Legislación complementaria. Intercambio de información. Confidencialidad I

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Confidencialidad en la Torre de Babel

El concepto de confidencialidad, es un ejemplo típico de Babel.

Los problemas pueden surgir no sólo en el intercambio de información, sino también cuando los árbitros exigen a una parte que les proporcione cierta información. Para negarse a proporcionar información las partes alegan diferentes conceptos, tales como que la información es confidencial, es privilegiada, es un secreto industrial y otros. Son términos muy socorridos en la práctica, pero que carecen de definición, regulación y consecuencias uniformes en los diversos sistemas legales. Tienen su base en disposiciones legales, en usos o en códigos de ética, que obligan a la parte requerida; o simples alegaciones.

Las Reglas de la IBA

Las Reglas de la IBA (International Bar Association) sobre práctica de prueba en el arbitraje internacional, en las disposiciones que se ocupan de la información confidencial, me servirán para mostrar la amplitud e indefinición de estos conceptos. Aclaro que con este solo propósito las traigo a colación aquí; ya que, como expondré, su puesta en práctica puede ser problemática.

Las Reglas de la IBA solo son aplicables si las partes expresamente así lo convienen. No he participado en ningún arbitraje en que las partes hayan convenido su aplicación. Vagamente recuerdo haber visto una cláusula en la que se convenía que se aplicarían. También he visto abogados y árbitros con poca experiencia que las proponen como reglas adicionales del arbitraje.

La ambición de regular todos los aspectos de la prueba, bajo todos los sistemas y prácticas, hace que las Reglas de la IBA sean muy complejas en unos casos y vagas en otros. La estipulación de que se aplicarían con preferencia al reglamento de arbitraje convenido (artículo 1.3.), así como la posibilidad de que se contradigan con la ley del arbitraje aplicable, genera riesgos. Muy particularmente el de la sobrerregulación del arbitraje y el del incremento litigioso posterior al arbitraje.

No obstante lo anterior, son muy útiles usadas como lineamientos; a mi me han sido de gran utilidad. Según mi experiencia, su uso como lineamientos es predominante y mucho éxito. 

Reglas de la IBA. Poderes del tribunal arbitral

El artículo 9.2., permite al tribunal arbitral excluir, a instancia de parte o de oficio, la prueba o la exhibición de cualquier documento, declaración, testimonio oral por: (b) "la existencia de impedimento legal o privilegio bajo las normas jurídicas o éticas determinadas como aplicables por el Tribunal Arbitral”; (e) por "confidencialidad por razones comerciales o técnicas que el Tribunal Arbitral estime suficientemente relevantes; o (f) por razones de especial sensibilidad política o institucional que el Tribunal Arbitral estime suficientemente relevantes (incluyendo pruebas que hayan sido clasificadas como secretas por parte de un gobierno o institución política internacional)”. (énfasis añadido)

No es predecible saber adonde llevará la expresión de que se aplicarán las normas jurídicas o éticas determinadas por el tribunal arbitral. Por ejemplo, salvo que las partes lo hayan autorizado de modo expreso, ¿en donde reside el poder del tribunal para determinar que esas normas jurídicas o éticas son aplicables? Abajo comento brevemente algunos problemas.

Tampoco será predecible el resultado de las expresiones relativas a la confidencialidad por razones comerciales o técnicas, o de especial sensibilidad política o institucional, que el tribunal estime suficientemente relevantes. Son conceptos vagos; olvidan que el diablo está en los detalles.

Lineamientos al tribunal

El artículo 9.3., ofrece lineamientos al tribunal para evaluar la existencia de impedimentos legales o privilegios, en la medida en que sea permitido por cualesquiera normas jurídicas o éticas obligatorias cuya aplicación fuera determinada por el tribunal. Entre las cuestiones que el tribunal puede tomar en consideración se encuentran: (a) cualquier necesidad de proteger la confidencialidad de un Documento creado o de una declaración o comunicación oral realizada en relación con o al efecto de proporcionar u obtener asesoramiento jurídico; (b) cualquier necesidad de proteger la confidencialidad de un Documento creado o de una comunicación oral realizada en relación con y al efecto de negociaciones con el objeto de arribar a una transacción; (c) las expectativas de las partes y de sus asesores al tiempo en que se alega que ha surgido el impedimento o privilegio legal; (d) cualquier posible dispensa de un impedimento o privilegio legal aplicable en virtud de consentimiento, revelación anterior, uso favorable del Documento, declaración, comunicación oral o recomendación contenida en ella, o de cualquier otro modo; y (e) la necesidad de mantener la equidad e igualdad entre las partes, particularmente si ellas estuvieran sujetas a normas jurídicas o éticas diferentes”. (énfasis añadido)

Aquí, también, cabe comentar que no se puede predecir el resultado al que llegará el tribunal, al aplicar las expresiones que subrayé en el párrafo anterior. Al final se traducirá en “lo que diga el tribunal".

Límites al poder del tribunal

El poder para decidir cuales son “las normas jurídicas o éticas determinadas como aplicables por el tribunal”, tiene limites. Tampoco es discrecional. Es cierto que, sujeto a la legislación del arbitraje aplicable en el lugar del arbitraje, el tribunal conducirá el arbitraje de la manera que las partes lo hayan convenido y, a falta de acuerdo, del modo que considere apropiado (Cco, 1435, LMA 19). Pero una cosa es la ley del arbitraje y otra es la ley que, bajo diferentes nombres y formas, regula la confidencialidad. 

Por ejemplo, conforme al artículo 36 de la Ley Reglamentario del Artículo 5º Constitucional, Relativo al Ejercicio de las de Profesiones en el Distrito Federal, todo profesionista está obligado a guardar estrictamente el secreto de los asuntos que se le confíen por su clientes, salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas. La violación de este precepto puede acarrear responsabilidades civiles y tipificarse como delito (artículos 61 y 71).

Estas disposiciones no sólo son aplicables a los abogados, sino a todos los profesionistas: contadores, ingenieros, médicos, etcétera. 

Es cierto que los árbitros no pueden obligar al profesionista, pero se pudiera considerar que los árbitros si pueden ordenar a la partes que autoricen al profesionista a proporcionar la información requerida. Sin embargo, ¿puede el cliente, en todas las ocasiones, obligar al profesionista a que haga la revelación? ¿No habrá impedimentos inherentes a la profesión, o resultantes de las circunstancias del caso, que vayan más allá de los intereses del cliente?

En relación con los abogados, y en consonancia con las disposiciones anotadas, el Código de Ética de la Barra Mexicana Colegio de Abogados, dispone que guardar el secreto profesional es un deber hacia los clientes y un derecho frente a los jueces y otras autoridades (artículo 10).

Según la Ley de Propiedad Industrial, toda persona que, con motivo de su trabajo, empleo, cargo, puesto, desempeño de su profesión o relación de negocios, tenga acceso a un secreto industrial del cual se le haya prevenido sobre su confidencialidad, deberá abstenerse de revelarlo sin causa justificada y sin consentimiento de la persona que guarde dicho secreto, o de su usuario autorizado (artículo 85).

La Ley del Mercado de Valores (artículo 34), dispone que los miembros y secretario del consejo de administración de las sociedades anónimas bursátiles, deberán guardar confidencialidad respecto de la información y los asuntos de que tengan conocimiento con motivo de su cargo en la sociedad, cuando dicha información o asuntos no sean de carácter público.

¿Puede el tribunal arbitral ordenar al principal que, a su vez, ordene al empleado para que revele secretos industriales o información sobre los asuntos de la sociedad? ¿Puede el Director General cumplir esa orden, sin riesgo de incurrir en responsabilidades hacia la sociedad, los socios o los accionistas? ¿Puede el tribunal arbitral sancionar, o hacer inferencias negativas, en contra de una parte que se niega a seguir sus instrucciones en esas condiciones?

En conclusión, las cosas están lejos de ser claras. Por agotamiento de espacio, y cerebral, aquí termino.

Aviso

El próximo viernes, la necesidad de preparar y viajar para atender a una conferencia, me impedirá hacer la publicación habitual.


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Supplementary Legislation. Exchange of Information. Confidentiality I. 

Confidentiality in the Tower of Babel

The concept of confidentiality is a typical example of Babel.

The problems may emerge not only in the exchange of information, but also when the arbitrators require a party to deliver certain information. To refuse to deliver information, the parties argue several concepts, such as the information being confidential, privileged, is a commercial secret and others. These are terms constantly used in practice, but there is no uniform legal definition, regulation, and consequences. The use of those terms is based on legal provisions, usages or codes of ethic that oblige the requested party; or simple allegations.

