Como se come una ley modelo. Cómputo de términos. Comunicaciones electrónicas.

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Los medios electrónicos y la cama

La comunicación y el archivo por medios electrónicos se cuentan entre las maravillas que nos ha tocado vivir. Su potencialidad para organizar la información, archivarla y comunicarla, es inconmensurable. Aumentan la seguridad jurídica, ya que las comunicaciones y los registros son mas difíciles de falsificar, eliminarlos y negar su existencia. En cuanto a la confidencialidad, son mas seguros. Además, reducen el tiempo y los costos del arbitraje 

En The Economist, hace ya algún tiempo, leí que en las generaciones que están entrando al mundo laboral, hay jóvenes que tienen tantas dificultades para manejarse con papeles, como las viejas generaciones tienen para usar los medios electrónicos; salvo algunos, que no obstante la juventud acumulada, nos entendemos con ellos. Es común ver correos electrónicos que apelan a la responsabilidad ecológica y piden que no se impriman. Sin embargo, somos paradójicos. En un arbitraje reciente, un árbitro mandaba correos con la leyenda ecológica; la sorpresa fue cuando llegó a la audiencia cargada de grandes carpetas impresas, en lugar de traer su información en una computadora o tableta.

Hace unas décadas, ¿cuándo me iba a imaginar que llegaría el día en que podría estudiar un grueso expediente tumbado en la cama? Tomar mis notas, hacer mis anotaciones, organizar mis carpetas y, en general, preparar un memorial o una audiencia. Todo ello en una tableta, que puedo usa en la audiencia, o en la junta con mis clientes, socios, asociados o asistentes.

Analfabetas electrónicos

Hoy en día hasta los abogados se comunican por correo electrónico. Incluso hay algunos que usan whatsapp y hasta textean. Pero eso es muy elemental. Para gozar de los beneficios que enumeré arriba, hay que gastar tiempo en aprender y practicar; como contestó el policía de Nueva York cuando le preguntaron: 'How do I get to Carnegie Hall?—¡Practice, practice, practice!’ (¿Cómo llego a Carnegie Hall?—¡Practique, practique, practique!). A nadie le gusta que lo califiquen de analfabeta; sin embargo son muchos los que confiesan, sin ningún rubor, que son analfabetas electrónicos.

En esta entrada me limitaré a comentar algunas cuestiones relativas a las comunicaciones electrónicas, en lo relativo al cómputo de los términos. Me gustaría dedicar varias entradas haciendo digresiones sobre estos temas, pero eso no me lo permiten los asesores.

Sin embargo, es uno de mis temas favoritos y los invito para que me propongan sus cuestiones, dudas y objeciones, para que en la sección dedicada a otras conversaciones las consideremos.

Los mensajes de datos

La Ley modelo sobre el comercio electrónico (LMCE) define a los 'mensajes de datos’ como "la información generada, enviada, recibida o archivada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax” (artículo 2 a).

Conforme a la LMCE, los requisitos del ‘escrito’ (artículo 6), la ‘firma’ (artículo 7), el ‘original’ (artículo 8), el ‘archivo' (artículo 10) se considerarán satisfechos por los mensajes de datos. Estos, también, serán admisibles como prueba en todo trámite legal (artículo 9). 

Para esos efectos, los mensajes de datos deberán cumplir con las condiciones de los respectivos artículos citados; no tengo espacio en esta entrada para demostrar que los mensajes de datos que se transmiten y registran en los arbitrajes cumplen los requisitos, así que tendrán que creerme. Pero si tienen dudas, los invito a que me las hagan saber. 

La LMCE ha sido adoptada por más de cincuenta países. Además, tenemos los contratos marco de comunicaciones, los usos y las prácticas. En México, ya comenté que se hizo una ‘enchilada legal electrónica’; pero los principios relativos al escrito, firma, original, archivo y valor probatorios se satisfacen (Cco, artículos 89 a 95). 

En pocas palabras, basta con los correos electrónicos, acompañados de los archivos electrónicos necesarios. Cuando son muy pesados y no se pueden transmitir por correo electrónico, se pueden subir a bases de proveedores de almacenamiento. Por ejemplo, en Abascal, Segovia y Asociados (www.abascalsegovia.com), nos apoyamos en Dropbox (dropbox.com); pero hay otros muy seguros, como SkyDrive. 

El obsoletismo y sus inconvenientes

No obstante ello, continúan las prácticas obsoletas. Algo hemos progresado; parece que ya desapareció la práctica de permitir el correo electrónico, siempre que fuera acompañado de un fax y de la remisión inmediata, por mensajería, de los documentos impresos en papel y firmados. Pero subsiste la de exigir que la transmisión electrónica vaya seguida del envío por mensajería de la versión documentada.

Aparte de absurda, la práctica produce incertidumbre. Por lo pronto, enumero los siguientes problemas: (i) necesidad de cotejar las versiones electrónicas con las documentadas, para cerciorarse de que no difieren; (ii) incertidumbre acerca del momento en que se tiene por cumplida la obligación de remitir las comunicaciones; ¿cuando se envía la comunicación electrónica o cuando se remite la documentada? (iii) ¿Cuáles son las consecuencias de que no se remita una u otra?, ¿vale la única que se envió, o se tiene por incumplida la carga de remitir?; y, (iv) las mismas cuestiones, que se repiten sobre la determinación del momento de la recepción.

Todo ello, sin contar con los incrementos en costos de cotejo, remisión y almacenamiento; que se multiplican cuando hay que llevarlos a la sala de audiencias. Cuando he asistido a audiencias en el distrito de Temple, en Londres, me divierte ver la multitud de pasantes que por las mañanas, antes de la audiencia y por las tardes al terminar, acarrean en diablitos* las cajas de cartón llenas de carpetas; como si fueren cargadores de la Central de Abastos. Me ilusiona pensar que si fracasara como abogado, podría iniciar un negocio de diablitos en el Temple.

En fin, los invito a revisar los párrafos sobre comunicaciones electrónicas (8.6., a 9.12.) del Anexo de reglas procesales.

Husos horarios

Las partes en esa orden procesal se encontraban en los mismos husos horarios. Pero cuando las partes y los árbitros están en diferentes zonas de tiempo, es indispensable precisar un huso que sirva de referencia. Sobre todo cuando se trata de términos comunes, para evitar que una parte reciba con anticipación, y pueda tomar en cuenta, el memorial de su contraria antes de producir el suyo. 

Los usos horarios se identifican con ciertas siglas; por ejemplo, en los Estados Unidos ET, CT y otros. En Europa tienen otros husos y otras siglas. Una manera sencilla de establecer certidumbre es referirse a GMT (Greenwich Mean Time) menos, o mas, horas. Por ejemplo, tiempo central de México, es GMT 6; así, si se escoge la zona de la ciudad de México, bastará con precisar que los términos vencerán a las GMT-6 del día de que se trate; cuando es medianoche en Londres es las 18:00 en México.

* Así se conocen en México, los carritos para acarrear mercancías.

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How to Eat a Model Law. Calculation of Time Periods. Electronic Communications.

Electronic means and bed

The communication and filing through electronic means are counted among the marvels of our time. Their potential to organize the information, file and communicate it, is immeasurable. They increase legal certainty, for communications and records are more difficult to forge, delete, and deny their existence. As to confidentiality, they are safer. Furthermore, they reduce time and costs of arbitration.

In The Economist, some time ago, I read that among the generations that are entering into the job market, there are youngsters that have as much difficulties to handle papers, as the old generations have them to use electronic means; save for some, which regardless of the accumulated youth, get away with them very well. It is common to see emails that appeal to environmental responsibility and request to avoid printing them. Notwithstanding, we are paradoxical. In a recent arbitration, an arbitrator sent emails with such environmental message; the surprise occurred when she arrived at the haring loaded with huge printed binders, instead of brining the information in a computer or tablet.

Some decades ago, when would I imagine that a day would come in which I could study a hefty file while lying in bed? That I would take my notes, make my annotations, organize by binders and, in general, prepare a memorial or a hearing. All that in a tablet, which then I can use at the hearing, or at the meeting with my clients, partners, associates or assistants.

Electronic illiterate

Even the lawyers communicate through emails these days. There are some that also use Whatsapp and even text. But that is quite elemental. To enjoy the benefits I listed above, one has to spend some time to learn and practice; just as a New York police officer answered when he was asked: How do I get to Carnegie Hall?—Practice, practice, practice!' Nobody likes to be qualified as illiterate; and yet so many are those who confess, without regret, to be electronic illiterates.

In this entry I will limit to comment on some issues regarding electronic communications, with respect to the calculation of time periods. I would like to dedicate several entries making digressions on these topics, but that is not allowed by the Junta de Asesores.

However, it is one of my favorite topics and I invite you to propose your concerns, doubts and objections, so that in the blog section dealing with other conversations we may consider them.

