Intercambio de información. Confidencialidad. Medidas de protección

Intercambio de información. Confidencialidad. Medidas de protección

Wagner

Como las óperas de Wagner, los temas sobre confidencialidad se estiran. Pero con paciencia se comprenden y se valoran. Entre mis rarezas, me gustan todas las óperas de Wagner, las disfruto y, al final, me quedo con ganas de más. Los invito mañana al Auditorio, para las seis horas de los Maestros Cantores; bueno, cuatro horas con cincuenta y un minutos, mas los intermedios.

En la entrega del 21 de noviembre de 2014, comenté el intercambio de información conforme el Reglamento ICDR. Mencioné que el artículo 21.5, establece que cuando se alegue que ciertos documentos son confidenciales por motivos comerciales o técnicos, el tribunal podrá condicionar el intercambio de información a la adopción de medidas adecuadas para proteger su confidencialidad (21.5). 

Disposiciones similares existen, entre otros, en las Reglas de la IBA (3.13 y 9.4), así como en el Reglamento CCI (22.3).

El tribunal tiene libertad para redactar las órdenes apropiadas en cada caso. El tribunal deberá tomar en cuenta de que carece de imperio para hacer efectivas sus determinaciones. En todo caso, es importante que el tribunal se preocupe de que las medidas que imponga, o a las que condicione la entrega de la información, sean respetadas después de la terminación del arbitraje. 

Documentos redactados

La medida menos problemática es permitir que los documentos se presenten “redactados". Esto es, la parte que debe mostrarlos, puede borrar o eliminar todo aquello que no sea relevante para la disputa. Esta es una práctica muy socorrida y resuelve muchos problemas. Pero no siempre es posible, puede ser que la parte relevante sea, precisamente, la que es confidencial; los refiero al caso que resumí en la entrega del 5 de diciembre de 2014. Incluso, en ese caso, lo que presentamos fue un documento redactado, ya que solo mostramos la estipulación de confidencialidad. 

Convenio de confidencialidad

El tribunal puede condicionar la producción de los documentos al otorgamiento previo de las medidas de protección. Por ejemplo, la suscripción de un convenio de confidencialidad. Se dice fácil, pero entre el diablo de los detalles, las orejas del Rey Midas y el testigo español, complican las cosas.

He visto tribunales que ordenan a las partes a que firmen un convenio de confidencialidad, pero sin darles direcciones precisas. Lo que suele seguir son diferencias entre las partes sobre el contenido del convenio, acompañadas de repetidas instancias de acusaciones mutuas ante el tribunal; el juego de nunca acabar.

Los contratos pueden incumplirse. Una vez que la documentación se entregó, el receptor de la información puede violar sus obligaciones derivadas del convenio de confidencialidad. 

En esas condiciones, el tribunal pudiera prever que en el convenio, cuyo texto dictaría a las partes, se estipule que su incumplimiento dará lugar a responsabilidad por daños y perjuicios, que la demanda de daños y perjuicios se puede ventilar en el mismo arbitraje, para que se resuelva en un laudo. Sin perjuicio de que, si el arbitraje se terminó, la parte afectada pueda iniciar otro arbitraje para reclamar la indemnización.

La parte incumplidora tendría dos riesgos: (i) el incumplimiento seguramente afectará su credibilidad ante el tribunal; y (ii) el riesgo económico de pagar los daños y perjuicios.

Pero la compensación de daños y perjuicios puede ser ilusoria, ya que la carga de la prueba es a cargo del reclamante. yo prefiero la estipulación de cláusulas de liquidación de daños y perjuicios con fórmulas adecuadas; o mejor, penas convencionales. Un problema para el tribunal será la determinación de los parámetros o el monto. A cuyo efecto deberá escuchar previamente a las partes. 

También habría que considerar la cuestión de la prueba de la fuente de la divulgación; por ejemplo, el hecho conocido es que la información confidencial se divulgó. ¿Bastará con la sola divulgación para presumir que la parte que recibió la información es responsable? ¿O tiene el reclamante la carga de la prueba de la persona, el momento y las circunstancias del hecho divulgador? Menuda tarea.

No se puede ignorar que una vez que se producen los documentos confidenciales, pasan por las manos y los ojos de los abogados, ayudantes, empleados de las partes, de los árbitros, del secretario, el personal de la institución administradora, etc.

Se suele convenir que la parte obligada a mantener la confidencialidad debe obtener de sus empleados la obligación correspondiente. Pero esos empleados pueden ir y venir; además, difícilmente serán solventes para cubrir las sumas reclamadas. Lo mejor será estipular la responsabilidad de la parte por la difusión que hagan sus empleados, etc., aunque hayan dejado de prestarle sus servicios.

Otra cuestión a considerar es la preservación de la confidencialidad cuando el expediente del arbitraje se invoca, total o parcialmente, ante la autoridad judicial en procedimientos de nulidad, reconocimiento o ejecución de laudos.

