Notas de la CNUDMI sobre la organización del proceso arbitral II. Como se cocinaron

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Breve historia

Conocer el proceso de formación de los documentos legales es muy ilustrativo. En los comienzos de este blog dediqué varias entradas a explicar como se cocina una ley modelo. Pueden serles interesantes las siguientes entradas. 

La historia comenzó con un artículo de Howard M. Holtzmann, ‘Balancing the Need for Certainty and Flexibility in International Arbitration, publicado en el ‘Twelf Sokol Colloquium on International Law, International Arbitration in the 21st Century: Towards “Judicialization and Uniformity? 1992.

Holtzmann planteó la dialéctica entre la necesidad de que los reglamentos y las leyes de arbitraje fueran escuetos (flexibilidad) y la necesidad de que los árbitros y las partes pudieran estipular el procedimiento ajustado al caso (certidumbre). Todo ello con el cuidado de evitar lo que, en mi opinión, desgraciadamente ha ocurrido y que el nombre del coloquio de Sokol anunciaba: la judicialización del procedimiento arbitral. 

La Secretaría presentó al pleno de la Comisión en 1993 una propuesta (Directrices para la celebración de conferencias previas a las audiencias en el procedimiento arbitral. A/CN.9/378/Add. 2). La propuesta tuvo apoyo y se decidió elaborar unos lineamientos o guía. La propuesta generó voces de caución, que alertaban en contra de lo que en nuestros días es una epidemia: la excesiva regulación del arbitraje.

El reporte del pleno de 1993 no refleja la intensidad del debate, pero un número importante de delegados y observadores advirtieron el peligro de que la guía adquiriera fuerza normativa. Era de temerse que los litigantes en procedimientos judiciales posteriores al laudo, invocaran violación a las Notas para impugnar los laudos u oponerse a su ejecución.

El proyecto de las Notas fue discutido el Congreso del ICCA en Viena en 1994 (‘Questions Concerning the Desirability and Text of the UNCITRAL Project to Improve Planning of Arbitral Proceedings. Howard M. Holtzmann, Planning Efficient Arbitration Proceedings. The Law Applicable in International Arbitration. ICCA Congress series No. 7).

Carácter no vinculante

Al aprobar las Notas, la Comisión reiteró que sus principios implicaban que las Notas "no deberían afectar la flexibilidad del proceso arbitral; que era necesario evitar el establecimiento de requisitos más allá de las leyes, reglamentos o usos existentes y, en particular, asegurarse de que el sólo hecho de que las Notas o cualquier parte de ellas no fueran aplicadas no llevaría a la conclusión de que se había violado algún principio procesal ni sería motivo para negarse a hacer cumplir un laudo; y que las Notas no deberían tratar de armonizar prácticas arbitrales dispares ni recomendar la utilización de un procedimiento en particular (A/51/17, para 13).

Es así que en la Introducción a las Notas se hace notar que las “[N]otas no imponen precepto jurídico alguno que sea vinculante para los árbitros o para las partes", que “no se prestan a ser utilizadas como reglamento de arbitraje [y que] la utilización de las Notas no modificará en modo alguno el reglamento de arbitraje en el que las partes hayan convenido (Introducción, párrafos 2 y 3).

Discrecionalidad

El procedimiento debe conducirse de la manera que las partes convengan. En ausencia de acuerdo de las partes, el tribunal conducirá el arbitraje de la manera que considere apropiada, pero siempre dando trato igual a las partes y oportunidad de presentar su caso. El resultado es que el tribunal tiene amplia discrecionalidad.

Con la finalidad de convenir con las partes el procedimiento, o de oírlas antes de ejercer su discrecionalidad, conviene que el tribunal convoque a estas conferencias. El momento oportuno de celebrarlas y el número de juntas, depende de las circunstancias del caso. 

Se pueden llevar a cabo con la presencia física, o por conferencias telefónicas, cuartos de conversación (‘chats”), intercambios de correos electrónicos, etcétera. 

También se advirtió que las negociaciones sobre la conducción del arbitraje no se hacían necesariamente en conferencias preliminares y que, en muchos casos, una conferencia no bastaba. En la práctica se les llama “reunión preliminar”, “conferencia preliminar”, “junta administrativa” y otros nombres semejantes.

Carácter universal

Como siempre en la UNCITRAL, participaron delegados y observadores de todas las tradiciones jurídicas, niveles de desarrollo económico, organización política y tradiciones religiosas. Sin olvidar las investigaciones y documentos de trabajo de la Secretaría. Además, se contó con el debate en el ICCA.

