Como se come una ley modelo. Cómputo de términos.

                      

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Cómputo de los términos. Artículo adicional

El cómputo de los términos puede dar muchos dolores de cabeza. Como la LMA no tiene ninguna disposición al respecto, la Junta de Asesores propuso agregar un artículo. Para seguir la línea de la uniformidad, la junta decidió proponer el párrafo 2) del artículo 2 del Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI de 1976 (RAU o Reglamento de arbitraje de la UNCITRAL), que dice:

"Para los fines del cómputo de un plazo establecido en el presente Reglamento, tal plazo comenzará a correr desde el día siguiente a aquel en que se reciba una notificación, nota, comunicación o propuesta. Si el último día de ese plazo es feriado oficial o no laborable en la residencia o establecimiento de los negocios del destinatario, el plazo se prorrogará hasta el primer día laborable siguiente. Los demás feriados oficiales o días no laborables que ocurran durante el transcurso del plazo se incluirán en el cómputo del plazo”.

Los reglamentos

La cuestión del cómputo de los plazos suele estar considerada en los reglamentos de arbitraje. El RUA y el Reglamento de CANACO (artículo 2.2), el del CAM (artículo 5), el de la CCI (artículo 3.4.) y el de ICDR (18.2). La junta consideró que para los arbitrajes en que no se hubiera previsto por el acuerdo de las partes, convenía una disposición expresa sobre el cómputo de los términos.

Apunté al principio que la cuestión es problemática. Ni el artículo que finalmente se adoptó en el Cco (1419), ni los reglamentos que mencioné, satisfacen todos los escenarios posibles. Así que harán bien los árbitros y las partes si prevén ciertas cuestiones, algunas de las cuales comento en esta entrada. s Mi consejo es prever soluciones en el calendario y en las reglas procesales.

Determinar las fechas

Es mejor fijar fechas que plazos; por ejemplo, mejor estipular que un memorial deberá presentarse el 25 de febrero próximo, que dentro de un plazo de treinta días; la fecha determinada da certeza y tranquilidad a todos. No siempre es posible. El momento en que comenzará a correr un término puede ser incierto cuando se hace el calendario; por ejemplo, cuando se acuerda que el término correrá a partir del día siguiente a aquel en que haya terminado el periodo de intercambio de información. En estos casos, apenas sea posible, vale la pena precisar el día. En el ejemplo, al terminar el periodo de intercambio de información, por cortesía y buen sentido, el árbitro puede fijar el día exacto en que vencerá el término; si no lo hace, cualquier parte puede pedirle que haga la precisión, y hará bien.

Determinar las fechas tiene, además, la ventaja de eliminar incertidumbres respecto de fechas dudosas o molestas. Por ejemplo, si los treinta días caen dentro de un fin de semana, incluso en viernes, el árbitro puede aclarar que el plazo vencerá el día que corresponde el lunes siguiente. Si al otorgar tal facilidad a una parte se le extiende el plazo, el árbitro puede igualmente extender la cortesía a la otra parte; por ejemplo, permitirle que presente su memorial de contestación en treinta y dos días.

Días no laborables

Los reglamentos suelen indicar que si el último día del plazo es feriado oficial o no laborable en la residencia o establecimiento de una de las partes, el plazo se extenderá hasta el día hábil siguiente. En la práctica esto puede dar lugar a incertidumbre y confusiones; por ende, a disputas. Por ejemplo, si el establecimiento de una parte está en una ciudad diferente del domicilio de sus abogados, ¿no será mejor tomar en cuenta el domicilio de los abogados en lugar del lugar en donde el cliente tiene su establecimiento?

Extensiones

Siempre he sostenido que un arbitraje es producto de un buen diálogo. Respecto del vencimiento de los plazos, si bien se pueden hacer muchas precisiones en las reglas procesales, no debe olvidarse que el continuo y oportuno diálogo es útil para que todos sepan a que atenerse.

