquiera juzgó prudente alegar ante el árbitro las razones de su negativa ¿Ocultaba algo?

Confidencialidad estipulada

Otro caso singular.

“C”, nuestro cliente, demandaba entre otras cosas la pérdida de una unidad especial de producción, que había devenido inútil por el incumplimiento de "D". "C" la había adquirido con el único propósito de fabricar los bienes que debía suministrar a “D”, conforme al contrato que habían celebrado. “D” dio por terminado el contrato y “C” se quedó con una unidad que le había costado un par de millones de dólares, que no le servía para nada y que no tenía mercado. 

“C” tenía el deber de mitigar el daño. En este caso, intentar la venta de la unidad al precio razonable que pudiera obtener. En la medida en que se probara que faltó al deber de mitigar, la omisión de “C” la haría responsable de la porción correspondiente y su derecho a ser indemnizado se vería disminuido, o desaparecería.

“C” buscó vender la unidad y no encontró comprador. Sin embargo, poco antes de la fecha de la audiencia, recibió una oferta de compra. Desde el inicio la oferta nos pareció sospechosa. Uno de los puntos que exigía era una cláusula de confidencialidad muy estricta y con penalidades elevadas. Específicamente estipulaba la prohibición de revelar en el arbitraje la oferta, o parte de ella, así como de las negociaciones a que diera lugar. 

Si “C” rechazaba negociar la oferta, con la cláusula de confidencialidad, había el riesgo de que “D” lo supiera y alegara incumplimiento del deber de mitigar el daño. La demanda de “C” se pondría en riesgo. “C” aceptó la oferta y se iniciaron las negociaciones, que no prosperaron gran cosa.

Partiendo de nuestras sospechas, instruimos al director general de “C”, acerca de como debía contestar en caso de que los abogados de “D” lo interrogaran sobre la oferta. Pero ni en su presentación general, ni al interrogar al director general, los abogados de “D”, mencionaron el tema; parecía que nuestras sospechas eran infundadas. Sin embargo, cuando examinaron al jefe de producción de “C”, iniciaron un interrogatorio sobre el tema. El jefe de producción, por sus funciones, tenía algún conocimiento sobre la oferta. Pero como la cuestión no correspondía a su testimonio, no estaba preparado para contestar correctamente. Con la buena fe de quien no es litigante, reconoció que existía una oferta de compra.

Nos opusimos a esa línea de interrogación porque era ajena al testimonio del jefe de producción. Pero el tribunal decidió que el tema podría ser relevante y que le interesaba oírlo. Insistimos en que el tribunal discutiera el punto, en privado, solo con presencia de los abogados. Cuando manifestamos que efectivamente había una oferta con una estricta cláusula de confidencialidad, los abogados de “D” manifestaron sorpresa e, inmediatamente, exigieron que “C” la exhibiera, porque era un documento de gran importancia.

En una épica batalla, alegamos ante el tribunal que: (i) si mostrábamos la oferta, nos veríamos demandados por el tercero por haber violado la cláusula de confidencialidad; o, (ii) si el tribunal insistía y no cumplíamos, la demanda de "C" corría el riesgo de perderse o disminuirse sustancialmente. Transcribimos únicamente el texto de la cláusula de confidencialidad.

Al final, el tribunal aceptó nuestros argumentos y decidió que, por el momento, no ordenaba la producción de la oferta. Por cierto que, a partir de ese momento, el pretendido comprador cesó de tener interés en la unidad, la que no se pudo vender.

Arte del arbitraje

Todas estas cuestiones me parecen muy interesantes. La diferencia de genes culturales y la gran variedad de situaciones hacen del arbitraje un arte muy interesante. Siempre hay situaciones nuevas.




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Confidentiality. Handle with care. Examples.

The issues about confidentiality in the exchange of documents are quite diverse. They can also be very delicate. In this delivery I will refer to a couple of cases that will help me to complete my considerations.

The request to desist

The opinion that, on condition of a previous warning, an arbitral tribunal can make negative inferences against a party that refuses to provide the requested information is unanimous. I have already mentioned the negative inferences, and it appears in my endless list of topics for the future. 