Data messages

The UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce (UMLEC) defines 'data message' as "information generated, sent, received, or stored by electronic, optical or similar means including, but not limited to, electronic data interchange (EDI), electronic mail, telegram, telex or telecopy" (article 2 a).

Pursuant to the UMLEC, the requirements of 'writing' (article 6), 'signature' (article 7), 'original' (article 8), 'archive' (article 10) are considered to be satisfied by data messages. These, also, shall be admissible as evidence in all legal proceedings (article 9).

To these effects, data messages must comply with the conditions of the respective articles cited above; I do not have space in this entry to demonstrate that data messages that are transmitted and recorded in arbitrations comply with the requirements, so you will have to believe me. But if you have doubts, I invite you to let me know.

The UMLEC has been enacted by more than fifty countries. Furthermore, we have the framework agreements on communications, usages and practices. I have already explained that in Mexico, an 'electronic legal enchilada' was made, but the principles related to writing, signature, original, archive and evidentiary value are satisfied (Cco, articles 89 to 95).

In short, it suffices with emails, accompanied by the necessary electronic files. When they are too big and cannot be transmitted through emails, they can be uploaded to storage databases. For example, in Abascal, Segovia y Asociados (www.abascalsegovia.com) we regularly use Dropbox (dropbox.com); but there are many others that are also safe, such as SkyDrive.

The obsoletism and its inconveniences

Notwithstanding the above, obsolete practices linger. We have progressed; it seems that the practice of allowing emails only provided that they are companied by a fax and the immediate sending, through courier service, of the printed and signed documents, has disappeared. However, the practice of requiring the electronic filing to be followed by the remittal of the hard copy version though courier service.

In addition of its absurdity, this practice creates uncertainty. In the meantime, I list the following problems: (i) the need to verify the electronic versions with the hard copy ones, to ascertain that they do not differ; (ii) uncertainty as to the moment in which the obligation to send the communication was fulfilled; is it when the electronic communication is sent or when the hard copy is sent? (iii) Which are the consequences of not sending one or the other?, is the one sent sufficient, or is the burden or sending discharged?; and, (iv) the same issues, repeated when determining the moment of reception.

All the above, without taking into account the increases in the costs of verification, remission and storage; that are multiplied when one has to take them to the hearing room. 

When I have attended hearings in the district of Temple, in London, I am amused by the hordes of paralegals that during the mornings, before the hearing and during the afternoons after the hearing is over, carry the carton boxes full of binders with an open transport cart (diablito*); as if they were workers of the Central Market. I am keen to think that if I ever fail as a lawyer, I could start a business of diablitos at the Temple.

Anyway, I invite you to review the paragraphs on electronic communications (8.6, to 9.12) of the Annex to the procedural rules.

Time zones

The parties in that procedural order were in the same time zone. But when parties and arbitrators are in different time zones, it is very important to establish a time zone of reference. Specially when dealing with periods of time common to both parties, to avoid one party from receiving with undue anticipation, so that it take the counterpart's memorial into consideration before producing its own.

The time zones are identified with certain initials; for example, in the United States ET, CT and others. In Europe they have other ussages and other initials. A simple way of establishing certainty is to refer to GMT (Greenwhich Mean Time) less, or more, hours. For example, central time in Mexico, is GMT 6; thus, if the time zone of Mexico City is chosen, it will suffice to specify that the time periods shall end at GMT –6 of the day in question; when midnight in London, its 18:00 in Mexico.

* That is a name in Mexico for openr carts to handle merchandise.

Como se come una ley modelo. Cómputo de términos. Días feriados.

See below English version.

Los abogados

La inevitable profesión de la abogacía ha sido tema universal y perenne de sátiras, críticas, ensayos y novelas. Novelistas, filósofos, ensayistas, políticos y la opinión publica siempre tiene que hablar de los abogados. Hay mucho que criticar, pero también mucho que elogiar de esta difícil y, en verdad, noble profesión.

Sin embargo, me llama la atención la ausencia de critica respecto de dos pecados, comunes en los abogados, que tienen que ver con los temas de los que me ocuparé en esta entrada y la siguiente. Por supuesto que tienen relación con el cómputo de los términos, pero también con mucho mas. Me refiero a la religión del trabajo incesante y a la resistencia al cambio. En este caso, al uso de los medios elctrónicos e informáticos. Incluso, en la iglesia católica, que tiene fama de ser conservadora, el Papa, que tiene cuenta de twitter, ya dijo que la internet es una herramienta de Dios.

En esta entrada sólo tengo espacio para reflexionar sobre el ocio y el trabajo.

El ocio y el trabajo

El ocio y el trabajo son buenos amigos. Soy un convencido de los grandes beneficios del ocio; siempre que acompañe al trabajo regular y razonable. No me refiero a la golfería, sino al concepto filosófico del ocio, que comprende tanto la actividad, como la inactividad, creativa. Por ejemplo, mis labores escribiendo este blog se consideran ocio; nadie me paga por hacerlo, ni tengo obligación de escribirlo. Simplemente, se trata de una tarea creativa que me hace crecer y satisface; tengo la ilusión de que, también, contribuya a diseminar principios fundamentales del humanismo y estimule la creatividad. 

Mis mejores casos, laudos, proyectos, solución de conflictos, profesionales o personales, han sido producto de mis diarias caminatas; de noches tranquilas de sueño, de siestas, lecturas, películas, etcetera; o de ensoñaciones sin ninguna tarea concreta en mente. 

En el escritorio, en la junta con los clientes, con mi familia, en la investigación, alimento mi mente con los datos e ideas que necesito para resolver los problemas, o tomar decisiones. Después, en las caminatas, el sueño y la siesta, en la lectura de las novelas, le doy a mi mente la oportunidad de digerir ese alimento. Así, sorpresivamente, las ideas surgen como por arte de magia.

Estas teorías les parecen extrañas a muchos abogados y ejecutivos, preocupados por sumar horas de facturación, de sentirse justificados solo si laboran diez o más horas diarias, incluyendo los fines de semana. Cuando van al club mas que a jugar golf, van en busca de relaciones y clientes. No tienen clemencia con si mismos; le niegan a sus mentes la oportunidad de digerir.

Como todas las reglas de conducta, la del ocio no es absoluta. No pudiera decir cuantas veces me he tenido que desvelar, trabajar sábados, domingos y otros días feriados porque hay que terminar un memorial, un laudo, una opinión o preparar una audiencia. Paralelamente, es muy importante la administración inteligente del tiempo laborable; aprovechar todos los momentos del modo que convenga conforme a las circunstancias; organizarse y evitar perder el tiempo. Al efecto, recomiendo el libro Organize Your Mind, Organize your Life (Paul Harmmerness & Margaret Moore with John Hanc. Hay una edición en Kindle).

Días no laborables

En el artículo sobre el cómputo de los términos, se dispone que los días laborables o hábiles que ocurran durante el transcurso del plazo se incluirán en el cómputo del plazo; literalmente entendidos el Cco y los Reglamentos, el arbitraje corre workoholicamente.

En México, en los tiempos en que el arbitraje no se practicaba, en que sólo había correo, telegráfo y teléfono, todos los litigantes sabíamos que del 15 al 30 de mayo y del 15 de diciembre al 1 de enero del año siguiente, no pasaba nada. Esos eran, entonces, los periodos de vacaciones de los tribunales judiciales.

Uno de mis primeros problemas con el arbitraje fue cuando me encontré un 24 de diciembre trabajando en un memorial que había que entregar el 28 de diciembre. Me pareció absurdo. La mística del trabajo ha crecido, ahora los tribunales dejan guardias y corren términos en esos días tan importantes para el ocio; no hay escape, hay que cumplir.

Fiestas de fin de año

En un arbitraje que litigaban dos firmas estadounidenses, convinieron en que la demandante presentaría sus alegatos en un término de treinta días y la demanada los contestaría dentro de un plazo igual. Las circunstancias llevaron a que la demandante presentó sus alegatos el 9 de diciembre. La demandada debería contestar el 8 de enero del año sigiente y me pidió que extendiera el término; alegó que del 20 de diciembre al 2 de enero los abogados viajaban, se dedicaban a descansar en las fiestas y convivir con sus familias. La demandante alegó que esos días se debían computar como laborables; que si concedía el término violaría el reglamento ICDR, el calendario procesal y daría a la demandada un trato de favor en su perjuicio.

En mi decisión reconocí que las razones de la demandante eran validas y que tenía razón; que, incluso, si concedía la extensión, era posible que los abogados de la demandada, no se atendieran a ellos mismos y a sus familias, sino que, tracioneramente, aprovecharan para tener más días para redactar su memorial. Sin embargo, hice notar que esas fiestas eran, prácticamente, universales en todas las culturas y religiones; que era sano y humano recogerse, dedicarse a si mismos y sus familias. Concedí la extensión y pedí a los abogados de los demandantes que se adhirieran a mi espíritu festivo y manifesté que les agradecería que no protestaran mi decisión. No hubo protestas; los buenos modos siempre son bienvenidos.