The IBA Rules

The IBA Rules (International Bar Association) on the Taking of Evidence in International Arbitration, in the provisions that deal with confidential information, will serve to show the broadness and lack of definition of these concepts. I clarify that I refer to them with this sole purpose; for, as I will show, their practice may be problematic.

The IBA Rules are only applicable if the parties expressly agree to apply them. I have not participated in any arbitration in which the parties have agreed on their application. I vaguely remember seeing a clause, or a few, in which it was agreed to refer to them. I have also seen lawyers and arbitrators with little experience that propose them as additional rules to the arbitration.

The ambition of regulating every aspect of the evidence, under all systems and practices, cause the IBA Rules to be very complex in some cases and vague in others. The stipulation that they will be applied with preference over the agreed arbitration rules (article 1.3), as well as the possibility of contradiction with the 'lex arbitri', creates risks. Particularly, overregulation of arbitration and the intensification of post arbitration litigation.

Notwithstanding the foregoing, they are very useful as guidelines; they have been very useful for me. As per my experience, its use as guidelines is predominant and very successful.

IBA Rules. Powers of the Arbitral Tribunal

Article 9.2 allows the arbitral tribunal to exclude, as per the request of a party or on its own motion, the evidence or the production of any document, statement, oral testimony due to: (b) “legal impediment or privilege under the legal or ethical rules determined by the Arbitral Tribunal to be applicable”; (e) “grounds of commercial or technical confidentiality that the Arbitral Tribunal determines to be compelling; or (f) "grounds of special political or institutional sensitivity (including evidence that has been classified as secret by a government or a public international institution) that the Arbitral Tribunal determines to be compelling”. (highlights are mine)

It is not predictable to know where the expression that the arbitral tribunal shall determine the legal or ethical rules will take us. For example, except if the parties have authorized it expressly, where does the power of the tribunal rest to determine that these legal and ethical rules are applicable? I will briefly comment on some problems below.

The result of the expressions related to the tribunal’s determination on the confidentiality due to commercial or technical reasons, or those of special political or institutional sensitivity, is also unpredictable. These are vague concepts; they forget that the devil is in the details.

Guidelines ot the Tribunal

Article 9.3 offers guidelines to the tribunal to determine the existence of legal obstacles or privileges, "insofar as permitted by any mandatory legal or ethical rules that are determined by it to be applicable". Among the issues that the tribunal may take into consideration one finds: (a) "any need to protect the confidentiality of a Document created or statement or oral communication made in connection with and for the purpose of providing or obtaining legal advice"; (b) "any need to protect the confidentiality of a Document created or statement or oral communication made in connection with and for the purpose of settlement negotiations; (c) the expectations of the Parties and their advisors at the time the legal impediment or privilege is said to have arisen"; (d) "any possible waiver of any applicable legal impediment or privilege by virtue of consent, earlier disclosure, affirmative use of the Document, statement, oral communication or advice contained therein, or otherwise"; and (e) "the need to maintain fairness and equality as between the Parties, particularly if they are subject to different legal or ethical rules.”

Here, also, should be said that the result that will be obtained by the tribunal is also unpredictable when applying the expressions I highlighted in the preceding paragraph. At the end it shall be translated into “what the tribunal says”.

Limitations to the power of the tribunal

The power to decide which are the “legal or ethical rules that are determined by the tribunal to be applicable”, has limits. Neither is it discretional. It is true that subject to the law applicable to the arbitration in the seat of arbitration, the tribunal shall conduct the arbitration in the way agreed by the parties and, in the lack of such agreement, in the way it deems appropriate (Code of Commerce, 1435, UMLA 19). But one thing is the 'lex arbitri', and another the law that, through different denominations and forms, regulates confidentiality.

For example, pursuant to article 36 of the Law Regulating Article 5 of the Constitution, on the exercise of professions in the Federal District of Mexico, every professional is obligated to keep in strict confidentiality the matters entrusted by their clients to them, save for the reports mandatorily imposed by the respective laws. The violation of this provision may entail civil and criminal liabilities (articles 61 and 71).

These provisions are not only applicable to lawyers, but to all professionals: accountants, engineers, doctors, etcetera.

It is true that arbitrators cannot obligate the professional, but it could be considered that the arbitrators may order the parties to authorize the professional to provide the requested information. However, may the client, in every occasion, obligate the professional to make the disclosure? Are there not inherent limitations to the profession, resulting from the circumstances of the case, which go beyond the interests of the client?

In connection with lawyers, and in coherence with the quoted provisions, the Code of Ethics of the Mexican Bar, establishes that preserving confidentiality is a duty towards clients and a right before courts and other authorities (article 10).

Pursuant to the Law of Commercial Property ('Ley de Propiedad Industrial'), persons that, due to their job, profession, position, duty, performance of their profession or business relationship, have access to a commercial secret of which were advised of its confidentiality, shall abstain from disclosing it without justified cause and without the consent of the individual that keeps such secret, or its authorized user (article 85).

The Law of Securities Market (‘Ley del Mercado de Valores’) (article 34) establishes that the members and secretary of the board of directors of the stock corporations, shall keep confidentiality with respect to the information and issues of which they have knowledge due to their position within the company, when such information or issues are not for public access.

May the arbitral tribunal order to the principal to order itself to its employees to reveal commercial secrets or information on the issues of the company? May the CEO comply with such order, without the risk of incurring in liabilities towards the company, shareholders or partners? May the arbitral tribunal sanction, or make negative inferences, against a party that refuses to follow its instructions in such conditions?

In conclusion, things are far from being clear. Due to lack of space and brains leakage, I end it here.

Reglas sobre el intercambio de información.

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Intercambio de información. Puntos fundamentales. El Reglamento ICDR

Excepto el diablo, todos estamos de acuerdo

Los problemas del intercambio de información, conceptualmente, están resueltos. Pero el diablo es el gran bromista que se apoderó de los detalles y no los suelta. 

En nuestros días todas las instituciones, y otras organizaciones interesadas, tienen disposiciones sobre el intercambio de información en sus reglamentos, lineamientos o guías. Una excepción importante es la UNCITRAL, pero su grupo de trabajo de arbitraje ya está considerando la cuestión en la revisión de las Notas de la CNUDMI sobre la organización del procedimiento arbitral.

La ‘Secretariat’s Guide to ICC Arbitration', en los comentarios 3-948 y 3-949 al artículo 25(1) del Reglamento CCI, es magistral. Es igualmente importante el artículo 3 de las Reglas de la IBA (‘International Bar Association') sobre práctica de prueba en el arbitraje internacional y su comentario (‘Commentary on the revised text of the 2010 IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration’).

También vale la pena considerar los párrafos 50 a 52 del 'Informe Control del tiempo y de los costos en el arbitraje de la CCI' y el 'ICC COMMISSION REPORT Managing E-Document Production'. 

También son frecuentes estipulaciones en los calendarios y reglas procesales que se acostumbran al inicio de los arbitrajes. 

En el fondo, las peticiones de documentos deben: (i) identificar el documento, o clases de documentos, con precisión; (ii) establecer su relevancia en el caso; (iii) estar bajo el control de la parte a la que se hace el requerimiento; (iv) no tenerlo a su disposición el peticionario; y (v) que la petición no sea onerosa tanto en costo como en tiempo 

El Reglamento ICDR

Como en los Estados Unidos la práctica del ‘Discovery’ en los procedimientos judiciales y la del intercambio de información en el arbitraje, es más utilizada y complicada, dedicaré especial atención al Reglamento ICDR. El artículo 21 de este Reglamento (en vigor a partir del 1º de junio de 2014) es el instrumento que regula el intercambio de información con mayor detalle. Comentaré brevemente algunos párrafos. De otros, que ameritan un tratamiento mayor, me ocuparé en las próxima entregas. 

Es tarea de las partes

El intercambio de información se lleva a cabo entre las partes. La tarea del tribunal arbitral es administrar el intercambio para que éste se lleve a cabo con eficiencia y economía (ICDR 21.1.). Esto significa que: (i) las solicitudes de intercambio y el propio intercambio, se lleva a cabo entre las partes, sin intervención del tribunal; (ii) los documentos que las partes se intercambian no son pruebas en el arbitraje, sólo serán pruebas los que las partes exhiban como tales en sus memoriales.

