Como se come una ley modelo. Las costas del arbitraje.

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Una laguna. Las costas

Cuando se habla de dinero, todo mundo para las orejas y presta atención.

La LMA no regula las costas del arbitraje. Los motivos los expondré en una entrada posterior.

Al poner en vigor la LMA convenía suplir esa laguna. Entonces el único modelo disponible a nivel universal era el del Reglamento de Arbitraje de UNCITRAL 1976 (RAU) (aa. 38 a 40); era un modelo universalmente aceptado y que, además, estaba probado por la experiencia en su aplicación. La junta decidió no inventar y propuso adoptar esas disposiciones.

Costos específicos del arbitraje

Los tribunales del estado, en México y en otros países, son gratuitos. Todo lo pone y lo paga el gobierno: los jueces, el personal, los locales y, en general, todo el equipo y materiales necesarios.

En el arbitraje sucede lo contrario. Las partes pagan los gastos y honorarios de los árbitros: archivo, salas de audiencia, servicios de terceros y materiales.

Con frecuencia, también, pagan el secretario. El tribunal no puede imponer el secretario y su costo; necesita el consentimiento de las partes. Hay muchos arbitrajes sin secretario; también hay ocasiones en las que el árbitro, o el presidente, proponen como secretario a uno de sus asociados o asistentes; quienes, ante el estímulo de adquirir experiencia, prestan sus servicios sin cobrar. 

Visto desde esa perspectiva, el arbitraje aparece mas caro que el litigio judicial. No necesariamente es así, en una entrada posterior haré una comparación que lleva a la conclusión opuesta.

Cuestiones a regular. Los reglamentos

Son varias las cuestiones que suscitan las costas: (i) la definición del concepto; (ii) la manera de determinar los honorarios del tribunal; y, (iii) la forma de garantizar el pago.

Los reglamentos de las instituciones arbitrales resuelven estas cuestiones. En efecto, una de las principales funciones de las instituciones arbitrales es la relativa a la determinación, cobro, custodia y pago de las costas. La Junta de Asesores encontró que si las partes convenían un arbitraje ad hoc, que no fuera bajo el RAU, corrían el riesgo de encharcarse en una laguna.

El RAU ( a. 48) define las costas, que incluyen: (i) honorarios de los árbitros; (ii) viáticos y otros gastos de los árbitros; (iii) el costo de expertos o cualquier otra asistencia requerida por los árbitros; (iv) viáticos y otros gastos que hagan los testigos, cuando son aprobados por los árbitros; (iv) costo de representación y asistencia de la parte vencedora, conforme lo determinen los árbitros; y, (v) honorarios y gastos de la autoridad nominadora.

Un problema delicado en arbitrajes ad hoc son los honorarios de los árbitros. Al no contar con la asistencia de una institución arbitral, los árbitros y las partes deben llegar a un acuerdo sobre el monto, la manera de garantizarlos y pagarlos; a menudo eso los pone en una situación delicada. Conviene tratar de esas cuestiones antes de iniciar el arbitraje; si se deja para después, hay riesgo de disputas. Por supuesto que hay quejas de que algunos árbitros dejan sentir su poder y abusan.

Mi experiencia no es en ese sentido. Es frecuente que los árbitros propongan a las partes referirse a los aranceles de las instituciones de arbitraje; yo, por ejemplo, acostumbro proponer a las partes uno o dos aranceles, para que escojan; por ejemplo, en México, CANACO y CAM. Incluso les propongo que, una vez determinado el arancel, celebren un contrato con la institución para que reciba los depósitos, administre y pague conforme se convenga.

En la práctica mexicana prevalece el sistema de arancel con base en la cuantía la disputa. Por ejemplo, así lo tienen previsto el CAM y la CANACO, también la CCI. El arancel tiene máximos y mínimos y la institución, al finalizar el arbitraje, informa al tribunal el monto de los honorarios para que los incorporen en el laudo; para ello, toman en cuenta todos los factores del arbitraje. 