A menudo una parte puede tener razones que justifiquen una petición de extensión. A toda solicitud, el árbitro debe dar oportunidad a la otra parte para comentar. Mi consejo es, a las partes, no oponerse; salvo que sea una demora frívola, o que se dañaría el caso del cliente; esa es mi costumbre. No todos los abogados actúan del mismo modo, para algunos es cuestión de principio negar cualquier petición de la parte contraria. No es buena práctica; se puede poner en riesgo la validez y ejecutabilidad del laudo. Además, es alta la probabilidad de que el árbitro conceda la petición, en cuyo caso, el litigante agresivo queda mal con su contrario para las recíprocas; y no muy bien con el árbitro.

Las partes deben presentar sus peticiones con oportunidad y evitar colocar al árbitro en una situación de arriesgar la validez del laudo, tanto si la concede, como si la niega; ya sea por el innecesario rigor en el cumplimiento del calendario procesal cuando las circunstancias no lo ameritan, o por incurrir en una injusta flexibilidad y desviarse del calendario. Remito a los lectores al anexo sobre petición extemporánea que acompaño a esta entrada; el anexo ilustra un caso en el que, de haberse presentado con oportunidad la solicitud, hubiera sido sencillo resolverla favorablemente; 

No siempre corren las partes con la misma suerte. En otra ocasión reciente, en que el despacho Abascal y Segovia representaba a una parte, el término para presentar un memorial y unos interrogatorios de testigos vencía a las 2400 horas de un viernes. El memorial era complicado y las pruebas numerosas. Preparamos los interrogatorios a los testigos desde el jueves anterior; esto era fácilmente demostrable por los meta data de los archivos electrónicos. Entre el maremágnum de la entrega omitimos acompañar dos interrogatorios.

El memorial y anexos los remitimos, por vía electrónica, el viernes por la noche. El domingo notamos la omisión de los interrogatorios y los mandamos con una comunicación haciendo las aclaraciones pertinentes. No se ocasionaba daño o desigualdad a la otra parte; para efectos prácticos era de importancia relativa si la otra parte veía los interrogatorios el lunes a primera hora en lugar del viernes a las 2400. La parte contraria se opuso a la recepción y el tribunal se negó a recibir los interrogatorios.

Tanto nuestros contrarios, como el tribunal, pusieron en riesgo el laudo; yo no lo hubiera hecho. Las razones que justificaban el olvido eran lógicas y claras; en las circunstancias, la omisión no perjudicaba a la parte contraria ni al principio de trato igual. Una protesta de nuestra parte hubiera bastado para preservar la cuestión como una violación del procedimiento y demandar la nulidad del laudo en caso de que nos fuera desfavorable; y nadie sabe lo que hubiera pasado.

Por fortuna para ellos, se trataba de unos testigos poco importantes y decidimos que no valía la pena protestar. Otro gallo hubiera cantado si la prueba hubiera sido sustancial.

No he agotado el tema. Así que en la próxima entrega continuará con cuestiones tan interesantes como las comunicaciones electrónicas, y otras de similar interés.


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How to eat a model law. Calculation of time periods.

The calculation of time periods can give a lot of headaches. Since the UMLA has no provision in such respect, the Junta de Asesores proposed to add an article. To follow the line of uniformity, the junta decided to propose paragraph 2) of article 2 of the Arbitration Rules of the UNCITRAL of 1976 (UAR or UNCITRAL Arbitration Rules), which says:

"For the purposes of calculating a period of time under these Rules, such period shall begin to run on the day following the day when a notice, notification, communication or proposal is received. If the last day of such period is an official holiday or a non-business day at the residence or place of business of the addressee, the period is extended until the first business day which follows. Official holidays or non-business days occurring during the running of the period of time are included in calculating the period."

The rules

The issue of calculation of the time periods is often dealt with in the arbitration rules. The UAR and the CANACO Rules (article 2.2), CAM (article 5), ICC (article 3.4) and ICDR (18.2). The junta considered that for the arbitrations in which the agreement of the parties did not contemplate it, it was convenient to include an express provision on the calculation of time periods.

I noted at the beginning that the issue is problematic. Neither the article that was finally enacted in the Cco (1419), nor the rules that I mentioned, satisfy all possible scenarios. Thus, it would be correct for the arbitrators and the parties if they foresee these issues, some of which I comment on in this entry. Mi advice is to plan solutions in the procedural calendar and the procedural rules.