No sorpresas, gastos y dilaciones

El tribunal y las partes deben evitar dilaciones y gastos inútiles. También evitar sorpresas y asegurar la igualdad de trato y la oportunidad de cada parte de presentar sus demandas y defensas (21.1).

Las partes podrán transmitir al tribunal arbitral sus puntos de vista sobre el nivel de intercambio de información que consideran apropiado para cada caso, pero la facultad de resolver reside en el tribunal. Solo si las partes lo convienen por escrito, y previa consulta con el tribunal, las partes podrán apartarse de las disposiciones del artículo 21.2. 

La redacción del párrafo 2 del artículo 21, no es clara; por su colocación y redacción debe entenderse que las condiciones que exige no se aplican a todo el artículo 21, sino sólo a su párrafo 2. 

Las partes intercambiarán todos los documentos en los que funden sus pretensiones de acuerdo al calendario fijado por el tribunal (21.3). Esta norma es muy útil para evitar una de las plagas del arbitraje: las peticiones espontáneas en cualquier momento, que se hacen alegando la ‘flexibilidad’ del arbitraje. El arbitraje es flexible, pero no desordenado.

Poder del tribunal

El tribunal podrá ordenar a una parte que ponga a disposición de la otra, previa petición a tal efecto, documentos que estén en su poder, siempre que la parte solicitante no tuviera acceso a esos documentos y haya razones para que creer que esos documentos existen y son relevantes y sustanciales para la resolución del caso. Las solicitudes de documentos deberán contener una descripción específica de los documentos o los tipos de documentos que se piden, junto con una explicación de su relevancia y sustancialidad para la resolución de la controversia (21.4).

Confidencialidad

Cuando se alegue que ciertos documentos son confidenciales por motivos comerciales o técnicos, el tribunal podrá condicionar el intercambio de información a la adopción de medidas adecuadas para proteger su confidencialidad (21.5). 

La problemática de las alegaciones sobre confidencialidad es particularmente difícil: ¿Cómo puede el tribunal decidir la cuestión si no conoce el documento? Si el tribunal examina el documento y llega a la conclusión de que es confidencial, ¿es correcto que niegue a la otra parte acceso a un documento que el propio tribunal ya conoció? ¿No viola esta solución el principio de igualdad de trato? ¿Es valida la práctica a que se recurre por algunos tribunales de designar un tercero que determine sobre la confidencialidad?

Esta cuestión amerita consideraciones más detalladas que haré en la próxima entrega.

TI

Cuando los documentos que se vayan a intercambiar se encuentren en formato electrónico, la parte en cuyo poder obren esos documentos elegirá el formato que le resulte más conveniente y económico para su presentación (incluyendo la presentación de copias en papel), salvo que el tribunal determine, a petición de parte, que es necesario acceder a estos documentos en un formato diferente. Las solicitudes de documentos en formato electrónico deberán estar claramente delimitadas y estructuradas para permitir que la búsqueda de los documentos sea lo mas económica posible. El tribunal podrá ordenar que se practiquen muestreos de los documentos solicitados o establecer otros mecanismos que permitan limitar y hacer más específica la búsqueda de documentos.

Inspecciones

A petición de parte, el tribunal podrá requerir a una parte que, previo aviso dado con razonable anticipación, permita la inspección de sus instalaciones u objetos relevantes (21.6)

Costos

Al resolver cualquier disputa relacionada con intercambios de información previos a la audiencia, el tribunal requerirá que la parte solicitante de la información justifique el tiempo y gastos que la atención a su solicitud pueda requerir. El tribunal podrá condicionar el otorgamiento de la solicitud al pago de parte o todo el costo incurrido por la parte que deba buscar la información. El tribunal podrá decidir sobre la asignación entre las partes de los costos incurridos para proveer la información; lo que podrá hacer en un laudo o en una orden preliminar (21.8).

Inferencias negativas

En el caso de que una parte no cumpla con una orden para el intercambio de información, el tribunal podrá inferir conclusiones adversas para esa parte y tomar ese incumplimiento en cuenta cuando decida sobre las costas del arbitraje (21.9).

No ‘discovery"

Las deposiciones previas (‘depositions”), cuestionarios y requerimientos de admisión de hechos, como se practican en las cortes judiciales de los Estados Unidos, no son procedimientos apropiados para obtener información bajo el Reglamento (ICDR).

Bibliografía. Arriba tienen bastante.


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Except for the Devil, We all Agree

The issues of exchange of information are dealt with, but conceptually. As usual, the devil is the great joker who took hold of the details and won’t let them go.

In our days all institutions, and other interested organizations, have provisions on the exchange of information in their rules or guidelines. An important exception is UNCITRAL, but its working group on arbitration is already considering the issue in the revision of the UNCITRAL Notes on Organizing Arbitral Proceedings.

The ‘Secretariat’s Guide to ICC Arbitration', in the commentaries 3-948 and 3-949 to article 25(1) of the ICC Rules, is masterful. Article 3 of the IBA Rules is equally important (‘International Bar Association') (‘Commentary on the revised text of the 2010 IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration’).

It is also worth mentioning paragraphs 50 to 52 of the ‘ICC Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration’ and the 'ICC COMMISSION REPORT Managing E-Document Production'. Also frequent are the stipulations in procedural calendars and rules, customarily stipulated at the commencement of arbitral proceedings.

At the end, the requests for documents should: (i) identify the document, or types of documents, with precision; (ii) establish their relevance in the case; (iii) be in the control of the party to whom the request is being directed; (iv) not include documents available to the party requesting it; and (v) the petition must not be burdensome, both in cost and time. 

The ICDR Rules

Since in the United States the practice of discovery, in court procedures and exchange of information in arbitration, is more used and complicated, I will dedicate special attention to the ICDR Rules. Article 21 of said Rules (in force since June 1 of 2014) is, perhaps, the document that best regulates the exchange of information and with greater detail. I will briefly comment some paragraphs. I will take care of others that deserve a major treatment in the following posts.

Duty of the Parties

The exchange of information is carried on among the parties. The arbitral tribunal shall manage the exchange of information between the parties with a view to maintaining efficiency and economy (ICDR 21.1). This means that: (i) the requests for information and the exchange itself is carried out between the parties without the intervention of the tribunal; (ii) the documents exchanged between the parties is not evidence on the record, but only the documents that the parties introduce as such in their memorials.

No Surprises, Costs and Delays

The tribunal and the parties should endeavor to avoid unnecessary delay and expense while at the same time avoiding surprise, assuring equality of treatment, and safeguarding each’s party opportunity to present its claims and defenses fairly (ICDR 21.1).

The parties may provide the tribunal with their views on the appropriate level of information exchange for each case, but the tribunal retains final authority. To the extent that the parties wish to depart from this Article, they may do so only by written agreement and in consultation with the tribunal (ICDR 21.2).

The drafting of paragraph 2 of article 21 is not clear; because its placement and drafting it should be understood that the conditions that it requires are not applicable to article 21 as a whole, but only to paragraph 2.

The parties shall exchange all documents upon which each intends to rely on a schedule set by the tribunal (ICDR 21.3). This rule is very useful to avoid one of the plagues of arbitration: the spontaneous requests at any moment, made alleging the flexibility of arbitration. Arbitration is flexible, but not disordered.

Power of the Tribunal

The tribunal may, upon application, require a party to make available to another party documents in that party’s possession not otherwise available to the party seeking the documents, that are reasonably believed to exist and to be relevant and material to the outcome of the case. Request for documents shall contain a description of specific documents or classes of documents, along with an explanation of their relevance and materiality to the outcome of the case (ICDR 21.4)

Confidentiality

The tribunal may condition any exchange of information subject to claims of commercial or technical confidentiality on appropriate measures to protect such confidentiality (ICDR 21.5).

The problematic of the allegations on confidentiality is particularly difficult: How can the tribunal decide on the issue if it does not know the document? If the tribunal examines the document and concludes that it is confidential, is it correct to deny the other party access to a documents that the tribunal itself already read? Doesn’t such solution breach the principle of equality of treatment? Is it valid the practice to which some tribunals resort, of designating a third party to decide on the confidentiality of the disputed documents?

This issue merits more detailed considerations in a future post

IT

When documents to be exchange are maintained in electronic form, the party in possession of such documents may make them available in the form (which may be paper copies) most convenient and economical for it, unless the tribunal determines, on application, that there is a compelling need for access to the documents in a different form. Request for documents maintained in electronic form should be narrowly focused and structured to make searching for them as economical as possible. The tribunal may direct testing of other means of focusing and limiting any search (ICDR 21.6)

Inspections

The tribunal may, on application, require a party to permit inspection on reasonable notice of relevant premises or objects (ICDR 21.6).