Nada de esto encontrarán en los libros, ni en los trabajos preparatorios. Son experiencias de vida y reflexiones que sirven para hacer del arbitraje, del trabajo legal y de cualquier tarea, actividades creativas y dignas. No es literatura para el arbitraje libresco

El calendario procesal

Suelo aconsejar que se estipule desde el inicio los días que no serán laborables para el efecto del arbitraje. Entre ellos, los fines de semana y otros que pueden ser laborables para una parte y no laborables para la otra. En la fijación de esos términos, las partes deberán considerar las festividades y días no laborables de las partes y de los árbitros. A continuación pongo un ejemplo de estipulación, que sería buena en México y que puede añadirse al calendario procesal que propuse en el Anexo de reglas procesales.

Días no laborables. Estipulación

No se computarán dentro de los términos a que se refieren los párrafos […], los siguientes días:

a. El 5 de febrero de cada año.

b. Los días de Semana Santa, comenzando al finalizar el Viernes de Dolores y terminando el Domingo de Resurrección.

c. El día al que se corra la celebración del 21 de marzo.

d. El 5 de mayo.

f. Del 15 al 31 de julio.

g. El 15 y 16 de septiembre.

h. El 1º y 2 de noviembre.

i. El día al que se corra la celebracón del 20 de noviembre.

j. Del 20 de diciembre al 2 de enero.


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How to Eat a Model Law. Calculation of Time Periods. Holidays.

The lawyers

The inevitable legal profession has been a perennial and universal subject of satires, criticism, essays and novels. Novelists, philosophers, essayists, politicians and the public opinion always have something to say about lawyers. There is much to criticize, but also much to praise about this difficult, and truly, noble profession. 

However, I am struck by the absence of criticisms directed at two sins, common in lawyers, that are related to the issues which I will discusses in this entry and my next one. Of course they are related with the calculation of time periods, but also with much more. I refer to the religion of never-ending work and to the resistance to change. In this last instance, to the use of electronic and computer resources. Even in the Catholic Church, which has a reputation for being conservative, the Pope, who has a twitter account, already said that the internet is a tool from God.

In this entry I only have space to reflect upon idleness and work.

Idleness and work

Idleness and work are good friends. I am convinced of the great benefits of leisure; as long as it accompanies work in a regular and reasonable manner. I do not refer to vagary, but to the philosophical concept of idleness, which encompasses both creative activity, as well as inactivity. For example, my labours writing this blog are considered idleness; nobody pays me to do it, and I am not obligated to write it. It is simply a creative endeavour that makes me grow and satisfies me; I have the illusion that it also contributes to spread fundamental principles of humanism and stimulates creativity.

My best cases, awards, projects, settlement of disputes, professional or personal, have been product of my daily strolls; of quiet nights of slumber, of naps, readings, movies, etcetera; or of daydreams without any particular chore in mind. 

At the desk, during meetings with clients, with my family, in research, I feed my mind with the data and ideas that I need to solve problems, or make decisions. Afterwards, during my strolls, sleep and naps, by reading novels, in the shower I give my mind the opportunity to digest such food. In that way, suddenly, ideas surge as if by magic.

These theories may seem odd to many lawyers and executives, concerned about adding billable hours, about feeling justified only if they toil ten or more hours every day, including weekends. When they attend the club, more than to play golf, they go looking to network and find clients. They have no mercy on themselves; they deprive their minds of the opportunity to digest.

Like all rules of conduct, the one regarding idleness is not absolute. I cannot say how many times I have lost sleep, worked Saturdays, Sundays and other holidays because a memorial, award, or opinion had to be finished, or I had to prepare a hearing. 

In parallel, a smart management of work time is very important; to take advantage of each and every moment in the most convenient way given the circumstances; to get organized and avoid wasting time. To that effect, I recommend the book “Organize Your Mind, Organize your Life” (Paul Harmmerness & Margaret Moore with John Hanc. There is a Kindle edition).

Holydays

In the article dealing with the calculation of time periods, it is stated that official holidays and non-business days are included in the calculation of the period of time; understood literally, the Cco and Rules of Arbitration, declare that arbitration runs workaholically.

In Mexico, during the days in which arbitration was not practiced, when there was only mail, telegraph and telephone, all trial attorneys knew that from the 15th to the 30th of May and from the 15th of December to the following year’s January 1st, nothing happened. Those were, in those days, the courts’ vacation periods.

One of my first nuisances with arbitration took place when I found myself on December 24, working on a memorial that was due on December 28. I found it absurd. The mystique of work has grown, nowadays courts take shifts and time periods run during those days, which are so important to leisure; there is no escape, one must comply.

Year-end holidays

In an arbitration litigated by two American law firms, they agreed that the claimant would presents its pleading in a time period of thirty days and the respondent would answer it in the same amount of time. Circumstances led to the claimant presenting his pleadings on December 9. The respondent would have to reply by January 8 of the following year and requested me to extend the term; it alleged that from December 20 to January 2, the lawyers travelled, took time to rest during the holidays and to spend time with their families. The claimant argued that those days should be included in the calculation of the period of time; it alleged that if I conceded the extension it would violate the ICDR Rules, the procedural calendar and give the respondent and advantageous treatment in its prejudice.

In my ruling I recognized that the reasons pointed out by the claimant were valid and that it was right; that, even if I granted the extension, it was possible that the respondent’s lawyers would not dedicate time to themselves and their families, but rather, treacherously, take advantage of those extra days to write their memorial. Nevertheless, I noted that those holidays were, practically, universal in every culture and religion; that it was healthy and human to gather oneself, to dedicate to themselves and their families. I granted the extension and asked the claimant’s lawyers to adhere to my festive spirit and I told them that I would appreciate if they did not object my decision. There were no objections; good manners are always welcomed.

None of this will be found on books, or in the preparatory works. They are life experiences and reflections that serve to make arbitration, legal work and any other task, a creative and dignified activity. It is not literature for book arbitration.

The procedural calendar

I advise to stipulate from the beginning which days will be non-business days for the purposes of the arbitration. Amongst them, weekends and other days which may be business days for one of the parties but official holidays for the other one. In fixing those dates, the parties should take into consideration the holidays and non-business days of the parties and the arbitrators. Below is an example of an stipulation, that would be good in Mexico and that could be added to the procedural calendar that I proposed.

Non-business days. Stipulation.

The following days will not be included within the time periods to which paragraphs [...] refer to:

a. The day to which the celebration of March 5 is moved.

b. The days of Holy Week, starting at the end of Friday of Sorrows and ending on Easter Sunday.

c. The day to which the celebration of March 21st is moved.

d. May 5.

e. From the 15th to the 31st of July.

f. September 15 and 16.

g. November 1st and 2nd.

h. The day to which the celebration of November 20 is moved.

i. From December 20 to January 2nd.

Procedural Order. Untimely Extension Request.

Procedural order Nº […] 

I.1. In this procedural order, the tribunal considers the issues arisen from the request of February 14, 2013, made by [the respondent] to the effect that the tribunal grants an extension of the time period to submit the answers to the interrogatories submitted by [the claimant] to the witnesses [...]

I.2. The deadline to submit the answers to these interrogatories was February 18, 2013 (paragraph II.4 of procedural order Nº 6, of January 16, 2013).

I.3. On February 14, 2013, near to 14:00 hours, [respondent] sent an email accompanied by a statement that it would not deliver the witnesses’ answers on time, for “a meeting in [...] is being carried out, a convention [...] in which officers, employees, clients and distributors of said company are participating”. The witnesses to which this procedural order refers are included in the assistants.

1.4. That since the witnesses were very busy, they could not entertain the presentation of evidence.

I.5. Requested an extension of at least fifteen days to present the answers in writing.

I.6. On February 18, 2013, [the respondent], without authorization from the tribunal, failed to submit the answers to the interrogatories of these witnesses and announced that it would do so within a fifteen day period.

I.7. On February 21, as per the invitation of the arbitrator [the claimant] made its comments, both to the request of the respondent, and to the failure of delivering the answers of the witnesses.

I.8 [The claimant] argued that it submitted its claim memorials since November 5, 2012, presenting the evidence and accompanying the questionnaires. That [respondent] was timely informed of the date in which it was to submit the answers and that the extension request was untimely.

I.9. That it knows that the convention to which [respondent] refers ended on February 16, 2013.

I.10. That the tribunal should give the parties equal treatment and that to grant the requested extension would provide [respondent] with advantages to which it has no right.

I.11. [Claimant] requested that the request of [the respondent] be dismissed.