Al inicio, la institución, considerando la cuantía y la complejidad del caso, fija provisiones y pide a las partes que las anticipen por mitad; la práctica es tomar la cantidad media. Conforme avanza el arbitraje, la institución puede variar el monto de las provisiones y pedir depósitos adicionales.

En las páginas de las instituciones se publican los aranceles y calculadores de honorarios y gastos (por ejemplo, www.arbitrajecanaco.com y www.camex.com.mx). No son obligatorios para la institución, pero son una buena guía para las partes que quieren iniciar un arbitraje; o celebrar un acuerdo arbitral.

Sin embargo, dependiendo de sus tradiciones, algunos prefieren el sistema horario que es mas común en el 'common law'; esto es, ir pagando conforme se realiza el trabajo y a la tasa que cotizó cada árbitro. Este es, por ejemplo, el sistema del ICDR. Para determinar el monto de las provisiones, la institución administradora consulta con los árbitros sus estimados de trabajo conforme se desarrollan las diversas etapas, pide a las partes el pago de las provisiones y paga a los árbitros conforme estos trabajan y presentan sus facturas.

En ambos sistemas mientras las provisiones no se pagan, se suspende el arbitraje. Si una parte no paga, la institución invita a la otra a que pague la suma correspondiente. Si la institución no recibe las provisiones completas, puede suspender el arbitraje y, en caso de que así lo decida, darlo por terminado.

Como no pagar los anticipos es un incumplimiento contractual, la parte que anticipó lo que correspondía a su contrario, puede pedir al tribunal que dicte un laudo, para que se le restituya lo que se vio obligada a anticipar. Este laudo será sin perjuicio sobre la determinación final de las costas en el laudo definitivo.

Me ha tocado ser árbitro bajo los dos sistemas y los dos funcionan. Acaso les sorprenderá que he encontrado más práctico y justo el del ICDR.

En los arbitrajes ad hoc, a veces las partes y los árbitros convienen que el depósito se haga en una cuenta del tribunal. Funciona, pero prefiero y recomiendo, convenir y obtener el auxilio de una institución arbitral.

Provisiones de fondos

Es una imprudencia de los árbitros y de las instituciones participar en un arbitraje si las partes no aseguran que pagarán las costas y depositan las provisiones para ello. Sin embargo, en Londres, en los arbitrajes ad hoc, es común que los pagos se hagan después del servicio; parece que la costumbre es arraigada y las consecuencias del incumplimiento son severas. Recuerdo un arbitraje en que así me los propusieron, pero hice valer mi condición de mexicano y me pagaron conforme se desarrolló el arbitraje e hice los gastos.

Es de sentido común. Hace años, en un arbitraje ad hoc con tres árbitros, las partes convinieron que el plazo del tribunal para notificar el laudo, vencía los primeros días de enero. A mediados de diciembre, con el laudo listo, a petición del tribunal las partes depositaron por mitad el saldo de los honorarios. Era cuestión de llenar unos detalles, firmar el laudo y notificarlo. El presidente llamó a los árbitros y nos informó que las partes no habían depositado el IVA; que había buscado a los abogados y que un de ellas le había prometido hacer el depósito de inmediato, pero que el abogado de la otra ya se había ido de vacaciones. Esa parte no lo sabía, pero era la perdedora en el caso.

Una opción del tribunal era suspender el plazo para la entrega del laudo, ya que no se había recibido el pago completo. El riesgo era de que la parte perdedora, una vez que conociera el laudo, demandara la nulidad, o se opusiera a la ejecución, alegando que la suspensión fue indebida y que el laudo se emitió fuera del plazo convenido. La otra opción, mas segura, era tomar el riesgo de que la parte perdedora no pagará el IVA y lo tuviéramos que soportar los árbitros. El tribunal decidió proteger el laudo; y hasta la fecha sigo esperando el reembolso de ese IVA.