Costs

In resolving any dispute about pre-hearing exchanges of information, the tribunal shall require a requesting party to justify the time and expense that its request may involve and may condition granting such a request on the payment of part or all the cost by the party seeking the information. The tribunal may also allocate the costs of providing information among the parties, either in an interim order or in an award (ICDR 21.8).

Negative Inferences

In the event a party fails to comply with an order for information exchange, the tribunal may draw adverse inferences and may take such failure into account in allocating costs (ICDR 21.9).

No ‘Discovery"

Depositions, interrogatories, and requests to admit as developed for use in U.S. court procedures generally are not appropriate procedures for obtaining information in an arbitration under the ICDR Rules (ICDR 21.10)

Bibliography: I refer you to the commentaries quoted above.

Discovery pros y contras

See below English version.

El debate sobre la aplicación de los principios del 'discovery' en el arbitraje, e incluso en el litigio internacional, que comencé a examinar en la anterior entrega, ha sido intenso. 

Ventajas. Evitar sorpresas

Los abogados del 'common law', en su mayoría, lo apoyan con buenos argumentos. Es una práctica que se desarrolló para evitar lo que se conoce como 'Trial by Ambush' (litigar por sorpresa). Fenómeno que tiene lugar cuando una parte no conoce toda la evidencia que su contrario utilizará en la audiencia. 

Son las estrategias sorpresivas, como la producción de documentos y testigos similares a los que hacen brillar a los abogados de la televisión, el teatro, el cine y las novelas. En la práctica jurídica, las cosas no son tan sencillas como en las obras de ficción, pero no puede descartarse que haya rendijas por donde colar sorpresas e incurrir en abusos.

Ejemplo con digresión

Una regla esencial es ejemplificar los problemas legales partiendo de casos reales. No siempre es oportuno, o posible, o hay espacio para hacerlo. Las circunstancias básicas del ejemplo que pongo a continuación, corresponden a un caso real, pero simplificado y novelado. En la vida real las situaciones son mucho más complejas.

Supongamos que "A" y "B" tienen diferencias acerca de la ejecución de un contrato y que la disputa se debe resolver en un juicio ordinario mercantil en México.

Para demostrar las circunstancias de la ejecución y poder determinar si hubo cumplimiento o incumplimiento, serán indispensables reportes de expertos. Para elaborar reportes bien hechos y completos, los expertos necesitarán examinar la información relevante que está bajo el control de "A". La elaboración del dictamen llevará varios meses.

Prueba pericial en el juicio ordinario

Los limitados medios preparatorios al juicio que contempla el Cco (artículo 1151), no darían a "B" el derecho de que sus peritos obtengan la información que necesitan. La prueba pericial debe ofrecerse dentro del periodo de ofrecimiento de pruebas, cuyo máximo es de diez días (Cco, 1383). Los peritos deben aceptar dentro del término de tres días y entregar su dictamen dentro de los diez días siguientes a su aceptación del cargo (Cco 1253).

En consecuencia, las partes serán prudentes si preparan sus dictámenes periciales, para tenerlos listos antes del inicio del juicio.

"A" controla la información relevante y podrá manejar el inicio del juicio, y la elaboración de su dictamen, a su conveniencia. En cambio ,"B" estará a disposición de "A". Salvo que esta última parte proporcione voluntariamente la información, los expertos de "B" estarán, total o parcialmente, a ciegas.

En estas circunstancias, el único remedio que "B" tendría sería intentar un amparo por violación a su derecho de defensa. No encontré precedentes publicados y ni el mejor profeta bíblico podría predecir el resultado.

Documentos sorpresivos

Pero, también, es posible que "B" tenga un documento firmado por el Director de "A", en el que reconoce el incumplimiento del contrato. El Director de "A" no recibió copia de ese documento, o no la entregó a los encargados de la gestión del contrato y del archivo de los documentos. 

"A", intentará aprovechar la ventaja de un impecable dictamen pericial, elaborado con tiempo y conocimiento de información que los expertos de "B", no pudieron examinar. Pero, ¡sorpresa!: "B" presentará el documento del Director de “A”, que reconoce el incumplimiento. 

Una prudente oportunidad de hacer intercambio previo de información, evitaría estas situaciones. 

Desventajas. Abusos

En contra de las prácticas del 'discovery' se aducen, principalmente, dos abusos: (i) el uso de peticiones de información para hacer expediciones de pesca: y, (ii) el chantaje del costo financiero del 'discovery', para obtener 'un arreglo favorable".

La primera crítica es obvia. Una parte obliga a la otra a que le proporcione una gran cantidad de información, con la esperanza de encontrar documentos o pruebas que le permitan iniciar una acción indebida, aprovecharse de secretos comerciales, conocer la situación financiera del contrario, etcétera. 

Propuestas de chantaje financiero me ha tocado presenciar. Recuerdo una reunión a la que acudí como consejero de la subsidiaria mexicana de una transnacional. Los abogados la matriz, que era financieramente poderosa, no tuvieron escrúpulo en proponer una demanda claramente improcedente. Cuando advertí sobre la improcedencia, su respuesta fue automática: "—No nos importa ganar, los vamos a someter a un 'discovery' cuyo costo no podrán soportar".

También es conocida la estrategia de los abogados que se dedican a reclamar indemnizaciones. Los costos del ‘discovery’, junto con los riesgos del juicio de jurados y los daños punitivos, les hacen la tarea. Ciertamente que esos abogados detestan el arbitraje.

Imprudencias

Dentro de los que recurren a estas prácticas, se encuentran los imprudentes que, por principio, piden todo lo imaginable. Con frecuencia lo hacen para complacer al cliente, que se emociona al ver tamaña agresividad.

Recuerdo un arbitraje. Se trataba de una prueba de expertos en contabilidad a rendirse dentro de un período de tres meses. Para el desahogo de la prueba, los abogados de la empresa extranjera pidieron prácticamente toda la contabilidad de nuestro cliente; había que copiar más de treinta mil documentos. Se trataba de una disputa entre las partes en una asociación comercial ('joint venture"), por lo que podían alegar que la solicitud tenía relación con la controversia.

Cuando discutíamos como oponernos a la petición, los contadores de la empresa comentaron que: (i) no había ningún riesgo porque no había nada que ocultar. No iban a encontrar pistolas humeantes; y (ii) que no tenían idea de lo que los contadores extranjeros podrían hacer en tres meses, ya que tendrían que traducir y organizar toda la información. Les sorprendía que no hubieran limitado su petición de una manera razonable y que no hubieran solicitado juntas entre los contadores para hacer análisis conjuntos.

Para oponernos tendríamos que explicar nuestras razones, educando así a los contrarios. Además, perderíamos la oportunidad de que se hicieran bolas.

Les mandamos la tonelada de papel. En su reporte, el experto contrario fue incompleto, adujo que "no había tenido documentación suficiente”. Era obvio que los abogados satisficieron el hambre de sangre de su cliente, pero no consultaron con el experto.

'E-discovery'

La problemática del intercambio de información se ha complicado con el extensivo uso de la TI; lo que se conoce universalmente como el 'e-discovery” .

Los problemas son muchos: (i) el uso excesivo, e inútil, de respuestas con copia 'a todos'; (ii) el uso imprudente de cualquier mensaje en una cadena de correos para enviar un correo a uno de los participantes, relativo a una cuestión conectada con otro asunto; (iii) la multitud de memorias y equipos en que los mensajes están almacenados; (iv) el desorden en el almacenamiento y archivo de la información; (v) la meta data de cada mensaje de datos, etcétera.

En una conferencia, Richard Lorenzo, distinguido abogado de Miami, comentó que el costo de los servicios de una empresa para organizar un ‘E-discovery’ en un juicio importante en los Estados Unidos, fueron del rango de un millón de dólares. ¿Cuál fue el costo del contrario para revisar la información?

Todo lo resuelve el arbitraje

La buena noticia es que las instituciones arbitrales y, en general, el mundo del arbitraje, han emitido lineamientos y disposiciones que solucionan adecuadamente esta problemática.

Trampas del procedimiento judicial local, similares a la que arriba describí, abundan en todo el mundo. Por lo que esta importante diferencia entre el juicio y el proceso arbitral abona en favor del arbitraje en contratos importantes.