II. Decisions

II.1. The tribunal starts from the premise that the agreed procedural calendar binds both the parties and the tribunal, and that it is not justified for a party to unilaterally separate from it; allowing such conducts would frustrate the certainty provided by the procedural calendar. The foregoing, in prejudice of the procedure consistency and the convenience of rationalizing the use of time and costs.

II.2. Conducts such as in this case, compromise the fundamental principles of arbitration to give the parties the opportunity to present their cases in equal conditions. Parties shall refrain from untimely putting the tribunal between the alternative of compromising equal treatment or acting with little flexibility; all that in benefit of obtaining an award that is fair, valid and enforceable.

II.3. It is true that there can be situations that justify modifications to the calendar and other procedural orders, and that the tribunal should deal with the. But such requests should be made taking into account that the arbitrators have commitments and a workload that prevents an immediate reaction in all cases. The parties should provide the tribunal with a reasonable opportunity to review their requests hearing both of them; without facing a dilemma, as in this case happened, if it does not act immediately upon its request. If [the respondent] knew the deadline to submit the answers beforehand, as well as the event it alleges prevented the witnesses to answer, it could have raised its request with anticipation.

II.4. On the other hand, if the request is not resolved by the tribunal by the deadline to submit the answers, [the respondent] was not authorized to default. Much less to announce unilaterally that it would use the requested extension.

II.5. In view of the foregoing, and as an exception, taking into account that the tribunal was not able to answer its request, [respondent] is authorized to submit the missing testimonies on February 25, 2013, at the latest.

II.6. The arbitrator wishes to convey to the parties that in the future he will not be able to act with the flexibility with which it is acting in this procedural order.

Como se come una ley modelo. Cómputo de términos.

                      

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Cómputo de los términos. Artículo adicional

El cómputo de los términos puede dar muchos dolores de cabeza. Como la LMA no tiene ninguna disposición al respecto, la Junta de Asesores propuso agregar un artículo. Para seguir la línea de la uniformidad, la junta decidió proponer el párrafo 2) del artículo 2 del Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI de 1976 (RAU o Reglamento de arbitraje de la UNCITRAL), que dice:

"Para los fines del cómputo de un plazo establecido en el presente Reglamento, tal plazo comenzará a correr desde el día siguiente a aquel en que se reciba una notificación, nota, comunicación o propuesta. Si el último día de ese plazo es feriado oficial o no laborable en la residencia o establecimiento de los negocios del destinatario, el plazo se prorrogará hasta el primer día laborable siguiente. Los demás feriados oficiales o días no laborables que ocurran durante el transcurso del plazo se incluirán en el cómputo del plazo”.

Los reglamentos

La cuestión del cómputo de los plazos suele estar considerada en los reglamentos de arbitraje. El RUA y el Reglamento de CANACO (artículo 2.2), el del CAM (artículo 5), el de la CCI (artículo 3.4.) y el de ICDR (18.2). La junta consideró que para los arbitrajes en que no se hubiera previsto por el acuerdo de las partes, convenía una disposición expresa sobre el cómputo de los términos.

Apunté al principio que la cuestión es problemática. Ni el artículo que finalmente se adoptó en el Cco (1419), ni los reglamentos que mencioné, satisfacen todos los escenarios posibles. Así que harán bien los árbitros y las partes si prevén ciertas cuestiones, algunas de las cuales comento en esta entrada. s Mi consejo es prever soluciones en el calendario y en las reglas procesales.

Determinar las fechas

Es mejor fijar fechas que plazos; por ejemplo, mejor estipular que un memorial deberá presentarse el 25 de febrero próximo, que dentro de un plazo de treinta días; la fecha determinada da certeza y tranquilidad a todos. No siempre es posible. El momento en que comenzará a correr un término puede ser incierto cuando se hace el calendario; por ejemplo, cuando se acuerda que el término correrá a partir del día siguiente a aquel en que haya terminado el periodo de intercambio de información. En estos casos, apenas sea posible, vale la pena precisar el día. En el ejemplo, al terminar el periodo de intercambio de información, por cortesía y buen sentido, el árbitro puede fijar el día exacto en que vencerá el término; si no lo hace, cualquier parte puede pedirle que haga la precisión, y hará bien.

Determinar las fechas tiene, además, la ventaja de eliminar incertidumbres respecto de fechas dudosas o molestas. Por ejemplo, si los treinta días caen dentro de un fin de semana, incluso en viernes, el árbitro puede aclarar que el plazo vencerá el día que corresponde el lunes siguiente. Si al otorgar tal facilidad a una parte se le extiende el plazo, el árbitro puede igualmente extender la cortesía a la otra parte; por ejemplo, permitirle que presente su memorial de contestación en treinta y dos días.

Días no laborables

Los reglamentos suelen indicar que si el último día del plazo es feriado oficial o no laborable en la residencia o establecimiento de una de las partes, el plazo se extenderá hasta el día hábil siguiente. En la práctica esto puede dar lugar a incertidumbre y confusiones; por ende, a disputas. Por ejemplo, si el establecimiento de una parte está en una ciudad diferente del domicilio de sus abogados, ¿no será mejor tomar en cuenta el domicilio de los abogados en lugar del lugar en donde el cliente tiene su establecimiento?

Extensiones

Siempre he sostenido que un arbitraje es producto de un buen diálogo. Respecto del vencimiento de los plazos, si bien se pueden hacer muchas precisiones en las reglas procesales, no debe olvidarse que el continuo y oportuno diálogo es útil para que todos sepan a que atenerse.

A menudo una parte puede tener razones que justifiquen una petición de extensión. A toda solicitud, el árbitro debe dar oportunidad a la otra parte para comentar. Mi consejo es, a las partes, no oponerse; salvo que sea una demora frívola, o que se dañaría el caso del cliente; esa es mi costumbre. No todos los abogados actúan del mismo modo, para algunos es cuestión de principio negar cualquier petición de la parte contraria. No es buena práctica; se puede poner en riesgo la validez y ejecutabilidad del laudo. Además, es alta la probabilidad de que el árbitro conceda la petición, en cuyo caso, el litigante agresivo queda mal con su contrario para las recíprocas; y no muy bien con el árbitro.

Las partes deben presentar sus peticiones con oportunidad y evitar colocar al árbitro en una situación de arriesgar la validez del laudo, tanto si la concede, como si la niega; ya sea por el innecesario rigor en el cumplimiento del calendario procesal cuando las circunstancias no lo ameritan, o por incurrir en una injusta flexibilidad y desviarse del calendario. Remito a los lectores al anexo sobre petición extemporánea que acompaño a esta entrada; el anexo ilustra un caso en el que, de haberse presentado con oportunidad la solicitud, hubiera sido sencillo resolverla favorablemente; 

No siempre corren las partes con la misma suerte. En otra ocasión reciente, en que el despacho Abascal y Segovia representaba a una parte, el término para presentar un memorial y unos interrogatorios de testigos vencía a las 2400 horas de un viernes. El memorial era complicado y las pruebas numerosas. Preparamos los interrogatorios a los testigos desde el jueves anterior; esto era fácilmente demostrable por los meta data de los archivos electrónicos. Entre el maremágnum de la entrega omitimos acompañar dos interrogatorios.

El memorial y anexos los remitimos, por vía electrónica, el viernes por la noche. El domingo notamos la omisión de los interrogatorios y los mandamos con una comunicación haciendo las aclaraciones pertinentes. No se ocasionaba daño o desigualdad a la otra parte; para efectos prácticos era de importancia relativa si la otra parte veía los interrogatorios el lunes a primera hora en lugar del viernes a las 2400. La parte contraria se opuso a la recepción y el tribunal se negó a recibir los interrogatorios.

Tanto nuestros contrarios, como el tribunal, pusieron en riesgo el laudo; yo no lo hubiera hecho. Las razones que justificaban el olvido eran lógicas y claras; en las circunstancias, la omisión no perjudicaba a la parte contraria ni al principio de trato igual. Una protesta de nuestra parte hubiera bastado para preservar la cuestión como una violación del procedimiento y demandar la nulidad del laudo en caso de que nos fuera desfavorable; y nadie sabe lo que hubiera pasado.

Por fortuna para ellos, se trataba de unos testigos poco importantes y decidimos que no valía la pena protestar. Otro gallo hubiera cantado si la prueba hubiera sido sustancial.

No he agotado el tema. Así que en la próxima entrega continuará con cuestiones tan interesantes como las comunicaciones electrónicas, y otras de similar interés.


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How to eat a model law. Calculation of time periods.

The calculation of time periods can give a lot of headaches. Since the UMLA has no provision in such respect, the Junta de Asesores proposed to add an article. To follow the line of uniformity, the junta decided to propose paragraph 2) of article 2 of the Arbitration Rules of the UNCITRAL of 1976 (UAR or UNCITRAL Arbitration Rules), which says:

"For the purposes of calculating a period of time under these Rules, such period shall begin to run on the day following the day when a notice, notification, communication or proposal is received. If the last day of such period is an official holiday or a non-business day at the residence or place of business of the addressee, the period is extended until the first business day which follows. Official holidays or non-business days occurring during the running of the period of time are included in calculating the period."