El tribunal debe considerar, también, la conveniencia de exigir garantías del cumplimiento. Tampoco será fácil determinar un monto razonable.

El inspector

Las Reglas de la IBA proponen, en casos excepcionales, al “inspector". No es exactamente una medida para proteger la información, sino para determinar si se puede, o no se puede, mostrar en todo o en parte un documento.

Según el artículo 3.8 de las reglas, en circunstancias excepcionales, si la pertinencia de la objeción sólo pueda ser determinada mediante la revisión del documento, el tribunal puede resolver no revisarlo, sino designar un perito, "sujeto a confidencialidad” (¡Atención!) para que revise el documento e informe sobre la objeción. En la medida en que el tribunal admita la objeción, el perito no podrá dar a conocer el contenido del documento revisado ni al tribunal ni a las demás partes.

La institución del inspector de documentos es conocida. En la medida en que las partes lo estipulen, o acepten la determinación del tribunal, no hay problemas. Tiene la ventaja de que el examen de los documentos lo hace un tercero, de modo que el tribunal no resuelve habiendo visto documentos que no fueron conocidos por una de las partes.

Sin el consentimiento de las partes, tengo mis dudas: (i) difícilmente se le puede conceder el carácter de perito al inspector, ya que para hacer la determinación sobre la confidencialidad no se necesitan conocimientos especiales de una técnica, arte o ciencia; (ii) por virtud del acuerdo de arbitraje, el poder de decidir lo tiene el tribunal. Al designar al inspector, el tribunal, en cierta medida, le delega sus facultades.

Arte de decidir y no decidir

Al comentar los problemas de la confidencialidad, he insistido en el arte de arbitrar. Esta entrega lo demuestra. 

Según mi experiencia, un gran número de alegaciones de confidencialidad son simples pretextos fáciles de identificar. El tribunal no tendrá grandes dificultades para ordenar la producción de los documentos. Cuando se entra en aguas pantanosas, se puede recurrir a la redacción de documentos a que arriba me referí. Pero no funciona para todo.

Cuando las alegaciones parecen serias, es prudente escoger el mal menor. Evitar los riesgos de divulgar documentos con secretos industriales o comerciales, o cuando de acuerdo a otras leyes u obligaciones contractuales, las alegaciones son serias. Una vez producido el documento, los daños de la divulgación suelen ser irreparables. Castigar a una parte que se niega a cumplir para proteger sus secretos y obligaciones, puede constituir una violación al derecho de defensa y poner en riesgo de nulidad al laudo.

La olvidada discreción del árbitro, que puede decidir que "por el momento no ve necesario ordenar la producción", es el mejor camino. Si la parte afectada por la negativa no protesta oportunamente (Cco, 1420, LMA 4), el problema queda resuelto. Si protesta, habrá oportunidad de revisar la resolución a la luz de las alegaciones de la protesta. 

Lo mejor es que, el dictar el laudo, los árbitros pueden resolver el problema sin necesidad del documento. En el caso que ejemplifiqué en la entrega del 5 de diciembre de 2014, el tribunal, por otras razones desechó la demanda relativa a la pérdida de la unidad de producción. La oferta de compra no se necesitó.


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Exchange of Information. Confidentiality. Protective Measures

Wagner

As in the operas of Wagner, themes on confidentiality are endlessly prolonged. But with patience, they can be understood and appreciated. Among my oddities, I love all Wagner's operas, I enjoy them and, when they end, I long for more. The MET recently performed the six hours of the Meistersingers (six hours, intermissions included). Whenever you have a chance, try it.

In the post of November 21 of 2014, I commented on the exchange of information pursuant to the ICDR Rules. I mentioned that article 21.5, establishes that when it is argued that certain documents are confidential for commercial or technical reasons, the tribunal may condition the exchange of information to the taking of adequate measures to protect its confidentiality (21.5).

Similar provisions are found in, among others, the IBA Rules (3.13 y 9.4), as well as in the ICC Rules (22.3).

The tribunal is empowered to draft the appropriate orders for each case. The tribunal should take into account its lack of imperium to make effective its own determinations. In each case, it is important for the tribunal to take care that its determinations, or those conditioning the exchange of information, will continue to be respected after the arbitration is terminated.

Drafted Documents

The less problematic solution is to allow the documents to be presented “redacted”. That is, the party that should disclose them may erase or remove all that which is not relevant for the dispute. It is a widely spread practice and solves many problems. But it is not always appropriate, for it may be that the relevant part is, precisely, the confidential one; I refer you to the case I summarized in the post of December 5 of 2014; in that case, we only filed a redacted document, for we only disclosed the confidentiality provision.

Confidentiality Agreement

The tribunal may condition the production of documents to the performance of previous protective measures; for example, to the execution of a confidentiality agreement. Which may be easier to say than to do. Indeed, as usual, the diabolical details, the ears of King Midas and the Spanish witness complicate all efforts.