The negative inferences are not the only medicine against the breach. To exemplify I will add some points to the case I mentioned in the post of December 1 2014.

“A” requested some information arguing that it was related to some claims and defenses that “B” had asserted in its first response. “B” refused and “A” submitted the difference to my consideration. Among some other considerations, “A” asked me to determine, regarding those claims and defenses which it clearly identified, that if “B” continued to refuse, it would be prevented from asserting those claims and defenses.

I realized immediately that I had a tough problem. In the one hand, it was difficult to dismiss, at the commencement of the arbitration, the claims and defenses of “B”; I may be prejudging and denying “B” the right of defense. On the other hand, “A”’s petition was not without merits. Should I hear those claims and defenses of “B”, I might not be giving “A” equal treatment and denying its right to present its case. Indeed, if “B” withholds information it had in its hands that was relevant about those claims, how it could sustain its right of defense and counterclaim about those issues? Would not amount to give “B” the opportunity to litigate by ambush? 

I thought that the withdrawal request made by “A” had precedents in the United States judicial practice. Also, that my decision would depend on the kind of information and the allegations of “B”. Anyway I had to wait until the parties informed me their views.

The result was disappointing. Instead of defending its position, “B” withdrew those claims and defenses. I was left with many questions, which I find interesting to consider here.

The cultural gene?

The parties´ lawyers were practitioners in the United States and litigated according to their litigious practices. All the proceedings were full of motions before the hearing and similar practices. Even the format of the memorials was similar to the one that is used before the courts in their country.

Probably the request of “B” had favorable precedents in the United States practice and “B” knew how the courts would decide and opted for avoiding problems. But, maybe, it forgot that it was an international arbitration in which the procedures should be different from that of the local courts forum in which it was used to practice.

During the arbitration proceedings I could realize that the claims and defenses that “B” withdrew were important. In fact, it tried to introduce them surreptitiously. But “A” opposed on grounds of the previous withdrawal and, obviously, “B"'s strategy did not succeed. Or perhaps “B” did not consider prudent to argue before the arbitrator its reasons to refuse. Had “B” skeletons in its closet?

Stipulated confidentiality

Another peculiar case.

“C”, our client, claimed the loss of a specialized production unit that became useless because of the breach of contract by “D”. According to the contract “C” acquired the unit with the sole purpose of fabricating the goods it had to provide to “D”. “D” terminated the contract and “C” was left with a unit that cost a couple of millions of dollars, which was of no use for it and with no market in which to sale it.

"C” had the duty to mitigate the damages. In this case, try to sell the unit at a reasonable price. Should be proved that “C" failed to mitigate, the omission would make it co-responsible and its right to be indemnified might be diminished or even disappear.

“C” unsuccessfully tried to sell the unit. Nevertheless, shortly before the date of the hearing, it received an offer to buy the unit. Since it was received, the offer looked suspect. One of the conditions to commence negotiations was a strict confidentiality clause with high penalties. Specifically it prohibited revealing the offer to any part, and especially in the arbitration proceedings. The confidentiality extended to the negotiations it originated.

Should “C” rejected to negotiate the offer, because of the confidentiality clause, there was the risk for “D” of knowing it and arguing the breach of the duty to mitigate. The claim of “C” would be jeopardized. Under such pressures, “C” accepted the offer and the negotiations started, but they did not thrive very much.

With our suspicions in mind, we instructed “C”’s CEO how he may answer in case the counsel of “D” asked him about the offer. But neither in the general presentation, nor in the cross-examination of our CEO, they mentioned it; it looked like our suspicions were unfounded. However, when they crossed the Chief Production Manager of “C”, counsel of defendant opened an interrogatory about the offer to buy the unit. Because of his functions, the Chief Production Manager knew something about the offer. But as the issue was not related to his testimony, he was not prepared to answer correctly. With the good faith of a person that does not litigate, he recognized that there was a buying offer.