The rules

The issue of calculation of the time periods is often dealt with in the arbitration rules. The UAR and the CANACO Rules (article 2.2), CAM (article 5), ICC (article 3.4) and ICDR (18.2). The junta considered that for the arbitrations in which the agreement of the parties did not contemplate it, it was convenient to include an express provision on the calculation of time periods.

I noted at the beginning that the issue is problematic. Neither the article that was finally enacted in the Cco (1419), nor the rules that I mentioned, satisfy all possible scenarios. Thus, it would be correct for the arbitrators and the parties if they foresee these issues, some of which I comment on in this entry. Mi advice is to plan solutions in the procedural calendar and the procedural rules.

Determine the dates

Its better to determine dates than periods of time; for example, its better to stipulate that a memorial shall be submitted on the next February 25, than within a 30 day period; the determined date provides certainty and tranquility for all. It is not always possible. The moment in which a period of time starts to count may be uncertain when the procedural calendar is made; for example, when it is agreed that the period of time shall run from the day following the day in which the exchange of information period is ended. In these cases, as soon as it is possible, it is worth specifying the day. In the example, at the end of the exchange of information period, out of courtesy and good sense, the arbitrator may fix the exact day in which the period of time will end; if he does not, any party may ask him to specify it, and it will be good in doing so.

To determine the dates has, in addition, the advantage of eliminating uncertainties with respect to vague or annoying dates. For example, if the thirty days fall within a weekend, or a Friday, the arbitrator may clarify that the period of time shall end on the day that corresponds to the next Monday. If when granting such concession to a party the period of time is extended, the arbitrator may also grant the same courtesy to the other party; for example, allow it to submit its response memorial in thirty two days.

Non-working days

Rules often indicate that if the last day of the period of time is an official holiday or non-working day in the place of business of one of the parties, the period of time shall be extended until the next working day. In practice this may give way to uncertainty and confusions; and therefore, to disputes. For example, if the place of business of a party is in a city different from its lawyers' place of business, would it not be better to take into account the place of business of the lawyers instead of where the client's?

Extensions

I have always stated that an arbitration is the product of a good dialogue. With respect to the end of the time periods, even when several details may be included in the procedural rules, one should not forget that continuos and opportune dialogue is useful so that all know what to expect.

Often, a party may have reasons that justify a request to extend. To all requests, the arbitrator should provide an opportunity for the other party to comment on. Mi advice is, to the parties, not to oppose; unless it is a frivolous delay, or that would harm that party's case; that is my custom. Not all lawyers act in the same way, for some it is a matter of principle to deny any petition from the opposing party. That is not a good practice; for it may jeopardize the validity and enforceability of the award. Moreover, there is a high probability that the arbitrator shall concede the request, case in which the aggressive litigant will look bad at the face of his opponent when reciprocity matters; and not so well in the face of the arbitrator.

The parties shall submit their requests with due anticipation and avoid putting the arbitrator in a situation of having to risk the validity of the award, whether he grants or rejects it: whether it is for the unnecessary rigor in the fulfillment of the procedural calendar when the circumstances demand otherwise, or for incurring in an unfair flexibility and deviation from the calendar. I refer the readers to the attachment on untimely requests accompanying this entry; the attachment illustrates a case in which, had the request been timely presented, it would have been easy to solve it favorably.

The parties don't always have the same luck. On another recent occasion, in which Abascal, Segovia y Asociados represented one of the parties, the period of time to submit a memorial and interrogatories for the witnesses ended at 24:00 of a Friday. The memorial was complicated and with hefty evidence. We prepared the interrogatories for the witnesses on a Thursday, the week before; this was easily evidenced with the files' metadata. Among the Maremagnum of the memorial we forgot to accompany two interrogatories.

The memorial and the attachments were sent via email on Friday night. On Sunday we noted the omission of the interrogatories and we sent them with a communication specifying what was needed. No harm was being caused to the other party; for practical purposes, it was of minor importance whether the other party saw the interrogatories on Monday morning or Friday at 24:00. The counterpart opposed to the submission and the tribunal rejected the interrogatories.

Both our counterpart and the tribunal put the award at risk; I would not have rejected it. The reasons that justified the omission were clear and logical; in the circumstances, the omission did not cause any harm to the counterpart nor violated the principle of equal treatment. An objection on our part could have sufficed to preserve the issue as a violation of the procedure and initiate setting aside procedures of the award should it be unfavorable; and nobody knows what could have happened.

Fortunately for them, the witnesses were of minor importance and we decided that it was not worth the objection. Another rooster could have sung if the evidence had been essential for the case.

I am not done with this matter. In the next entry I will continue with issues as interesting as electronic communications, and others of similar interests.

Provisional Procedural Calendar

Provisional Procedural Calendar

1. The […], in […] as per the initiative of the arbitrator, there was a meeting between the following persons:

The arbitrator […].

XXX was represented by […]. 

[YYY] was represented by […].

2. The purpose of the meeting was to establish the provisional procedural calendar and the procedural rules of the arbitration referred to above.

3. The Agenda for the meeting was the following

3.1. Brief information from each of the parties on their points of view concerning the nature and substance of the dispute. These presentations were only intended to inform the arbitrator, without them being considered as claims or defenses, for these shall be submitted pursuant to the procedural calendar.

3.2. Considerations on the procedural calendar and rules of procedure.

3.3. Determination of the amount, deposits and payments of the arbitrator’s fees.

4. [To fill in with summaries of what occurred at the meeting].

Provisional procedural calendar

7. The next point was the provisional procedural calendar. After an ample analysis, the following agreements were reached.

7.1 [With respect to this issue I suggest the parties to consider article 1439 of the Commerce Code] […] days after notification of procedural order 1, which shall contain the procedural calendar, [XXX] shall submit its claim memorial. In its claim memorial, [XXX] shall express all its arguments and grounds on law and facts in which its case is based. Moreover, [XXX], shall include all its documentary evidence, witness statements and expert opinions provided to support its case.

7.2. [With respect to this issue I suggest the parties to consider article 1432 of the Code of Commerce] [...] days after the notification of procedural order 1, [YYY] shall submit a memorial in which it shall explain its challenges with respect to the continuation of the arbitration, the arbitrator’s jurisdiction, existence and validity of the arbitration agreement.

7.3. [With respect to this issue I suggest the parties to consider article 1432 of the Code of Commerce] […] days after the notification of procedural order 1, [XXX] shall submit a memorial to defend against the memorial of [XXX] to which point 7.2 refers.

7.4. [With respect to this issue I suggest the parties to consider article 1429 of the Code of Commerce] With respect to the arbitrator’s challenge [I leave it blank to specify if there is a challenge against the arbitrator and the term in which it may be submitted or should have been exercised.] 

7.5. [With respect to this issue I suggest the parties to consider article 1439 of the Code of Commerce] […] days after having received the claim memorial, [YYY] shall submit its response memorial. In its response memorial, [YYY] shall include all its defenses, arguments and grounds on the law and the facts in which its case is based. Moreover, [YYY] shall include all its documentary evidence, witness statements and expert opinions provided to support its case.

7.6. Parties shall have a 10 day period, from the day of submission of the response memorial, or from the deadline to submit it, in which they will provide the other party with written requests to produce information that (i) is not in the possession of the party making the request, (ii) is reasonably expected that the party receiving the request has it, (iii) identifies the documents or categories of documents requested, (iv) is related to the disputed issues of the case, (v) is relevant to the resolution of the arbitration, and (vi) does not create a disproportionate burden on the party that received the request.

7.7. 10 days after receiving the petition, each party shall produce to the other the information that complies with the requirements listed in paragraph 7.6., and that is not protected by privilege, duty of confidentiality or commercial secret. With respect to the information that one party considers it should not produce, it shall provide a report detailing circumstances, with respect to each of the documents or categories of documents to which it refers. The parties shall negotiate during 10 days with respect to the information subject to the dispute and, if there is no agreement, they will have a 5 day period to submit the dispute to the arbitrator, who shall definitely resolve the outstanding issues.

7.8. 30 days after the exchange of documents process is ended, [XXX] shall submit its reply memorial to the response memorial. [XXX] may refer to the issues arising from the response memorial, as well as to the facts of which it learned due to the information received from its counterpart. Moreover, it shall include the additional evidence that is relevant in connection with the information received and the new issues arising from the response memorial. In case that due to lack of grounds it had not submitted expert witness statements with regards to damages and losses, it shall do so in this moment.

7.9. 30 days after receiving the second memorial from [XXX], [YYY] shall submit its reply memorial. This reply memorial shall refer to the issues contained in the reply memorial of [XXX] and, moreover, shall be limited to including the evidence it may have and is related with its reply memorial.