Ya lo veremos.

Bibliografía. Les recomiendo el “Informe control del tiempo y costos en el arbitraje’ y el “ICC COMMISSION REPORT, Managing E-document production’, ambos de la Cámara de Comercio Internacional (www.iccwbo.org)


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Implementing Legislation. Court Assistance in Gathering Evidence. 'Discovery', Pros and Cons

The debate on the application of principles of ‘discovery’ in arbitration, even in international litigation, which I started to examine in the previous post, has been intense

Advantages. Avoiding Surprises

The majority of ‘common law’ lawyers support discovery with good arguments. It is a practice that developed to avoid what is known as ‘trial by ambush’. Such phenomenon takes place when a party does not know all the evidence that its counterparty will utilize during the hearing.

They are surprise strategies, such as the production of documents and witnesses, similar to those that make shine the lawyers of the TV, theatre, cinema and novels. In legal practice, things are not as simple as in fiction, but one cannot rule out apertures through which present surprises and incur in abuse.

Example with Digression

An essential rule is to exemplify the legal problems starting from real cases. It is not always opportune, or possible, or there is no space to do it. The basic circumstances of the example I provide below correspond to a real case, albeit simplified and bizarre. In real life the situations are much more complex.

Let us suppose that “A” and “B” have differences regarding the enforcement of a contract, and that the dispute is to be resolved through an ordinary commercial procedure before Mexican courts.

Let us suppose that, to demonstrate the circumstances of the enforcement and to be able to determine whether there was performance or breach, expert reports are essential. To prepare complete quality reports, the experts will need to examine the relevant information in control of “A”. The preparation of the report will take several months.

Expert Evidence in the Ordinary Proceedings

The limited preparatory means for trial provided by the Commerce Code (article 1151), would not give “B” the right to its experts to obtain the information they need. The expert evidence must be offered within the evidence-offering period, which maximum is of ten days (Commerce Code, 1383). The experts shall accept the appointment within a 3-day period, and present their opinion within the 10 days following the acceptance of their acceptance (Commerce Code 1253).

In consequence, the parties shall be prudent if they prepare their expert reports, to have them ready before the commencement of the proceedings.

“A” controls the relevant information and may control the start of the proceedings, and the preparation of its opinion, at its convenience. On the other hand, “B” will depend on “A”. Except this party willingly provides the information, the experts of “B” shall be totally or partially blind.

In these circumstances, the only remedy for “B” would be to attempt an amparo based on the violation to its right to be heard. I could not find any published precedents and not even the most gifted biblical prophet would be able to foresee the result.

Surprise Documents

But, also, it is possible for “B” to have a document signed by the CEO of “A”, recognizing the breach of the contract. “A”’s CEO did not receive a copy of such document, or did not deliver it to the individuals in charge of the management of the contract and the storage of the documents.

“A” will attempt to take advantage of an impeccable expert opinion, prepared with time and knowledge of information that the experts of “B” were not able to examine. But, surprise! “B” will present the document of the CEO of “A”, which recognizes the breach.

A prudent opportunity to have a prior exchange of information would avoid these situations and give the parties the opportunity to address and be heard on those relevant issues.

Disadvantages. Abuses

Against the practices of ‘discovery’, reference is usually made to two abuses: (i) the use of requests of information to make fishing expeditions; and, (ii) the blackmail of the financial cost of ‘discovery’ to obtain a ‘favorable settlement’.

The first critique is obvious. A party obliges the other to deliver a huge amount of information, in hope of finding documents or evidence that allow it to initiate a wrongful action, take advantage of commercial secrets, get acquainted with the financial situation of the other party, etcetera.

I have witnessed proposals of financial blackmail. I remember a meeting I attended as advisor of a Mexican subsidiary of a transnational company. The lawyers of the holding, which was financially powerful, did not have any scruple in proposing a clearly ungrounded claim. When I warned of the lack of foundation, their answer was automatic: “—We don’t care about winning, we will submit them to a ‘discovery’ which cost they will not be able to handle”.

The strategy of the lawyers specialized in indemnifications is also known. The costs of ‘discovery’, along with the risks of a jury’s trial and punitive damages do homework for them. Certainly these lawyers detest arbitration.

Carelessness

Among those who resort to these practices, one will find the reckless who, by principle, request all they can imagine. They do so frequently to satisfy their clients, who get excited by such aggressiveness or their lawyers.

I remember an arbitration. It was about accounting expert evidence to be presented within a three-month period. For the presentation of the evidence, the lawyers of a foreign company asked for practically all the accounting information of our client; we had to make copies of more than 30,000 documents. It was about a dispute between parties of a joint venture, for which they could allege that the request had something to do with the dispute.

When we were discussing on how to oppose to the request, the accountants of our client commented that: (i) there was no risk at all because there was nothing to hide. They would not find any smoking gun; and (ii) the Mexican accountants had no idea of what foreign accountants would be able to do in three months, for firstly they would have to translate and organize the information. They were surprised that the request had not been reasonably limited and that they would not have requested meetings between accountants to make the analysis together.

To oppose the delivery we would have to explain our reasons, thus educating the other party. Furthermore, we would lose the opportunity of allowing them to confuse themselves.

So we sent a ton of paper. The report of their expert was incomplete, on the allegation that he did not have enough information. It was obvious that the lawyers had satisfied their client’s hunger for blood, but they had not consulted with the expert. And that the expert did not check the documentation delivered to him.

'E-discovery'

The problematic of the exchange of information has complicated with the extensive use of IT; what is universally known as 'e-discovery”

The problems are multiple: (i) the excessive and fruitless use of replies copying everyone; (ii) the imprudent use of any message in a shred of emails to send an email to one of the participants, related to an issue connected with other matter; (iii) the multitude of hard drives, devices and equipment in which the messages are stored; (iv) the disorder in the storage and filing of the information; (v) the metadata of each data message, etcetera.

In a conference, Richard Lorenzo, distinguished lawyer from Miami, commented that the cost of the services of a company to organize an ‘E-discovery’ in an important trial in the United States was in the range of one million dollars. What was the cost of the other party to review the information?

Everything is Solved by Arbitration

The good news is that arbitral institutions and, in general, the world of arbitration, have issued guidelines and provisions that adequately solve this problematic.

Obstacles in local court procedures, similar to those described above, abound in all parts of the world. Reason for which this important difference between litigation and arbitration favors arbitration in important contracts.

We will continue.

Asistencia judicial Intercambio de información 1

See below English version.

Continúo con la asistencia judicial en el desahogo de pruebas. 

Descubriendo el 'discovery"

Uno de los temas que queman es el del intercambio de información.

En los sistemas del 'common law', las reglas locales del procedimiento judicial autorizan la asistencia de las cortes judiciales para obligar a una parte, y a veces incluso a terceros, a producir documentos, contestar interrogatorios orales (‘depositions'*) y admitir hechos. 

Esta información se produce en lo que se conoce como fase previa al juicio ('pre-trial phase'). El intercambio de información ocurre solo entre las partes, las que luego pueden ofrecer toda o parte de esa información como prueba en el juicio. Una de sus principales funciones es evitar trampas y sorpresas en la audiencia; todas las cartas deben estar previamente en el tapete.

El comentario de la Secretaría en el Digesto, pone la cuestión sobre si esta práctica puede considerarse comprendida en el artículo 27 LMA (Cco 1444) sobre la asistencia judicial.

En las jurisdicciones que la contemplan, esta institución se denomina 'discovery'. Como ocurre siempre con las instituciones jurídicas, incluso en sistemas de la misma familia, el 'discovery' no se regula igual en todas las jurisdicciones; no es lo mismo el 'discovery' en el Reino Unido que el 'discovery' en las diversas jurisdicciones de los Estados Unidos.

En consecuencia, el término 'discovery', en el litigio y en el arbitraje, sobre todo en el internacional, es peligroso. Por ejemplo, recuerdo un arbitraje con sede en Miami, en el que participábamos abogados de México y de Miami. Los árbitros eran un mexicano, un abogado de Nueva York y, el presidente, un canadiense de Calgary. Era muy claro que los de Miami pensaban en el 'discovery' como en Florida, el árbitro de Nueva York como en Nueva York, el árbitro canadiense como en Calgary y los mexicanos como Dios nos iluminara. Al final prevaleció el sentido común y hablamos de intercambio de información.

