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La esencia permanece
Siempre me ha acompañado la enseñanza de mi querido profesor Guarneros en la escuela secundaria, quien me enseñó que la esencia permanece, solo cambian los fenómenos.
Ahora expondré como se hacían las cosas en la era papelaria. Esta simple historia demuestra la necesidad de adaptarnos a nuestra era de la TI.
La investigación, organización, etcétera, a que me referí en la entrega anterior, responden a las necesidades naturales del oficio. No tengo una fuente que indique desde cuando está en uso, pero aplicando las variantes apropiadas, puedo usar la inexacta, pero plástica, expresión: “desde siempre”.
Me inicié en la práctica de la abogacía cuando la explosión demográfica, la aceleración de las comunicaciones, la industrialización en general y la expansión de las operaciones comerciales internacionales, ya eran un fenómeno avanzado. No obstante ello, la velocidad, complejidad y magnitud de esas operaciones entonces, guarda poca proporción con nuestro mundo de hoy.
La era papelaria
Las ciudades eran pequeñas, predominaban los negocios locales, los mensajes los llevaba caminando cualquier empleado. Si la distancia era más larga, se mandaban por correo o telégrafo; algunas empresas tenían telex. El teléfono era el medio mas popular, pero pensar en una conferencia con varias personas, la velocidad y otras aplicaciones contemporáneas, era una fantasía.
No había xerografía. Para hacer copias los documentos se mecanografiaban a punto y guión; esto es, en lugar de párrafos, se transcribiría todo a renglón corrido. El punto y guión significaba el paso a un párrafo diferente. Si se necesitaban varias copias, se hacían con papel carbón.
La fotografía con negativos permitía hacer fotocopias. Pero era caro y laborioso. Se llevaban los documentos a la tienda de fotografía, en donde se quedaban un par de días. Los fotografiaban, hacían un negativo que luego imprimían como positivo. El papel era grueso y difícil de manejar; convenía guardar los negativos.
Las máquinas de escribir eran mecánicas. Las eléctricas, que comenzaban, eran una novedad y un lujo.
Para los memoriales largos, que requerían varias ediciones, el método era el siguiente: (i) el abogado escribía sus notas y hacía acopio de información; (ii) preparaba su esquema; (iii) dictaba la primera versión a su secretaria, que la transcribía en el reverso de hojas de escritos que se habían desechado; (iv) los borradores se hacían a triple renglón, para que hubiera espacio que el redactor usaba en sus reediciones.
Naturalmente que, en las sucesivas revisiones, se modificaban, insertaban o cambiaban de lugar párrafos o pedazos de textos. Para ello, se escribían las adiciones o modificaciones en hojas adicionales, se cortaban con tijeras los párrafos o pedazos de texto y se pegaban con goma en el lugar apropiado. En ocasiones, se usaba como soporte una hoja completa que, como en las cartas anónimas de las novelas, se formaba de puros pedazos pegados. De ahí viene el cortar y pegar que ahora la TI nos pone a la mano.
Así, poco a poco, se creaba el memorial final. Si pasaba de veinte o treinta páginas; se consideraba un horror; y un error.
Las leyes del procedimiento permitían que cuando los anexos excedieran de veinticinco páginas no había obligación de acompañar copias para las otras partes. Así que, si al final se tenían veintidós o veintitrés hojas, se ponía a trabajar la imaginación para agregar un par de anexos, llegar al afortunado veintiséis y evitar la carga de las copias.
La era carpetaria
La era papelaria puede dividirse en dos: la era simplemente papelaria y la era carpetaria. En efecto, entre otras causas por la aparición de la xerografía, la facilidad del fotocopiado y el continuo crecimiento del comercio y la industria, el volumen de información creció.
Comenzó a extenderse la práctica de guardar los documentos en carpetas con anillas, estructuradas con índices, divisiones o etiquetas. En su tiempo tenían su razón de ser y, como todos, las utilicé con provecho. Pero siempre las consideré como una especie de los dinosaurios de la información. Enormes, difíciles de manejar y transportar; son las carpetasaurios.