7.10. Once that the stage of written submissions referred to in paragraphs 7.1 to 7.6 has elapsed, the parties and the arbitrator shall decide if a hearing is necessary, as well as the time, place and circumstances in which it will occur.

7.11 The arbitrator may decide on the issues put before him in one or several awards, as he deems convenient.

7.11. At all times, by its own initiative or as per the request of a party, the arbitrator may modify this calendar.

Procedural rules

8.1 The arbitration shall be regulated by Section Four of Book Five of the Code of Commerce. In consequence, the arbitration will be conducted in accordance with the calendar stipulated above and the procedural rules stipulated hereunder. In any case, in absence of the parties’ agreement and in compliance with the provisions of Section Four of Book Five of the Code of Commerce, the arbitrator may conduct the proceeding in the manner it considers appropriate. This power granted to the arbitrator includes the determination on the admissibility, relevance and value of the evidence (article 1434 of the Code of Commerce). The arbitrator shall give the parties an equal treatment and the opportunity to defend their rights (article 1435 of the Code of Commerce). 

Memorials 

8.2. Parties shall make an effort so that their memorials, and its annexes, are clear, short and to the point. They shall avoid, as much as possible, repetitions and abuse of practices such as cutting, pasting and photocopying.

8.3. Parties shall submit their statements of facts in a detailed, clear and complete manner, and shall specifically respond to the fact statements made by the other party. However, parties are not obligated to follow the formalisms that are used in court, for they will rather have freedom to structure their memorials in the manner that is convenient for them.

8.4. Parties shall divide their statements of facts in paragraphs numbered consecutively. Moreover, they shall indicate with titles the chapters or sections in which their memorials are divided. It is convenient that each memorial includes, at the beginning, a table of contents.

8.5. After each presentation of facts, the parties shall identify, each time if possible, the evidence submitted or to be submitted in support of that presentation.

Electronic communications

8.6. Unless something else is agreed in specific cases, all communications, documents and their annexes, shall be sent by email, shared files or other similar methods. To such effect, the arbitrator and the parties will take advantage of the fact that the provisions of the Code of Commerce on electronic commerce allows to consider satisfied those formalities of written, signature, time and place of issuance and place and moment of reception, by means of data messages. To such purpose, the arbitrator’s, the General Secretariat’s and the parties’ addresses are the following:

a. Claimant:

b. Respondent:

c. Arbitrator:

URL or data of the shared files

[These addresses shall be filled in as its necessary in the case]

8.7. When submitting documents in terms of paragraph 8.6, and unless something different is agreed or determined by the arbitrator, it will not be necessary to submit, additionally, printed and signed documents. The parties shall refrain from sending printed documents and, in case these are sent and there are discrepancies, electronic versions shall prevail.

8.8. When a party submits a memorial or any communication more than once, it shall make the necessary indications for the arbitrator and the parties to know that it is a repetition and not a different document.

8.9. When the parties submit their documents and annexes by email to the specified addresses, the communications and annexes shall be deemed to have been submitted on the date in which the email was sent. The recipients shall acknowledge receipt and be responsible for the consequences produced by the omission to acknowledge receipt.

8.10. In connection with the electronic communications, it shall be understood:

8.11. That a communication satisfies the legal requirements of written form if the information contained in its text is accessible for further consultation.

8.12. That a communication or document attached to it satisfies the legal requirements of the signature if in accordance with the usages of electronic commerce, from the data contained in the email, attached document or communication, the author can be identified and it appears that he approves the contents. In all cases, if a party considers that an electronic communication it has knowledge of, should not be considered signed by said party, it shall express so with no delay. Lack of opposition or observations will cause the document to be deemed authentic.

Documents

8.13. Parties shall identify each document submitted to the arbitrator, including its annexes, with a different number. Each document submitted by the Claimant(s) shall begin with letters “[for example, C 1, C2, D 1, D 2]”, followed by the next number.

8.14. Parties shall submit all documents with a list that will indicate for each document, the number, date, type of document, author and, as the case may be, the recipient. They shall be organized and submitted with separators that allow for an easy consultation. When they are documents and annexes submitted electronically or through electronic memory devices, it shall be in electronic binders with table of contents that allow access in a similar way to the hard copy binders and annexes, without the need to make searches, or open the documents to determine their content.

8.15. Parties shall submit the memorials with those documents that refer expressly to it. In exceptional cases, and if it is appropriate taking into consideration all circumstances, the arbitrator may allow for a party to file additional documents at a later stage.

8.16. All documents shall be submitted in the language they were originally drafted. It is deemed necessary, the arbitrator shall ask the parties to translate those sections that are relevant. In this case, with the purpose of making its handling easier, the translations shall be numbered in the same way as the original document.

8.17. All documents submitted to the arbitrator, including originals and copies, shall be considered authentic and complete, unless they are objected without delay by the other party. The objections shall explain the alteration or falsification and offer the direct review of originals and adequate evidence to demonstrate the objection.

8.18. At the request of one of the parties, or by its own initiative, the arbitrator may order to any party to submit a document in its possession, or under its power or control. Said production request shall identify the document with precision and explain its relevance. The arbitrator shall have discretion to decide on said petition considering the legitimate interests of the other party, including confidentiality and concurring circumstances of the case. The arbitrator and the counterpart shall ensure the confidentiality of all documents submitted by the other party, of which they will make use solely in connection with this arbitration. The arbitrator may issue the procedural orders he deems convenient to establish the terms of said confidentiality. All the above, without prejudice to the rest of confidentiality obligations deriving from the arbitration.

8.19. The administration of the record will be in charge of the arbitrator. When a party or an authority requests a copy of the arbitration record, an electronic copy of the record handled by the arbitrator will be sufficient.

Witnesses 

8.20. For each witness, a witness statement in writing and signed shall be submitted, unless the offering party cannot obtain it; which it must explain with due anticipation and explaining the circumstances and reasons it may have. The witness statement shall constitute the direct statement of the witness. When a party offers a statement by a witness that due to his relationship with the other party, a written statement cannot be obtained, when offering the witness statement that party shall propose a questionnaire for the witness, so that the other party shall obtain the answers; if necessary, these witnesses may provide their direct testimony at the hearing.

8.21. Any person may submit testimony as a witness, including officers, employees or any other representative of the parties.

8.22. Each party shall be responsible for the appearance of its own witnesses at the corresponding hearing, except when the other party has waived its right to question the witness and the arbitrator does not require its presence.

8.23. Each party shall bear with the expenses caused by the appearance of its witnesses. The arbitrator shall decide on the allocation of said expenses in the final award.

8.24. At the request of one of the parties, or by its own initiative, the arbitrator may require the appearance of a witness.

8.25. In case that a witness does not appear after a first summon, the arbitrator may order an additional summon if he considers that there was a sufficient motive to justify the absence and if the testimony was relevant.

8.26. The arbitrator may allow a witness to give testimony only in writing if the witness adduces a reason that suffices for not to appear at the hearing to which he was summoned, once the circumstances of the case have been reviewed. Exceptionally, the arbitrator may also take into account the testimony in writing of a witness that did not appear at the indicated date nor expressed any valid reason for not to appear.

8.27. The arbitrator may issue a procedural order with respect to the language in which the witnesses shall render their testimony and the requirements related to the translation of any testimony made in a language different to that of the arbitration.

8.28. In the hearing, the examination of witnesses shall proceed in the following manner:

8.29. The party that offered the witness may question the witness briefly, if such party deems it necessary to complete its witness statement.

8.30. The counterparty may then proceed to cross-examine the witness.

8.31. The party that offered the witness may afterwards make some questions in connection with the issues or aspects that were the content of the cross-examination; and

8.32. The arbitrator shall have the possibility of questioning the witness at any time prior, during or after the examination of any of the parties.

8.33. The arbitrator shall have discretion on the procedure to hear statements from the witnesses. The arbitrator may:

· reject the appearance of a witness if he considers that the facts on which he was going to provide a statement are proven or irrelevant;

· limit or eliminate a party’s right to examine a witness when he considers that a certain issue has been already demonstrated by other evidence or is irrelevant; or

· order that a witness appears again to make additional questions as he deems appropriate at any time,

· order the confrontation of witnesses.

9.34. The arbitrator may consider exceptions to these rules on witness testimony if he finds it justified or convenient to fulfill its mandate.

Experts

8.35. Each party may retain the services and submit the opinions of one or more experts to the arbitrator. The rules of paragraphs 8.20 and 8.22 to 8.34. above, shall apply by analogy to the experts opinions. It shall be understood that the witness testimony shall be substituted by an experts opinion, en which the opinion and conclusions of the expert, besides the facts, evidence, information and methodology used by the expert to reach his conclusions.