I have seen tribunals that order the parties to execute a previous confidentiality agreement, but without providing detailed directions. What usually follows to such orders is that the tribunal is overwhelmed by claims on the differences between the parties as to the contents of the confidentiality agreement, accompanied by repeated instances of mutual accusations before the tribunal; a never-ending game.

Contracts may be breached. Once the information was disclosed the recipient of the information might breach its obligations derived from the confidentiality agreement.

In these conditions, the tribunal may foresee that the agreement, which text should be dictated to the parties, states that the breach will cause liability for damages and lost profits, that the claim of damages and lost profits may be heard in the same arbitration, and resolved in one award and so on and so forth. Without prejudice for the affected party to initiate a new arbitration to request the indemnification, should the arbitration be terminated before that breach occurred.

The breaching party would bear two risks: (i) the breach will surely affect its credibility before the tribunal; and (ii) the economic risk of paying the damages and lost profits.

But the compensation of damages and lost profits may be illusory, for the burden of proof is on the claimant. A preferable deterrent may be the a clause of liquidated damages and lost profits, with its appropriate formula; or, even better, strong penalty clauses when permitted by the law. A problem for the tribunal would be the determination of the parameters. This is an issue on which the parties should be previously heard.

It must also be considered the burden of the proof of the source of disclosure. Usually the only known fact is that the information is already known by third parties. Would the mere disclosure suffice to presume the liability of the party that received the information under the confidentiality agreement? Or does the claimant have the burden of proving the person, the moment and circumstances of the disclosing fact? What a task¡

It cannot be ignored that once that the confidential documents are produced, they pass by the hands and before the eyes of lawyers, assistants, employees of the parties, the arbitrators, the secretary of the tribunal, personnel of the arbitral institution, etc.

It is usually agreed that the party obligated to maintain the confidentiality must execute parallel confidential agreements with its employees and other persons with access to the information. But these third parties may come and go; besides, it is unlikely they will have solvency to cover the amount of the liabilities. The best would be to make the principal responsible for any disclosure made by its employees, etc., even when they ceased to provide their services.

Another issue to consider is the preservation of confidentiality when the arbitration file is invoked, as a whole or partially, before a state court in procedures of setting aside, recognition or enforcement of awards.

The tribunal should also consider the convenience of requesting guarantees of performance. Neither will it be easy to determine a reasonable amount.

The Inspector

The IBA Rules propose, in exceptional cases, the “inspector”. It is not exactly a measure to protect the information, but only to obtain an opinion on whether a document, or part of it, may or may not be disclosed. 

Pursuant to article 3.8 of the rules, in exceptional circumstances, it the pertinence of the objection may only be determined through the review of the document, the tribunal may determine not to review it, but to designate an expert, “subject to confidentiality” (Attention!) to review the document and inform on the merits of the objection. To the extent to which the tribunal accepts the objection, the expert may not disclose the contents of the reviewed document, neither to the tribunal nor to the rest of the parties.

The institution of the inspector of documents is well known. To the extent to which the parties so agree, or accept the determination of the tribunal, no problems arise. It has the advantage that the examination of documents is made by a third party, so to avoid the risk that the tribunal issue the award having seen documents that were not known to one of the parties.

Without the consent of the parties, I have my doubts: (i) one can hardly grant the status of expert to the inspector, for to make the determination on the confidentiality of the document, one does not need a special knowledge of a certain technique, art or science; (ii) by virtue of the arbitration agreement, the power to decide is vested on the tribunal. In designating the inspector, the tribunal, to a certain extent, delegates its authority.

Art of Deciding and Not Deciding

When commenting on the problems of confidentiality, I have insisted in the art of arbitrating. This post shows it.

According to my experience, a great number of allegations on confidentiality are simple excuses easily identifiable. The tribunal should not have great difficulties to order the production of documents. When entering muddy waters, one may refer to the drafting of documents referred to above. But that does not work for everything.

When the allegations look serious, it is prudent to choose the lesser ill. To avoids the risks of disclosing documents containing industrial or commercial secrets, or when pursuant to other laws or contractual obligations, the allegations are serious. Once the document is produced, the damages of the disclosure most probably be irreparable. To punish one party that refuses to comply in protection of such a valuable information, may amount to a violation of the right to be heard and puts the award in risk of being setting aside.

The forgotten discretion powers of the arbitrator, who may decide that “on this the moment, it does not see necessary to order the production”, may be the best path. If the party affected by the refusal does not timely object (Commerce Code, 1420, UMLA 4), the problem is solved. If it objects, there will be a chance to review the resolution in light of the allegations of the objection. 

The best thing is that, when issuing the award, the arbitrators may solve the problem without the need of the document. In the case I described in the post of December 5 of 2014, the tribunal, for other reasons rejected the claim related to the loss of the production unit. The disclose of the purchase offer was not needed.