En los arbitrajes internacionales son particularmente problemáticas. En una ocasión tuvimos que suspender el inicio de una audiencia durante un día, porque las carpetas de una de las partes y las de un árbitro estaban atoradas en la aduana. Obviamente, nadie puede llevar un expediente de ese tamaño en un avión para consultarlo durante los vuelos largos. Tampoco es práctico llevarlos a un cuarto de hotel o a la casa de descanso en la playa durante un fin de semana prolongado.
Algunos abogados y árbitros desarrollaron la magnífica idea de fabricarse pequeños ejemplares con los materiales relevantes, recurriendo a fotocopias reducidas (mini fotocopias).
Otros, yo entre ellos, cuando tenía que viajar, exigía que en la sala de audiencias, las partes o mi cliente, tuvieran a mi disposición una copia completa del expediente encarpetado. Eso resuelve algunos problemas, pero se quedan en casa las anotaciones hechas al estudiar los documentos cuando se recibieron.
Werner Mellis, reputado árbitro austriaco, tenía su despacho en el centro de Viena. Me explicó que trabajaba en su casa de los alrededores. Construyó un galerón y lo llenó con mesas. Trabajaba moviéndose entre las mesas, consultando las carpetas que abría conforme lo necesitaba. Probablemente inventó lo que ahora son las ventanas y las pantallas múltiples.
El escáner y otras bendiciones
El escáner me dio la gran solución; ahora son muy rápidos. Uso uno que hace cien páginas por minuto. Mis asistentes tienen órdenes de no poner papeles en mi escritorio. Cualquier documento destinado a mi escritorio se pasa por el escáner y yo lo consulto directamente en el expediente informático. Si son carpetas, mis asistentes las reproducen con exactitud: los índices, las divisiones, etc.
Así puedo leer todo en mi computadora de escritorio, en la portátil, en mi iPad que tiene 128 gigas de memoria e, incluso, en mi teléfono inteligente. Salvo la computadora de escritorio, los puedo transportar dentro y fuera de mi casa, oficina, departamento en Veracruz a la orilla del mar, el avión, el hotel. Están a mi disposición en todo el mundo.
Ahora, además del escáner, tenemos otras bendiciones. Por ejemplo, las nubes, como Dropbox que uso mucho. También los programas de notas, que se complementan guardando la información en nubes, como Evernote que me sirve para todo. Encripto la información con TrueCrypt.
La ubicuidad pone nuevos problemas. La información que maneja un abogado es delicada, por lo que la confidencialidad y la seguridad son primordiales. Leer y anotar los documentos sobre las pantallas sigue métodos diferentes que el papel; hay que aprender y practicar. Archivar y organizar montañas de información y poder traerlas a la pantalla, en segundos, cuando se necesita, solo se logra con aprendizaje y práctica.
Esos, y otros, problemas se resuelven mejor con la TI que con el papel. Lo veremos.
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Una pequeña referencia bibliográfica, para que no se distraigan y dejen de leer el blog.
Sobre la seguridad de Dropbox, pueden consultar la siguiente liga:
https://www.dropbox.com/privacy
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IT and arbitration. Prehistory.
Essence remains
My dear high school teacher Guarneros taught me that the essence remains, only phenomena changes. This wise thought has accompanied all my life.
Now, I will talk about how things were done in the Paper Era. This brief history will explain our need to adapt to the new IT Era.
The investigation, organization and other concepts that I explained in the last post, are responsive to the natural needs of the profession. I do not have the specific reference of the date on which they began to be used, but considering the appropriate variants I can say: “always”.
I started practicing law when the world population explosion, the acceleration of communications, the general industrialization and the expansion of international trade were advanced phenomena. But the speed, complexity and magnitude of those events are minimal compared to the world today.
The Paper Era
At the time, cities were small, most of the companies were local, and the employees delivered messages by hand; perhaps with the help of a short streetcar or by bus riding. If the distance was longer communications were sent by mail or telegraph; some companies had telex. The telephone was popular but it would be a phantasy to think of a conference call between several participants, or on the high speed and reach that nowadays we enjoy with our contemporary telephones and gadgets.
Xerography did not exist. Copies of documents were typed dot and dash in continuous lines, instead of paragraphs. A dot and dash meant the change of paragraph. If more copies were needed, they were made with carbon paper.