Intercambio de información

La expresión 'intercambio de información' es ahora usual en el arbitraje. Es una expresión neutra, descriptiva del fenómeno y que no da lugar a mal entendidos. Aunque para referirse al intercambio de información electrónica, sobre todo en comentarios en lengua inglesa, se mantiene el uso de 'E-discovery". También, unos por costumbre y otros por la creencia de los extranjerismos adornan, continúan hablando de 'discovery'; allá ellos.

‘Discovery' y arbitraje

En lo que sigue, cuando use el término 'discovery', me estoy refiriendo a la institución del 'common law".

El 'discovery' ha influido en que en el arbitraje se sigan prácticas de intercambio de información, cada vez más extendidas. Es importante, por lo tanto, hacer hincapié en ciertas diferencias. 

Al considerar las explicaciones que hago a continuación, tomen en cuenta de que, en mi calidad de abogado mexicano, hablo de oídas; es probable que conozca mejor el 'Discovery Channel'.

La LMA regula todo el procedimiento arbitral. En consecuencia, no solo es innecesario, sino indebido, aplicar al arbitraje disposiciones locales del procedimiento civil. Este importante principio suele olvidarse y no solo en cuanto al 'discovery': no es raro que las partes invoquen la ley procesal local; por ejemplo, sobre el desahogo de pruebas.

El 'discovery' es una institución del litigio judicial y se regula en el derecho procesal del foro. Por lo tanto, sus disposiciones no son aplicables al arbitraje. Al menos en los sistemas que siguen la LMA.

En un simposio que tuvo lugar en los Estados Unidos, algunos abogados de ese país comentaron que los jueces ordenan diligencias de 'discovery' en disputas arbitrales. Incluso contra partes domiciliadas fuera de los Estados Unidos. Según recuerdo, se refirieron a un caso en el que la petición al juez se hizo antes de iniciar el arbitraje.

'Pre-trial discovery'

El concepto de 'pre-trial discovery' es peculiar del litigio oral de tradición del 'common law'. El término no se puede aplicar al arbitraje, ni al procedimiento escrito de la tradición romano-germánica, sin riesgo de crear una confusión semántica. Recurriendo a las estrategias de redacción del derecho uniforme, se podría hablar de intercambio de información 'previo a la audiencia probatoria". Esta última expresión no está exenta de críticas, por lo que es mejor hablar, simplemente, de intercambio de información.

En el juicio escrito de los sistemas de tradición romano-germánica ('civil law"), se inicia con la demanda. Según entiendo, en el 'common law', el juicio ('trial') comienza en la audiencia ('hearing'). En el 'hearing' las partes presentan sus casos, introducen y desahogan su evidencia, y alegan.

Lo que sucede antes del 'hearing', es preparación. Por supuesto, todo está regulado y lo que se puede hacer valer, está delimitado por la actividad previa; no se permiten sorpresas. Aunque a los abogados no dejan de intentarlas.

Arbitraje en el 'common law'

La mejor forma que tengo para explicar estos conceptos aplicados al arbitraje, es haciendo referencia a un arbitraje 'ad hoc' con sede en Londres, en el que me tocó participar. 

Las partes convinieron en la formación del tribunal arbitral, se intercambiaron memoriales iniciales, que continuaron desarrollando durante la fase previa. También se requirieron y transmitieron información documental, declaraciones testimoniales escritas, dictámenes de expertos y evidencia en general. Solo se comunicaron con el tribunal sobre una diferencia de procedimiento, pidiendo direcciones a los árbitros. También para fijar el lugar, el calendario y el orden de la audiencia. 

Convinieron una carpeta común (‘core bundle'), cuya elaboración estuvo a cargo de la parte demandante. Con suficiente antelación a la fecha de la audiencia, remitieron a cada uno de los árbitros todo el material. Fue el material de la audiencia, que usaron las partes para presentar y demostrar sus respectivos casos.

En ese sentido se pudiera hablar, en el arbitraje, de una 'pre-trial phase'.

La cuestión en el arbitraje

Sin embargo, no se trata de actos previos al arbitraje; conforme al artículo 21 LMA (Cco 1437), el arbitraje se inicia en el momento en que el demandado recibió el requerimiento de someter la controversia al arbitraje. Las prácticas en el arbitraje que se asemejan al ‘discovery', son actividades previas a la presentación de los casos de las partes en memoriales e introducciones orales, según se haya estipulado.

En los arbitrajes, internacionales y nacionales, se ha extendido la práctica de que las partes intercambien información antes de presentar sus casos en definitiva. En México ya es práctica regular. Además de su evidente utilidad cuando se utiliza razonablemente, tiene fundamentos legales.

En efecto, el procedimiento arbitral se conduce del modo que acuerden las partes. Las partes pueden convenir el intercambio de información al adoptar un reglamento que lo contempla (por ejemplo, ICDR, 21 'Exchange of Information'). También lo pueden convenir expresamente.

Si las partes difieren en cuanto al intercambio de información, en uso de su poder de dirigir el arbitraje, el tribunal arbitral, salvo en casos excepcionales, lo permitirá y regulará. Negar el intercambio de información pone en riesgo la validez del laudo por violación al derecho de defensa. También, la negativa del intercambio de información solicitado por parte proveniente de un sistema en donde es usual, es una violación al deber de trato igual.

Durante esta etapa pudiera presentarse una situación que requiriera la asistencia judicial. Como se trataría de una cuestión en la que el arbitraje ya está iniciado, la procedencia del artículo 1444 Cco (27 LMA) está fuera de duda.

Las peripecias del intercambio de información son múltiples y propongo divertirme con ellas en las siguientes entradas.

* En las entrega relativas a esta materia me referiré a algunos términos en inglés. La razón es la ausencia de expresiones equivalentes en español. Conforme a las normas de redacción, las pongo entre comillas.


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I continue with court assistance in the taking of evidence.

Discovering 'Discovery"

One of the hot topics is that of the interchange of information.

In ‘common law’ systems, local procedural rules provide for court assistance to force a party, and sometimes even third parties, to produce documents, answer depositions and admit to facts.

This information is produced in what is known as pre-trial phase. The exchange of information occurs only between the parties, which may later present all or only part of such information as evidence in the trial. One of its main functions is to avoid tramps and surprises at the hearing; all cards should be previously set on the carpet.

The commentary of the Secretariat in the Digest, places the issue on whether such practice may be considered covered by article 27 of the UMLA (Commerce Code 1444) on court assistance.

In the jurisdictions that include it, this institution is called discovery. As it always occurs with legal institutions, even in systems within the same family, discovery is not regulated in the same way in every jurisdiction; discovery in the United Kingdom is not the same as discovery in the several jurisdictions of the United States.

In consequence, the term ‘discovery’, in litigation and arbitration, especially international arbitration, is dangerous. For example, I remember an arbitration in Miami, in which lawyers from Mexico and Miami were participating. The arbitrators were a Mexican, a New York lawyer and the president, a Canadian from Calgary. It was very clear that those from Miami thought of discovery as they do in Florida, the New York Lawyer as it is in New York, the Canadian arbitrator as in Calgary and Mexicans as God illuminated us. At the end common sense prevailed and we rather referred to exchange of information.

Exhange of Information

The expression ‘exchange of information’ is now common in arbitration. It is a neutral expression, descriptive of the phenomenon and does not leave room for misunderstandings. Albeit when references are made to the exchange of electronic information, especially in commentaries in English, the use of the term ‘E-discovery’ remains. Also, in Spanish, some by usage and others on the belief that foreignisms adorn, still talk about discovery; let them be.

‘Discovery' and Arbitration

In what follows, when referring to the term ‘discovery’, I am referring to the common law institution.

Discovery has influenced arbitration in so far as practices of exchange of information are increasingly widespread. It is important, therefore, to highlight the differences.

When considering the explanations that follow, please take into account that, as a Mexican lawyer, I speak by hearsay; probably I’m more acquainted with the Discovery Channel.

The UMLA regulates all the arbitral process. In consequence, it is not only unnecessary, but wrong to apply local provisions of civil procedure to arbitration. This important principle is often forgotten and not only with respect to discovery: it is not rare for parties to invoke the local procedural law; for example, when presenting their evidence.

Discovery is an institution of court litigation and is regulated in the procedural law of the forum. Therefore, its provisions are not applicable to arbitration. At least in systems that follow the UMLA.

At a symposium that took place in the United States, some american lawyers commented that the courts provide for discovery proceedings in arbitration disputes. Even against parties domiciled outside the United States. As I remember, they referred to a case in which the petition to the court was made before the arbitration began.