8.36. When the arbitrator deems convenient to appoint an expert, article 1442 of the Code of Commerce shall be followed. In consequence, the arbitrator may, by its own initiative or as per the requirement of one of the parties, appoint one or more experts. The arbitrator shall consult with the parties on the selection, mission and conclusions of said experts. The arbitrator may, on its own initiative or as per the request of one party, request the oral statement of said expert or experts. The guidelines mentioned in point 3 above shall apply analogically to said statements.

Modification

9.40. When he deems it convenient or appropriate to give the parties an opportunity to defend their rights and treat them equally, or for the efficient conduction of the arbitration, the arbitrator may eliminate or modify these rules. For that, he shall hear the parties and provide them with opportune knowledge of the corresponding determinations.

Point 3 of the agenda to be filled in with the result of the deliberation.

Anexo de Reglas procesales

Calendario procesal provisional.

1. EL […], en […] a convocatoria del árbitro, se reunieron las siguientes personas

El árbitro […].

XXX estuvo representada por […]. 

[YYY] estuvo representada por […].

2. El propósito de la reunión fue establecer el calendario procesal provisional y las reglas procesales del arbitraje arriba referido.

3. Orden del día fue el siguiente

3.1. Breve información por cada una de las partes de sus puntos de vista acerca de la naturaleza y sustancia de la disputa. Estas exposiciones servirán únicamente para informar al árbitro, sin que puedan ser tratadas como demandas o contestaciones, ya que éstas se deberán presentar conforme al calendario procesal.

3.2. Consideraciones acerca del calendario procesal y reglas del procedimiento.

3.3. Determinación del monto, depósitos y pago de los honorarios del árbitro.

4. Para llenar con resumenes de lo ocurrido.

Calendario procesal provisional

7. El siguiente punto fue el calendario procesal provisional. Después de un amplio análisis, se llegó a los siguientes acuerdos.

7.1 [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1439 del Código de Comercio] […] días después de la notificación de la orden procesal 1, que contendrá el calendario procesal, [XXX] presentará su memorial de demanda. En su memorial de demanda [XXX] deberá expresar todas sus reclamaciones, los fundamentos de hecho y de derecho en que basa su caso. Asimismo, [XXX] deberá acompañar todas las pruebas documentales, testimoniales y periciales que ofrece para sustentar su caso.

7.2. [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1432 del Código de Comercio] […] días después de la notificación de la orden procesal 1, [YYY] deberá presentar un memorial en el que someta sus impugnaciones acerca de la procedencia del arbitraje, competencia del arbitro, existencia y validez del acuerdo de arbitraje.

7.3. [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1432 del Código de Comercio] […] días después de la notificación de la orden procesal 1, [XXX] deberá presentar un memorial en el que conteste el memorial de [XXX] a que se refiere el punto 7.2.

7.4. [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1429 del Código de Comercio] Respecto de la recusación del árbitro [lo dejo en blanco para precisar si existe una recusación al árbitro y él término en que se debe intentar o debió haber intentado.] 

7.5. [Respecto de esta cuestión sugiero a las partes considerar el artículo 1439 del Código de Comercio] […] días después de haber recibido el memorial de demanda [YYY] deberá presentar su memorial de contestación. En su memorial de contestación [YYY] deberá expresar todas sus defensas, reclamaciones, los fundamentos de hecho y de derecho en que basa su caso. Asimismo, [YYY] deberá acompañar todas las pruebas documentales, testimoniales y periciales que ofrece para sustentar su caso.

7.6. Las partes tendrán un plazo de 10 días contados a partir de la presentación del memorial de contestación, o del vencimiento del plazo para hacerlo, en el cual harán a la otra parte peticiones por escrito de información que (i) no obre en poder de la parte que hace la petición, (ii) sea razonable esperar que la parte que recibe la petición la tenga, (iii) identifique los documentos o categorías de documentos que pida, (iv) esté relacionada con las cuestiones debatidas en el caso, (v) sea pertinente para la resolución del arbitraje, y (vi) no genere una carga desproporcionada en la parte que recibe la petición.

7.7. 10 días después de haber recibido la petición, cada parte deberá entregar a la otra la información que cumpla con los requisitos enumerados en el párrafo 7.6., y que no esté protegida por privilegio, deber de confidencialidad o secreto industrial. Respecto de la información que una parte estima que no debe entregar, deberá rendir un informe circunstanciado respecto de cada uno de los documentos o categorías de documentos de que se trate. Las partes negociarán durante 10 días respecto de la información sujeta a disputa y, de no ponerse de acuerdo, tendrán un plazo de 5 días para someter la diferencia al árbitro, él que resolverá definitivamente las cuestiones suscitadas.

7.8. 30 días después de que el proceso de intercambio de información haya terminado, [XXX] deberá presentar su segundo memorial de réplica al memorial de contestación. [XXX] podrá referirse a las cuestiones que resulten del memorial de contestación y, así como a los hechos que haya conocido con motivo de la información recibida de su contraparte. Asimismo, deberá anexar las pruebas adicionales que sean pertinentes en relación con la información recibida y las nuevas cuestiones resultantes del memorial de contestación. En caso de que por falta de elementos no haya podido presentar los testimonios de sus expertos en materia de daños y perjuicios, lo podrá hacer en ese momento.

7.9. 30 días después de haber recibido el segundo memorial de [XXX], [YYY] deberá presentar su segundo memorial de respuesta. El segundo memorial se referirá a las cuestiones planteadas por el segundo memorial de [XXX] y, asimismo, se limitará a anexar las pruebas que tenga y que estén relacionadas con su segundo memorial.

7.10. Una vez transcurrida la etapa de presentación escrita a que se refieren los párrafos 7.1 a 7.6, las partes y el árbitro decidirán si es necesaria una audiencia, así como el tiempo, lugar y circunstancias en que se llevará a cabo.

7.11 El árbitro podrá decidir las cuestiones propuestas en uno o varios laudos, según lo estime conveniente..

7.11. En todo momento, por iniciativa propia o a petición de parte, el árbitro podrá modificar este calendario.

Reglas procesales

8.1 El arbitraje se regirá por el Título Cuarto del Libro Quinto del Código de Comercio. En consecuencia, el arbitraje se llevará a cabo conforme al calendario arriba estipulado y las reglas procesales que se estipulan a continuación. En cualquier caso de falta de acuerdo de las partes y con sujeción a las disposiciones del Título Cuarto del Libro Quinto del Código de Comercio, el árbitro podrá dirigir el procedimiento del modo que considere apropiado. Esta facultad conferida al árbitro incluye la de determinar sobre la admisibilidad, pertinencia y valor de las pruebas (artículo 1434 del Código de Comercio). El árbitro deberá dar trato igual a las partes y oportunidad de defender sus derechos (artículo 1435 del Código de Comercio). 

Memoriales 

8.2. Las partes deberán esforzarse en que sus memoriales, y sus anexos, sean cortos, claros y al punto. Deberán evitar, en lo posible, las repeticiones y el abuso de prácticas como las de cortar, pegar y fotocopiar.

8.3. Las partes deberán presentar sus exposiciones de hechos de manera detallada, clara y completa, y deberán responder específicamente a las afirmaciones de hechos realizadas por la otra parte. Sin embargo, las partes no están obligadas a seguir los formalismos que se usan en el foro, sino que gozan de libertad para estructurar sus memoriales de la manera que les convenga.

8.4. Las partes deberán dividir sus exposiciones de hechos en párrafos numerados consecutivamente. Asimismo, deberán indicar con títulos los capítulos o secciones en que se dividan sus memoriales. Conviene que cada memorial tenga, al inicio, un índice.

8.5. Tras cada exposición de hechos, las partes deberán identificar, siempre que sea posible, las pruebas presentadas o que vayan a presentar en apoyo de dicha exposición.

Comunicaciones electrónicas

8.6 Salvo que otra cosa se acuerde en casos específicos, todas las comunicaciones, escritos y sus anexos, se remitirán por correo electrónico, archivos compartidos u otros medios semejantes. Al efecto, el árbitro y las partes aprovechan que las disposiciones del Código de Comercio sobre el comercio electrónico permite considerar satisfechas las formalidades del escrito, firma, momento y lugar de remisión y lugar y momento de recepción, por medio de mensajes de datos. Para este efecto, las direcciones del árbitro, de la Secretaría General y de las partes son las que siguen:

a. Demandante: 

b. Demandada:

c. Arbitro:

Dirección o datos del archivo compartido

[Estas direcciones deberán llenarse como sea necesario en el caso]

8.7. Cuando se remitan documentos en los términos del párrafo 8.6, y salvo que otra cosa se convenga o lo determine el árbitro, no será necesario remitir, además, documentos impresos y firmados. Las partes deberán abstenerse de enviar documentos impresos y, en caso de que estos se envíen y haya discrepancias, las versiones electrónicas prevalecerán.