We opposed to that line of interrogation because it had nothing to do with the testimony of the Chief Production Manager. But the arbitral tribunal decided that the topic might be relevant and that they were interested in listening the testimony. We insisted with the arbitral tribunal to discuss the issue, in private, only with the presence of counsel of the parties. When we informed that there was certainty an offer with a strict confidentiality clause, the lawyers of “D” showed that they were surprised and demanded “C” to produce the offer, on grounds that it was a very important document. 

In an epic battle we argued before the arbitral tribunal that: (i) if we showed the offer, we risked to be sued by the third party because of the breach of the confidentiality clause; or, (ii) if the arbitral tribunal insisted and we did not comply, the claim of “C” was in risk of being lost or diminished substantially. We only transcribed the language of confidentiality clause.

At the end, the arbitral tribunal accepted our arguments and decided that, by the moment, the arbitral tribunal consider it was not needed the offer to buy to be disclosed. By the way, since that moment, the purported buyer ceased in its interest in the unit, and at the end, the unit could not be sold.

The art of arbitration

I find very interesting all these issues. The difference between the cultural genes and the great variety of situations make the arbitration quite an art. There are always new situations.

Legislación complementaria. Intercambio de información. Confidencialidad II

Legislación complementaria. Intercambio de información. Confidencialidad II

En la entrega anterior me referí a la incertidumbre universal sobre el concepto de “confidencialidad”. Hice referencia a las Reglas de la IBA y a las normas legales y éticas en vigor en México

El Rey Midas tiene orejas de burro

El mito cuenta que el Rey Midas fue castigado por Apolo, quien le puso orejas de burro. Midas se cubría las orejas con un gorro frigio. Pero su barbero, necesariamente, conocía las orejas, aunque estaba amenazado de muerte si lo revelaba. Abrumado por el secreto, un día fue al campo, escavó un agujero y gritó: "— ¡El Rey Midas tiene orejas de Burro! Acto seguido, cubrió el hoyo y se fue tranquilo.

El hoyo estaba en un cañaveral recién plantado. Cuando las cañas crecieron, con el viento susurraban: "— El Rey Midas tiene orejas de burro". El secreto dejó de serlo.

El testigo español

Recuerdo un testigo que seguramente conocía la fabula. En un arbitraje en Buenos Aires examinaban a ese testigo en relación con ciertos gastos que su principal reclamaba, derivados de operaciones de tráfico de importación y exportación. El abogado que examinaba al testigo buscaba demostrar que esos pagos eran ilícitos; que eran sobornos de los que se conocen en Argentina como ‘coimas” y en México, como ‘mordidas’. En un momento dado el testigo afirmó que ‘el tema era muy delicado y confidencial’ y se negó a contestar. El abogado pidió al árbitro que explicara al testigo que las actuaciones de ese arbitraje eran confidenciales y que lo invitara a contestar.

El árbitro, era un colombiano de gran experiencia, capacidad y, sobre todo, honestidad a toda prueba. Le hizo al testigo una amplia explicación acerca de la confidencialidad del arbitraje, le dijo que sus manifestaciones no saldrían de las cuatro paredes, piso y techo del cuarto de la audiencia. La contestación del testigo fue realista y simpática: “— Eso será en su tierra señor árbitro, porque aquí, lo que yo diga dentro de las cuatro paredes de este cuarto, será comentado esta noche en los cafés de Buenos Aires; el asunto es confidencial y delicado y me niego a contestar”. Al árbitro le brillaron los ojos con picardía y hasta ahí llegó el interrogatorio.

Lo que dijo el testigo es una verdad tan grande como una pirámide. No importa que sea en Buenos Aires, Bogotá, Madrid, México o donde sea: no importa cuantas salvaguardas y responsabilidades se establezcan, lo que se divulga tiene el riesgo de ser difundido. 

La anécdota sucedió hace un par de décadas, los riesgos de divulgación son mucho mayores en nuestros días en que todo se registra, filma, fotografía y se transmite por los medios.

Lo anterior sin contar que si se ataca la nulidad del laudo, se pide su reconocimiento o su ejecución, en muchas jurisdicciones el expediente se vuelve público.