Pre-trial Discovery

The concept of pre-trial discovery is a figure from the common law tradition of oral litigation. The term may not be applied to arbitration, nor to the written proceeding of the Roman-Germanic tradition, without the risk of creating a semantic confusion. Referring to drafting techniques of the uniform law, one could talk of exchange of information prior to the evidentiary hearing. This last expression is not devoid of criticism, for which it is better to simply talk of exchange of information.

In written proceedings of the Roman-Germanic tradition (civil law), in principle, the parties present their cases in the lawsuit and the answer to the lawsuit. As I understand, in common law, the trial begins with the hearing. In the hearing, the parties present their cases, introduce and present their evidence, and make allegations.

What happens before the hearing is preparation. Of course, all that is regulated and what can be done is limited by the previous activity; no surprises are allowed. Lawyers, however, do not cease on trying.

Arbitration in Common Law

The best way I have to explain these concepts applied to arbitration, is by making reference to an ad hoc arbitration seated in London in which I participated as arbitrator.

The parties agreed on the composition of the arbitral tribunal, initial memorials were exchanged between them, which kept evolving during the preliminar stage. Documentary information was also required and transferred, written witness testimonies, expert opinions and evidence in general. The parties addressed the tribunal only to refer to a dispute on the proceedings, asking for directions. Also to determine the place, time and schedule of the hearing.

They agreed upon a core bundle, which elaboration was in charge of the claimant. With due anticipation of the hearing date, they submitted all these information to each of the arbitrators. Such was the information for the hearing, used by the parties to present and prove their respective cases.

In this sense, one may talk of a pre-trial phase in arbitration.

The issue in Arbitration

However, pursuant Article 21 UMLA (Code of Commerce 1437) those should not have been pre-arbitration activities. Arbitration is initiated in the moment in which the respondent received the request to submit the dispute to arbitration. Practices in arbitration that resemble discovery, are activities previous to the presentation of the cases of the parties through memorials and oral arguments, depending on how it was agreed.

In arbitrations, national and international, the practice of the parties exchanging information before presenting their cases is definitive. In Mexico it is already a regular one. Besides of its evident usefulness when used reasonably, it has legal foundations.

Indeed, arbitration proceedings are conducted in the manner chosen by the parties. The parties may agree on the exchange of information when choosing rules that include it (for example, art. 21 of the ICDR Rules, 'Exchange of Information'). It may also be expressly stipulated.

If the parties differ as to the exchange of information, in use of their power to control the arbitration, the arbitral tribunal shall allow and regulate it, save in exceptional cases. To deny the exchange of information puts the validity of the award at risk because it may be consider a breach of the right to be heard. Also, the refusal of an exchange of information requested by a party from a system in which it is usual, may be a violation of the duty of equality in treatment.

During this phase, situations may arise that require court assistance. As according to Article 21 UMLA (Code of Commerce 1437) the arbitration is already initiated, and the applicability of article 1444 of the Commerce Code (27 of the UMLA) is out of question.

Unexpected events during the exchange of information are numerous and I will have fun with them in the following posts.

Legislación complementaria. Asistencia judicial en la obtención de pruebas. Artilugios para evitarla. Artículos 1466 y 1444 Cco.

See below English version.

En la entrega previa comenté que la asistencia judicial en la obtención de pruebas puede implicar la interferencia de cuestiones procesales del proceso judicial en el arbitraje.  Cuando me referí a que el diablo está en los detalles, comenté algunas dificultades. 

Previa autorización

Conscientes de esa problemática, los autores de la LMA
 condicionaron la solicitud de asistencia judicial a que la petición al juez: (i)  la haga el tribunal arbitral; o (ii) la haga una parte, pero sólo si tiene la autorización del tribunal (LMA 26, Cco 1444).

El derecho a ser oído

La falta de recepción de una o más pruebas puede ser comprometedora para el tribunal arbitral.

El deber de tratar a las partes con igualdad y dar a cada una de ellas plena oportunidad de valer sus derechos (Cco, 1434, LMA 18), comprende la de recibir las pruebas ofrecidas por las partes.  

Al presentar sus memoriales en que ofrecen pruebas, las partes tienden a ofrecer de las que necesitan para demostrar sus casos.  En su gran mayoría, los ofrecimientos excesivos se hacen por prudencia: el caso es joven, no se conocen a fondo las defensas del contrario y es mejor equivocarse por exceso que por defecto.  Conforme avanza el procedimiento, muchas pruebas resultan impertinentes; las partes las abandonan o los árbitros las desestiman.

Los litigantes carentes de ética profesional, agravan las cosas.  Ofrecen pruebas cuyo único propósito es obstruir; por ejemplo, testigos que no se presentarán voluntariamente a declarar o cuyo domicilio está en un lugar remoto.  Si el tribunal rechaza la prueba o, por cualquier causa no recibe el testimonio, el litigante tiene una causa de anulación que alegar.

Desde una perspectiva simplista, el tribunal arbitral debe recibir las pruebas que ofrezcan las partes.  Por ejemplo, si se ofrece el testimonio de Juan, el árbitro deberá oír a Juan.  Después de oír a Juan, el árbitro puede desestimar su testimonio, pero no antes.  Si Juan se niega a presentarse a otorgar su testimonio y el tribunal arbitral no pide o autoriza la asistencia judicial, la parte afectada podría reclamar la nulidad del laudo porque no tuvo plena oportunidad de presentar su caso.  Aducirá que los árbitros prejuzgaron la necesidad e importancia del testimonio de Juan.

Sin embargo, esa posición simplista puede convertirse en un serio obstáculo a la justicia arbitral.  Se espera que los arbitrajes se conduzcan razonablemente, pero buscando que no se prolonguen los tiempos ni se eleven los gastos.  No se justifica que un arbitraje se detenga por meses o años en espera de la declaración de un testigo renuente, o de cualquier otra prueba.  Prueba que, al final, pudiera no aportar nada nuevo.

Poder de regular la prueba

Es por ello que, tanto en el procedimiento judicial como en el arbitral, jueces y árbitros tienen la facultad de determinar la admisibilidad y pertinencia de las pruebas.  El Cco y la LMA disponen que el tribunal, con sujeción a lo dispuesto en la ley del arbitraje, tiene la facultad de dirigir el arbitraje del modo que considere apropiado.  Esta facultad incluye la de determinar la admisibilidad, pertinencia y valor de las pruebas (Cco 1435, LMA 19).

Esta disposición significa que el tribunal arbitral no está obligado a admitir y recibir todas las pruebas que ofrecen las partes; puede negarse a recibir una prueba que requiera la asistencia judicial.  Apoya a esta interpretación la circunstancia de que la decisión de solicitar el apoyo, la deja el artículo 1444 (LMA 27), en los árbitros.

Sin embargo, el tribunal debe tener mucho cuidado.  Al decidir sobre una solicitud de asistencia judicial, debe: (i) conocer muy bien el caso para poder hacer un juicio certero; y (ii) si su determinación es negativa, explicitar su valoración de los pros y contras sobre la pertinencia o impertinencia de la prueba y las dilaciones y gastos anexos al auxilio judicial.  

Las razones de la decisión del tribunal arbitral son muy importantes, sobre todo si están bien hechas.  No se debe olvidar que  los tribunales judiciales, en los procedimientos de nulidad o de ejecución de laudos, no tienen facultades de revisar las razones o fundamentos de los árbitros, salvo que violen el orden público o el derecho de defensa.

Las pruebas en manos de las partes

En general las pruebas están en poder de las partes o las tienen a su disposición.  

Si son documentos, propios o de terceros, como están relacionados con la disputa, las partes se los transmitieron entre si o los recibieron de terceros.  Lo mismo si se trata de otros elementos tangibles.

Los testigos, por lo general, son personas que participaron en los hechos del caso y están ligados con una u otra parte.  Aunque algunos suele haber que ya se separaron de la parte con la que estaban ligados.  Por otro lado, las declaraciones de los testigos no siempre tienen la importancia que se les atribuye, ya que en los documentos abundan las circunstancias sin que los testigos tengan mucho que agregar.  En el peor de los casos, en muchas ocasiones, si el testimonio no se puede conseguir, el tribunal podrá decidir con base en el resto de la evidencia: 'donde hablan cartas, callan barbas”.  

Como cada parte tiene la carga de la prueba de los hechos que sustentan su defensa, los tribunales les imponen la carga del desahogo de sus propias pruebas:  si, por ejemplo, un testigo no se presenta, no se recibe el testimonio.  