Por su mismo carácter la negociación fue más sencilla. Cuando se discute un conjunto de normas legales se busca una norma universal aceptable a todos. En una guía práctica, basta con alertar sobre las tradiciones u opciones diferentes.

Así, por ejemplo, en materia de preparación de testigos, las Notas dicen que "[E]n algunos ordenamientos jurídicos se permite a las partes, o a sus representantes, interrogar a los testigos, antes de que éstos comparezcan en la vista, sobre su recuerdo de los hechos pertinentes, y sobre todo su experiencia, calificaciones o su relación con algún participante en el proceso. En otros ordenamientos, esos contactos con los testigos se consideran improcedentes. A fin de evitar malentendidos, el tribunal puede considerar útil aclarar qué clase de contactos con los testigos se les permitirá a las partes como preparación para la vista”.

Estructura

En cuanto a su estructura se hizo una lista de puntos que pueden ser relevantes; una 'check list'. Luego, en el texto, se hacen comentarios sobre las posibles tendencias o soluciones.

Beneficios de las Notas

Cuando se elaboraron se habían agregado a la práctica del arbitraje muchos participantes nuevos; en cuanto a esto, la situación actual no ha variado gran cosa. Subsiste la falta de cultura arbitral y de experiencia.

Muchas discusiones que se suscitan durante los arbitrajes, y que dan lugar a litigios post laudo, se evitarían o reducirían si los abogados y los árbitros consultaran las Notas con más frecuencia.

Un mini manual

Como las Notas se ocupan de los detalles organizativos del arbitraje, son de utilidad como un pequeño manual del arbitraje; se consideró que servirían de guía para los novatos; y los no tan novatos. Puede que ésta sea una de las funciones mas importantes de las Notas. Por ejemplo, a los litigantes que tienen impreso el gen cultural del litigio judicial, las Notas les pueden ilustrar sobre como se puede recibir la prueba de testigos, con toda clase de garantías, pero sin seguir las normas del foro en que adquirieron su gen cultural.

Coordinación de prácticas divergentes

El derecho de las partes al trato igual y la oportunidad razonable de exponer su caso es la Carta Magna del arbitraje. Es frecuente que las partes provengan de culturas jurídicas diferentes. Por ejemplo, una parte de tradición romano germánica ('civil law") y otra de "common law”. Si predomina el procedimiento escrito y los formalismos del “civil law", la parte del "common law" puede reclamar que no se le dio trato igual y que no tuvo oportunidad razonable de presentar su caso; y viceversa.

Recuerdo un caso en que representé a una parte mexicana. El abogado de la parte estadounidense, era un abogado de Florida. El tribunal estaba formado por un mexicano, un estadounidense y el presidente, canadiense, de tradición del 'common law'. En un momento, durante la conferencia preliminar, le pedí al presidente que suspendiera la junta porque necesitaba disculparme ante mi cliente por haber tomado el caso y para aconsejarle que contratara abogados estadounidenses. El presidente entendió el mensaje y, sin suspender la conferencia, terminamos conviniendo un procedimiento que respetó el derecho de defensa de las dos partes.

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UNCITRAL Notes on Organizing Arbitral Procedures II. How They Were Cooked.

Brief Story

To know the process of creation of legal documents is very illustrative. In the beginnings of this blog I dedicated several posts to explain how a model law is cooked. The following posts may be interesting: 

The story started with an article from Howard M. Holtzmann, 'Balancing the Need for Certainity and Flexibility in International Arbitration, published in the 'Twelf Sokol Colloquium on International Law, International Arbitration in the 21st Century: Towards Judicialization and Uniformity? 1992.

Holtzmann planned the dialectics between the necessity for arbitration rules and laws to be plain and simple (flexibility) and the necessity for arbitrators and parties to be able to agree on the procedure adjusted to the case (certainty). All that with the care of avoiding that which, in my opinion, has unfortunately happened and that the name of the Sokol colloquium announced: the judicialization of arbitration procedure.

The Secretariat submitted to the plenary session of the Commission in 1993 a proposal (Guidelines for the pre-hearing conferences in arbitral proceedings. A/CN.9/378/Add.2). The proposal had support and it was decided to prepare some guidelines or principles. The proposal generated voices of caution that warned against that which is an epidemic nowadays: the excessive regulation of arbitration.

The Commission's report of 1993 does not reflect the intensity of the debate, but an important number of delegates and observers warned against the danger of the guidelines acquiring force of legal rules. It had to be feared that litigators in judicial proceedings after the award, would invoke the violation to the Notes in order to challenge the awards or oppose their enforcement.