Importancia del secreto

El derecho de los hombres de negocios al secreto de sus operaciones es demasiado importante. Si los empresarios no tuvieran la seguridad del secreto de sus secretos, la corrupción e inseguridad cundirían en el mundo comercial, generarían competencia desleal, con grave daño a la producción y distribución de los bienes. Por otro lado, no se puede ignorar que el derecho al secreto se invoca constantemente para justificar la negativa a proporcionar información importante para la resolución justa del caso

Los árbitros deben ser muy celosos en respetar el derecho al secreto y analizar con detenimiento las circunstancias y las razones aducidas por las partes. Decidir adecuadamente es otra de las manifestaciones del arte del arbitraje; según las circunstancias del caso, los árbitros deberán ‘hacer jurisprudencia” en sus decisiones. En ese sentido, se entiende la relativa incertidumbre de las Reglas de la IBA.

Ley aplicable

Una primera cuestión es la relativa a la ley aplicable en materia de confidencialidad. No es la ley del arbitraje. Tampoco, necesariamente, será la del lugar de cada una de las partes. Nuevamente, recurriré a un ejemplo, que me servirá bastante.

Fui árbitro único en un arbitraje ICDR con sede en Miami, relativo a una 'joint venture” que operó en Venezuela. El demandante, "A", era un español establecido en Caracas. La demandada, "B", era estadounidense, con sede en Chicago. Los abogados de "A" tenían sus oficinas en Nueva York, los de "B", en Washington.

"A" requirió cierta información a "B". "B" negó la petición alegando dos privilegios frecuentemente invocados en el arbitraje: (i) el de abogado-cliente ('attorney-client privilege'), que es el derecho del cliente de rehusarse a mostrar e impedir a cualquier persona que divulgue comunicaciones confidenciales entre el cliente y el abogado*; y (ii) el de 'producto del trabajo" ('work product privilege'), que excluye del 'discovery' los trabajos de un abogado para preparar un litigio*.

Las partes me sometieron sus diferencias para que decidiera. Les pedí que me informaran sobre las circunstancias de hecho y sobre la ley aplicable en materia de confidencialidad y privilegios.

"B" alegó que los servicios: (i) los encargó desde los Estados Unidos a sus abogados en Caracas; (ii) que los servicios de los abogados los necesitaba para tomar decisiones sobre el negocio desde su sede en Chicago; (iii) que pagó los honorarios por medio de transferencias que se originaron en los Estados Unidos, a la cuenta de los abogados en Caracas; y, (iv) que los abogados que prestaron los servicios eran parte de un despacho de abogados, establecido en Caracas, pero que formaba parte de la misma firma internacional de abogados que sus abogados en Chicago.

"A" alegó que los servicios fueron prestados en Caracas por abogados venezolanos establecidos en esa ciudad, respecto de la aplicación de las leyes venezolanas sobre actividades comerciales realizados, o a realizarse, en Venezuela. Las circunstancias de que las consultas se originaran en los Estados Unidos, de que los abogados formaran parte de una cadena internacional y de que los pagos se originaron en los Estados Unidos, no demostraba conexiones suficientes para aplicar las leyes de ese país.

Las partes invocaron jurisprudencia emitida por tribunales de los Estados Unidos, respecto de los privilegios en litigios judiciales. "A" informó que en Venezuela no existían los privilegios en cuestión; "B" no objetó esta representación.

Trato igual

Es universalmente reconocido el deber de los árbitros de dar a las partes trato igual cuando estén sujetas a normas jurídicas o éticas diferentes (Reglas de la IBA, (E), (30) 9)). En el ejemplo, si los privilegios hubieran sido aplicables en beneficio de "B", se habrían aplicado en beneficio de "A", pero no en el caso inverso. 

"B" alegó ese principio y que, en consecuencia, la legislación de los Estados Unidos se debía aplicar igualmente a ambas partes. "A" hizo valer que no había invocado ninguno de esos privilegios y que, por tanto, el principio de trato igual no tenía nada que ver en el caso. 

La decisión

En suma "B" no justificó los privilegios, por lo que decidí que debería entregar la información. 

Pero este caso tuvo otras consecuencias que comentaré en la próxima entrega.

*Las definiciones las tomé y abrevié del Black's Law Dictionary.