Also photographic negatives allowed copies, but it was expensive and tough. You had to take the documents to the photo shop and leave them for a couple of days. A picture of them was taken and a photonegative made and then they were printed as a photo. The paper was very thick and hard to manage; it was important to keep the photonegatives.
Typewriters were mechanical. The electric ones started to appear and were considered a luxury.
For the large memorials that required several editions, the lawyers had to: (i) write their notes and collect the information; (ii) prepare a structure for the memorial; (iii) dictate the first version to the secretary, who transcribed it on the clean side of recycled sheets; (iv) drafts were typed on triple space so the writer could make notes for the next editions.
It was natural that after checking the drafts, some paragraphs or parts of the text were modified, moved and new texts added. In those cases, the modifications and additions were written in different sheets; then the paragraphs or parts of the text were cut with scissors and pasted with glue in the appropriate places. Sometimes those parts were pasted in a support sheet, as it happens in the anonymous letters of novels, built with pieces taken from printed materials. It may be said that this was the origin of the contemporaneous cut and paste technique of the IT.
Memorials were made that way. If at the end the brief exceeded twenty or thirty pages, it was a horror; and a terrible mistake.
Then the Mexican laws of procedure provided that when the documents attached were more than twenty-five pages, the parties were excused from the obligation to deliver copies to the other parties. So when you found that your annexes amounted to twenty two or twenty three pages, it was time to start using the imagination and add a couple more of documents to get to the desired twenty six page and avoid the copies.
The Binders Era
The Paper Era may be divided into two stages: the simple Paper Era and the Binders Era. With the arrival of xerography, the readiness for photocopying documents and the growth in industry and commerce, the volume of information expanded quickly.
The practice of using binders with rings, organized by indexes, divisions or tags, became popular. At the time that practice was justified and as everybody, I also used it with good results. Yet I always considered these binders as some kind of dinosaurs of the information. Very large and hard to handle. I named them ‘bindersaurs’.
In international arbitration proceedings, binders are particularly problematic. In one case, we had to delay the commencement of the hearing for one day, because the materials of one of the parties and one of the arbitrators were stopped at the customs office. Obviously, no one can carry all these files and binders in a plane for consultation in long flights. Nor is it practical to carry them to a hotel room or a leisure house in the beach during a holiday.
Some lawyers and arbitrators developed the good idea of making small booklets with the relevant information using reduced photocopies.
Other lawyers, including myself, when travel was required, directed the parties or the clients, to have at my disposal the complete case printed and available at the hearing room. That is but a partial solution as notes that you made in the original documents when studying the case are left at home.
Werner Mellis, a distinguished and famous Austrian arbitrator had his office in downtown Vienna. He told me that he worked in his house in the suburbs. He built a large room and filled it with tables and worked moving between them to consult the files as needed. Perhaps he is the inventor of what we now know as multiple displays and windows.
The scanner and other blessings
The scanner gave me a solution; they are now very quick. I use one that processes one hundred pages per minute. My assistants have clear instructions not to leave papers on my desk. All documents received shall pass through the scanner and I read them in the screen. If there are binders my assistants organize them exactly as they are, using indexes, divisions, etc.
I can read everything in my desk computer, laptop, iPad (with a memory of 128 GB) and even in my smart phone. All these devices can be moved easily inside and outside of my house, office, beach apartment in Veracruz, the airplane and the hotel. I have the information available at any time all around the world.
But besides the scanner we have other blessings. We can file information in clouds like Dropbox, which I use constantly. Also “notes” applications that are complemented by saving the information in clouds, like Evernote, that assists me in everything. I encrypt the information using TrueCrypt.
Ubiquity brings new problems. Confidentiality and security are a must regarding the information that lawyers work with. Writing and reading in the computer is different than doing it in paper; it is necessary to learn and practice. The organization and storage of large volumes of information to bring them to the screen in a few seconds when needed, is only possible through learning and practicing.
Those problems and some others are easier to solve with IT than with paper. I will comment.
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A small bibliography reference, so you do not quit reading the blog.
About the security of Dropbox, you may check:
Hay una errata en el nombre de Werner Melis. There is an erratum in Werner Melis name. El nombre correcto es; his name is:
ResponderEliminarWerner Melis.