The project of the Notes was discussed by the ICCA Congress in Vienna in 1994 ("Questions Concerning the Desirability and Text of the UNCITRAL Project to Improve Planning of Arbitral Proceedings. Howard M. Holtzmann, Planning Efficient Arbitration Proceedings. The Law Applicable in International Arbitration". ICCA Congress series No. 7).

Non Binding Feature

When approving the Notes, the Commission confirmed that their principles entailed that the Notes "must not impinge upon the beneficial flexibility beyond the existing laws, rules or practices, and in particular to ensure that the sole fact that the Notes, or any part of them, were disregarded would not lead to a conclusion that any procedural principles had been violated or was a ground for refusing enforcement of an award, and that the Notes should not seek to harmonize disparate arbitral practices or recommend using any particular procedure" (A/51/17, para. 13).

So it is that in the introduction to the Notes it is highlighted that "[n]o legal requirement binding on the arbitrators or the parties is imposed by the Notes", that they "are not susceptible of being used as arbitration rules" [and that] "the use of the Notes cannot imply any modification of the arbitration rules that the parties may have agreed upon" (introduction, paragraphs 2 and 3).

Discretion

The procedure must be carried out in the manner agreed by the parties. In the absence of the parties' agreement, the tribunal shall conduct the arbitration in the manner it considers appropriate, but always giving equal treatment to the parties and the opportunity of presenting their case. The result is that the tribunal has broad discretion.

With the purpose of agreeing upon the procedure with the parties, or hearing them before using its discretion, it is convenient for the tribunal to summon the parties to these conferences. The opportune moment of having them, and the number of conferences, depends on the circumstances of the case.

They may be carried out with the physical presence, or through telephones conferences, chats, exchange of emails, etcetera.

It was also warned that the negotiations on the conduction of the arbitration were not necessarily made during preliminary conferences and that, in many cases, a conference was not enough. In practice they are called "preliminary meeting", "preliminary conference", "administrative meeting" and other similar names.

Universal Nature

As always, delegates and observers from all legal traditions, level of economic development, political organization and religious traditions, participated jn UNCITRAL. Without forgetting the investigations and working documents of the Secretary. Moreover, the debate at the ICCA was available.

Because of its nature, the negotiation was simpler. When a set of legal rules is discussed upon, a universal rule acceptable to all is sought. In a practical guide, it suffices with warning on different legal traditions or different options.

That way, for example, in the issue of preparing witnesses, the Notes say that "In some legal systems, parties or their representatives are permitted to interview witnesses, prior to their appearance at the hearing, as to such matters as their recollection of the relevant events, their experience, qualifications or relation with a participant in the proceedings… In other systems such contacts with with witnesses are considered improper. In order to avoid misunderstandings, the arbitral tribunal may consider it useful to clarify what kind of contacts a party is permitted to have with a witness in the preparations for the hearings."

Structure

With regards to its structure there is a list of issues that may be relevant; a 'check list'. Then, in the text, there have been comments on possible tendencies or solutions.

Benefits of the Notes

When they were prepared, many new participants had been added to arbitration practice; in this regard, the situation has not changed much. The lack of arbitral culture and experience remains.

Many discussions that come about during the arbitrations, and that give way to post award litigation, would be avoided or reduced if the lawyers and arbitrators consulted the Notes more frequently.

A Mini Manual

Since the Notes deal with organizational details of arbitration, they are useful as a small manual for arbitration; it was considered that they would serve as guide for beginners; and for those not so experienced. This may be one of the most important features of the Notes. For example, to the litigators that have the cultural gene of judicial litigation impressed upon them, the Notes may illustrate them on how to admit a witness testimony, with all sorts of guarantees, but without following the rules of the forum in which their cultural gene was acquired.

Coordination of Divergent Practices

The right of the parties to equal treatment and a reasonable opportunity to present their case is the Magna Charta of arbitration. It is frequent that parties come from different legal cultures. For example, a party from a civil law tradition and those from common law countries. If it is a strict procedure and the formalisms of civil law prevail, the party from a common law country may claim that it was not given an equal treatment and it had not a reasonable opportunity to present its case; and vice versa.

I remember a case in which I represented a Mexican party. The lawyer of the American party was an attorney from Florida. The tribunal was composed of a Mexican, an American and a Canadian President from the common law tradition. At a certain stage, during a preliminary conference, I asked the president to suspend the conference because I needed to apologize to my client for having taken the case and to advise him to engage American lawyers. The president understood the message and, without suspending the conference, we ended agreeing upon a procedure that adequately respected the right to present a case for both of the parties.