Determine the dates

Its better to determine dates than periods of time; for example, its better to stipulate that a memorial shall be submitted on the next February 25, than within a 30 day period; the determined date provides certainty and tranquility for all. It is not always possible. The moment in which a period of time starts to count may be uncertain when the procedural calendar is made; for example, when it is agreed that the period of time shall run from the day following the day in which the exchange of information period is ended. In these cases, as soon as it is possible, it is worth specifying the day. In the example, at the end of the exchange of information period, out of courtesy and good sense, the arbitrator may fix the exact day in which the period of time will end; if he does not, any party may ask him to specify it, and it will be good in doing so.

To determine the dates has, in addition, the advantage of eliminating uncertainties with respect to vague or annoying dates. For example, if the thirty days fall within a weekend, or a Friday, the arbitrator may clarify that the period of time shall end on the day that corresponds to the next Monday. If when granting such concession to a party the period of time is extended, the arbitrator may also grant the same courtesy to the other party; for example, allow it to submit its response memorial in thirty two days.

Non-working days

Rules often indicate that if the last day of the period of time is an official holiday or non-working day in the place of business of one of the parties, the period of time shall be extended until the next working day. In practice this may give way to uncertainty and confusions; and therefore, to disputes. For example, if the place of business of a party is in a city different from its lawyers' place of business, would it not be better to take into account the place of business of the lawyers instead of where the client's?

Extensions

I have always stated that an arbitration is the product of a good dialogue. With respect to the end of the time periods, even when several details may be included in the procedural rules, one should not forget that continuos and opportune dialogue is useful so that all know what to expect.

Often, a party may have reasons that justify a request to extend. To all requests, the arbitrator should provide an opportunity for the other party to comment on. Mi advice is, to the parties, not to oppose; unless it is a frivolous delay, or that would harm that party's case; that is my custom. Not all lawyers act in the same way, for some it is a matter of principle to deny any petition from the opposing party. That is not a good practice; for it may jeopardize the validity and enforceability of the award. Moreover, there is a high probability that the arbitrator shall concede the request, case in which the aggressive litigant will look bad at the face of his opponent when reciprocity matters; and not so well in the face of the arbitrator.

The parties shall submit their requests with due anticipation and avoid putting the arbitrator in a situation of having to risk the validity of the award, whether he grants or rejects it: whether it is for the unnecessary rigor in the fulfillment of the procedural calendar when the circumstances demand otherwise, or for incurring in an unfair flexibility and deviation from the calendar. I refer the readers to the attachment on untimely requests accompanying this entry; the attachment illustrates a case in which, had the request been timely presented, it would have been easy to solve it favorably.

The parties don't always have the same luck. On another recent occasion, in which Abascal, Segovia y Asociados represented one of the parties, the period of time to submit a memorial and interrogatories for the witnesses ended at 24:00 of a Friday. The memorial was complicated and with hefty evidence. We prepared the interrogatories for the witnesses on a Thursday, the week before; this was easily evidenced with the files' metadata. Among the Maremagnum of the memorial we forgot to accompany two interrogatories.

The memorial and the attachments were sent via email on Friday night. On Sunday we noted the omission of the interrogatories and we sent them with a communication specifying what was needed. No harm was being caused to the other party; for practical purposes, it was of minor importance whether the other party saw the interrogatories on Monday morning or Friday at 24:00. The counterpart opposed to the submission and the tribunal rejected the interrogatories.

Both our counterpart and the tribunal put the award at risk; I would not have rejected it. The reasons that justified the omission were clear and logical; in the circumstances, the omission did not cause any harm to the counterpart nor violated the principle of equal treatment. An objection on our part could have sufficed to preserve the issue as a violation of the procedure and initiate setting aside procedures of the award should it be unfavorable; and nobody knows what could have happened.

Fortunately for them, the witnesses were of minor importance and we decided that it was not worth the objection. Another rooster could have sung if the evidence had been essential for the case.

I am not done with this matter. In the next entry I will continue with issues as interesting as electronic communications, and others of similar interests.