El tribunal puede ordenar a la parte que tiene, o debiera tener, un elemento probatorio o acceso al mismo, que produzca una copia o la información relevante que se le pide.  Igualmente, la parte que tiene relación o control con un testigo, para que obtenga que comparezca en la audiencia presente una declaración escrita o responda por escrito a un interrogatorio.  

Inferencias negativas y derecho a objetar

Al dar estas órdenes, los árbitros suelen advertir que el incumplimiento puede dar lugar a que el tribunal haga inferencias perjudiciales para la parte que no cumpla.  La facultad de los árbitros de hacer inferencias no es absoluta ni automática; las conclusiones perjudiciales deben tener un apoyo razonable en la demás evidencia que existe en el expediente

El artículo 1420 Cco (LMA  4) permite a una parte inconforme expresar sus objeciones a estas determinaciones.  Las objeciones deben hacerse sin demora injustificada o dentro del plazo que se haya convenido que deben hacerse.  Si la parte afectada no hace esa protesta, se entiende que renunció su derecho a objetar.  La posible violación al derecho de defensa quedaría curada.

Si la parte afectada hace objeciones, tendrá que expresar las razones en que se funda.  El tribunal tendría, en ese caso, la oportunidad de revisar su decisión y confirmarla o, si encuentra fundamentos para hacerlo, revocarla.  De este modo, paso a paso, se va curando, o vacunando, el procedimiento.

Por el momento…

La prudencia aconseja a los árbitros que, sobre todo tratándose de resoluciones negativas sobre las pruebas, no sean definitivas.  Los árbitros prudentes suelen informar a las partes que, 'por el momento' no estiman necesario admitir la prueba o recurrir al auxilio judicial.

Mas tarde, cuando el arbitraje esté mas desarrollado, o en el momento de hacer el laudo, el tribunal puede encontrar que una prueba no es necesaria.  Por ejemplo, un testimonio sobre hechos relativos a la falta de entrega de unos bienes, resultaría innecesario si el tribunal decide que esos bienes no estaban incluidos en el contrato.  También si el tribunal encuentra que los hechos que el testigo iba a demostrar, quedaron probados por otros medios.

Artículo excepcional

Todo lo cual explica que el artículo 1444 no se aplique, salvo para casos verdaderamente de excepción.  Los árbitros y los jueces no deben olvidar esto.


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Implementation legislation. Court Assistance in Taking Evidence. Strategies to Avoid it.

In the previous post, I stated that court assistance in the taking of evidence may entail the interference of procedural issues and of court proceedings in arbitration. When I mentioned that the devil is in the details, I commented on certain difficulties.

Previous Authorization

Conscious of this problematic, the authors of the UMLA conditioned the request of court assistance to having the request to the estate court: (i) be made by the arbitral tribunal; or (ii) made by a party, but only with the authorization of the arbitral tribunal (UMLA 26, Commerce Code 1444).

The Right to be Heard

The rejection of one or more pieces of evidence may compromise the validity and enforceability of the award.

The duty of treating the parties with equality and giving them a full opportunity of presenting their case (Commerce Code, 1434, UMLA 18), includes the receipt of the evidence submitted by the parties. 

When filing their memorials accompanied by evidence, the parties tend to offer those they think at the moment is needed to prove their cases. In the vast majority of cases, massive presentation of evidence is made out of caution: the case is young, the defenses of the counterparty are not yet known at depth and it is better to be wrong for excess than for shortcoming. As the procedure moves on, a large part of the evidence result irrelevant; the parties abandon them or the arbitrators discard them.

Litigators that lack professional ethics make matters worse. They supply evidence which sole purpose is to obstruct; for example, witnesses that will not appear voluntarily to testify or whose address is in a remote location. If the tribunal rejects the evidence or for whichever cause does not accept the testimony, the litigator will argue there is a ground for setting aside the award.

From a simplistic perspective, the arbitral tribunal must receive the evidence supplied by the parties. For example, if the testimony of John is offered, the arbitrator shall hear John. After hearing John, the arbitrator may reject his testimony, but not before that. If John refuses to appear to testify and the arbitral tribunal does not request or authorize court assistance, the affected party may request the setting aside of the award because it did not have the full opportunity to present its case. Such party will argue that the arbitrators prejudged on the necessity and importance of John’s testimony.

However, such simplistic perspective may become a serious obstacle for arbitral justice. It is expected that arbitrations be conducted reasonably, but seeking to avoid the extension of periods or the increase in costs. It is not justified for an arbitration to stop for months or years waiting for the testimony of a reluctant witness or any other piece of evidence. Evidence which, at the end, may provide nothing new.

Power to Rule on Evidence

That is why both in court proceedings and arbitration, courts and arbitrators have the power of determining the admissibility and relevance of evidence. The Commerce Code and the UMLA provide that the tribunal, following the provisions of the arbitral law, has the authority of conducting the arbitration in the manner it deems appropriate. Such power includes determining the admissibility, relevance, materiality and weight of any evidence (Code of Commerce 1435, UMLA 19).

This provision means that the arbitral tribunal is not obligated to accept and receive any piece of evidence supplied by the parties; it may refuse to receive evidence that requires court assistance. This interpretation is further supported by the circumstance that the decision to seek the assistance is left by article 1444 (UMLA 27) to the arbitrators.

However, the tribunal must be very careful. When deciding on a request of court assistance, it must: (i) know the case rather well in order to make a correct judgment; and (ii) if its determination is negative, express the assessment of pros and cons on the relevance or irrelevance of the evidence and the delays and costs entailed by court assistance.

The reasons of the arbitral tribunal’s decision are very important, especially if they were done correctly. It should not be forgotten that during the setting aside or award enforcement procedures, courts do not have the power to revise the reasons or grounds of the arbitrators, except if they violate public policy or the right to be heard.

Evidence in the Control of the Parties

In general, evidence are in control of the parties or are somehow available to them.

Mostly they would be parties' owned documents or documents from third parties; since they are related to the dispute, they were exchanged between the parties or were received from the third parties. The same can be said of other tangible elements.

Witnesses, in general, are individuals who participated in the facts of the case and are linked with one of the parties. Albeit some of them may have already separated from the party to which they were linked. On the other hand, declarations of witnesses do not always have the importance attributed to them, for circumstances are abundant in documents with respect to which the witnesses do not have much else to say. In the worst scenario, in many occasions, if the testimony may not be obtained, the tribunal may decide on the basis of the rest of the evidence: “were letters speak, beards are silent ”.

Since each party has the burden of proving the facts that sustain its case, the tribunals impose the burden of supplying their own evidence: if, for example, a witness fails to appear, the testimony shall not be received. 

The tribunal may order a party that has, or should have, a specific evidence or access to the same, to produce a copy or the relevant information requested from it. Likewise, the party who has a relationship or control over a witness, to cause such witness to appear at the hearing, file a written testimony or answer a questionnaire in writing.

Negative Inferences and the Right to Object

When granting such orders, arbitrators usually warn that non performance may cause the tribunal to make negative inferences against the party that breaches the order. The power of the arbitrators to make inferences is not absolute or automatic; the negative conclusions must have a reasonable support in the rest of the evidence in the file.

Article 1420 of the Code of Commerce (UMLA 4) allows an objecting party to express its objections to such determinations. Objections should be raised without unjustified delay or within the agreed period in which shall be made. If the affected party fails to object, it is understood that it waived its right to object. Thus, the possible violation to the right to be heard would be cured.

If the affected party raises objections, it shall express the reasons in which it is founded. The tribunal would have, in such case, the opportunity to revise its decision and confirm it or, if it finds reasons to do so, revoke it. This way, step by step, the arbitration is constantly being cured or vaccinated. 

In the Meantime…

Caution advises arbitrators to make non-final determinations, especially being negative resolutions on the evidence. Prudent arbitrators often inform the parties that, “by the time being”, they do not think necessary to accept the evidence or request the assistance of the courts.

Later on, when the arbitration is more developed, or at the moment of making the award, the tribunal may find that a piece of evidence is not necessary. For example, a testimony on facts related to the lack of delivery of some goods, would be unnecessary if the tribunal decides that such goods were not included in the contract. Also if the tribunal finds that the facts that were going to be proven by the witness were evidenced by other means.

Exceptional Article

All the above explains why article 1444 is not to be applied save in truly exceptional cases. Arbitrators and courts should not forget this.