8.8. Cuando una parte remita más de una vez un memorial o cualquier clase de comunicación, deberá hacer las indicaciones necesarias para que el árbitro y las partes sepan que se trata de una repetición y no de un escrito diferente.

8.9. Cuando las partes remitan escritos y sus anexos por correo electrónico a las direcciones señaladas, las comunicaciones y anexos se deberán tener por presentados en la fecha de salida del correo electrónico. Los destinatarios deberán acusar recibo y serán responsables de las consecuencias que produzca la omisión del acuse de recibo.

8.10. En relación con las comunicaciones electrónicas, se entenderá:

8.11. Que una comunicación satisface los requisitos legales de la forma escrita si la información consignada en su texto es accesible para ulterior consulta.

9.12. Que una comunicación o escrito anexo a ella satisface los requisitos legales de la firma si conforme a los usos del comercio electrónico, de los datos consignados en el correo electrónico, documento anexo o comunicación se identifica a su autor y aparece que éste aprueba su contenido. En todo caso, si una parte considera que una comunicación electrónica de la que tiene conocimiento no debe considerarse firmada por dicha parte deberá hacerlo valer sin dilación. La falta de oposición u observaciones hará que se tenga el documento como auténtico.

Documentos

9.13. Las partes deberán identificar cada documento presentado al árbitro arbitral, incluyendo sus escritos, con un número diferente. Cada documento presentado por la(s) Demandante(s) comenzará con las letras “[por ejemplo, CIC 1, CIC2, Trad 1, Trad 2]” seguidas del número correspondiente. 

9.14. Las partes deberán presentar todos los documentos con una lista que indicará por cada documento el número, la fecha, el tipo de documento, el autor y, en su caso, el destinatario. Deberán organizarse y presentarse, con separadores que permitan su fácil consulta. Cuando sean escritos y anexos remitidos por vía electrónica o en dispositivos informáticos de memoria, se hará en carpetas con índices que permitan su acceso en forma semejante a las carpetas y anexos documentados, sin necesidad de tener que hacer búsquedas, o abrir los documentos para conocer su contenido.

9.15. Las partes deberán presentar los documentos con aquellos escritos que se refieran expresamente a ellos. En casos excepcionales, y de resultar apropiado tomando en cuenta todas las circunstancias, el árbitro podrá permitir a una parte presentar documentos adicionales en una fecha posterior.

9.16. Todos los documentos se deberán presentar en el idioma en el que originalmente fueron redactados. Si lo estimare necesario, el árbitro pedirá a las partes la traducción de aquellos pasajes que sean pertinentes. En este supuesto, con el fin de facilitar su manejo, las traducciones deberán ser paginadas de la misma forma que el documento original.

9.17. Todos los documentos presentados al árbitro, incluidos originales y copias, se tendrán por auténticos y completos, salvo que sean objetados sin dilación por la otra parte. Las objeciones deberán especificar en que consiste la alteración o falsificación y ofrecer el cotejo y prueba pertinente para demostrarla.

9.18. A petición de una de las partes, o por su propia iniciativa, el árbitro arbitral podrá ordenar a cualquier parte la presentación de un documento que se halle en su posesión, o bajo su poder o control. Dicha petición de presentación deberá identificar el documento con precisión, además de establecer su relevancia. El árbitro arbitral gozará de la discreción de decidir sobre dicha petición atendiendo a los legítimos intereses de la otra parte, incluido el relativo a la confidencialidad y a las circunstancias concurrentes al caso. El árbitro arbitral y la parte contraria garantizarán la confidencialidad de todos los documentos presentados por la otra parte, de los que harán uso únicamente en relación con el presente arbitraje. El árbitro arbitral podrá emitir las órdenes procesales que estime convenientes para establecer los términos de dicha confidencialidad. Todo ello sin perjuicio del resto de las obligaciones de confidencialidad que dimanan del arbitraje.

9.19. El manejo del expediente quedará a cargo del presidente del árbitro. Cuando una parte o autoridad solicite copia del expediente bastará con una copia electrónica del expediente que lleva el árbitro.

Testigos

9.20. Por cada testigo, se deberá presentar una declaración testimonial por escrito y firmada, salvo que la parte que lo presenta no pueda obtenerla; lo que deberá hacer saber con toda oportunidad y expresando circunstanciadamente las razones que tenga. La declaración testimonial será la declaración directa del testigo. Cuando una parte proponga la declaración de un testigo que por su relación con la otra parte, no pueda obtener su declaración escrita, al ofrecer la prueba propondrá el cuestionario al testigo, para que la otra parte obtenga las respuestas; de ser necesario, esos testigos podrán dar su testimonio directo en la audiencia.

9.21. Cualquier persona podrá prestar testimonio en calidad de testigo, incluyendo directivos, empleados u otro tipo de representantes de las partes.

9.22. Cada parte será responsable de la comparecencia de sus propios testigos en la audiencia correspondiente, excepto cuando la otra parte haya renunciado a su derecho de repreguntar al testigo y el árbitro arbitral no requiera su presencia.

9.23. Cada parte sufragará los gastos que origine la comparecencia de sus testigos. El árbitro arbitral decidirá sobre la asignación de dichos gastos en el laudo final.

9.24. A petición de una de las partes, o por su propia iniciativa, el árbitro arbitral podrá requerir la comparecencia de un testigo.

9.25. En caso de que un testigo no comparezca tras su primera convocatoria, el árbitro podrá ordenar su ulterior comparecencia si considera que existió un motivo suficiente que justificase su falta de comparecencia y su testimonio fuese relevante.

9.26. El árbitro podrá permitir a un testigo dar testimonio sólo por escrito si éste adujese una razón suficiente para no comparecer en la audiencia en la que se le requirió, una vez tenidas en cuenta las circunstancias del caso. Excepcionalmente, el árbitro podrá también tener en cuenta el testimonio escrito de un testigo que no compareció en la fecha indicada ni alegó motivo válido para no hacerlo.

9.27. El árbitro podrá emitir una orden procesal relativa al idioma en que los testigos rendirán su testimonio y los requisitos relativos a la traducción de cualquier testimonio realizado en un idioma distinto del idioma del arbitraje.

9.28. En la audiencia, los interrogatorios de los testigos podrán proceder de la siguiente manera:

9.29. La parte que haya propuesto el testigo podrá interrogarle brevemente, si estimase necesario completar su declaración testimonial.

9.30. La parte contraria podrá entonces proceder a su contra interrogatorio.

9.31. La parte que propuso el testigo podrá a continuación hacerle preguntas en relación con las cuestiones o aspectos que hayan sido objeto del contrainterrogatorio; y

9.32. El árbitro tendrá la posibilidad de interrogar al testigo en cualquier momento antes, durante o después del interrogatorio por cualquiera de las partes.

9.37. El árbitro tendrá discreción sobre el procedimiento para oír declaraciones de los testigos. El árbitro arbitral podrá:

· rechazar la comparecencia de un testigo si considerase que los hechos sobre los que iba a prestar             declaración están probados o son irrelevantes;

· limitar o eliminar el derecho de una parte a interrogar a un testigo cuando considere que una                   determinada cuestión ya ha sido cubierta por otra prueba o es irrelevante; o bien

· ordenar que un testigo vuelva a comparecer para formularle las preguntas adicionales que estime             apropiadas en cualquier momento,

· ordenar el careo de los testigos.

9.37. El árbitro podrá hacer excepciones a estas reglas sobre la prueba testimonial si lo encuentra justificado o conveniente para cumplir con su mandato.

Peritos

9.37 Cada parte podrá recabar los servicios y presentar los dictámenes de uno o más peritos al árbitro. Las reglas de los párrafos 9.20 y 9.22 a 9.37., que preceden se aplicarán por analogía a los dictámenes de los expertos. Se entenderá que la declaración testimonial será sustituida por la declaración del experto, en el cual se expondrá la opinión y conclusiones del experto, además de los hechos, pruebas, información y metodología utilizados para llegar a dichas conclusiones.

9.38 Cuando el árbitro arbitral estime conveniente designar un experto se procederá en los términos del artículo 1442 del Código de Comercio. En consecuencia, el árbitro arbitral podrá, de propia iniciativa o a requerimiento de una de las partes, nombrar uno o más expertos. El árbitro consultará con las partes acerca de la selección, la misión y las conclusiones de tales expertos. El árbitro podrá, de propia iniciativa o a petición de una de las partes, pedir declaración oral a dicho experto o expertos. Los lineamientos mencionados en el punto 3 que precede serán de aplicación analógica a dichas declaraciones.

Modificación

9.40 Cuando lo encuentre conveniente o apropiado para dar oportunidad a las partes de defender su derecho y darles trato igual, o para la eficaz administración del arbitraje, el árbitro podrá suprimir o modificar estas reglas. Para ello, deberá oír a las partes y darles conocimiento oportuno de las determinaciones correspondientes.

Punto 3 del orden del día para llenar con el resultado de la deliberación