Continuaré.

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How to Eat a Model Law. The Costs of the Arbitration

A Lacuna. The costs

Whenever money is the subject matter, everyone stops and listens.

The UMLA dos not regulate the costs of the arbitration. I will address the reasons why this is so in a future entry.

It was convenient to supplement this lacuna when implementing the UMLA. At that moment the only universally available model was the 1976 UNCITRAL Arbitration Rules (UAR) (articles 38 through 40); it was a universally accepted model which, also, had advantage of having been tested in its application. The ‘Junta de Asesores" decided not to come up with something new and proposed to adopt its provisions.

Specific costs of the arbitration

The State’s courts, in Mexico and other countries, are free. Everything is provided and paid for by the government: the judges, the staff, the venues and, in general, all of the necessary equipment and supplies.

The opposite thing occurs in arbitration. The parties cover the expenses and the arbitrators’ fees: files, hearing rooms, third parties’ services and materials.

Often, they also pay the secretary. The tribunal cannot impose a secretary and its accompanying expense; it needs the consent of the parties. There are many arbitration proceedings without a secretary; there are also occasions in which the arbitrator, or the president of the tribunal, proposes as secretary one of his associates or assistants; who, presented with the opportunity of gaining experience, provide their services without a charge.

Seen from this perspective, arbitration would appear more expensive than judicial litigation. This is not necessarily so, in a following entry I will make a comparison which leads to the contrary conclusion.

Issues to regulate. The rules.

There are several issues that come up when speaking of the costs: (i) the definition of the concept; (ii) the method to determine the tribunal’s fees; and, (iii) the means to guarantee payment.

The arbitral institutions’ rules give a solution to such issues. Indeed, one of the main functions of arbitral institutions is the one related to the determination, collection, custody and payment of the costs. The ‘Junta de Asesores" realized that if the parties agreed to an ad hoc arbitration, that was not conducted under the UAR, they would run the risk of getting caught in a lacuna. 

The UAR (article 38) define the costs, which include: (i) the fees of the arbitral tribunal; (ii) the travel and other expenses incurred by the arbitrators; (iii) the costs of expert advice and of other assistance required by the arbitral tribunal; (iv) the travel and other expenses of witnesses to the extent such expenses are approved by the arbitral tribunal; (v) the costs for legal representation and assistance of the successful party, only to the extent that the arbitral tribunal determines that the amount of such costs is reasonable; (vi) any fees and expenses of the appointing authority.

A tricky question when it comes to ad hoc arbitrations is the determination of the arbitrators’ fees. Lacking the assistance of an arbitration institution, the arbitrators and the parties must reach an agreement regarding the amount, and the way to guarantee and pay them; more often than not, that leaves everyone in a delicate position. It is convenient to deal with these issues before commencing the arbitration; if it is left for later, the risk of disputes grows. Of course there are complaints that some arbitrators give proof of their powers and abuse.

That has not been my experience. It is frequent for the arbitrators to propose to the parties to refer to the arbitral institutions’ scales of arbitrator’s fees; my prefered practice, for example, is to suggest one or two institutional scales, for the parties to choose from; for example, in Mexico, CANACO and CAM. I even propose that, once the scale has been determined, the parties enter into a contract with the arbitral institution to have it receive the deposits, administer and pay in the manner in which it is agreed.

In the Mexican practice the system of scales based in the sum in dispute prevails. For example, that is the way in which it is foreseen by the CAM, the CANACO, and also the ICC. The scale has maximums and minimums and the institution, upon completion of the arbitration, informs the tribunal of the amount of its fees so it may incorporate them in the award; to do so, all of the factors surrounding the arbitration are taken into account.

At the beginning, the institution considers the sum in dispute and the complexity of the case, it sets a provisional advances and asks the parties to make a fifty-fifty payment; the practice it to take the mean amount. As the arbitration progresses, the institution may vary the amount of the advance and ask for additional deposits.

The scales and arbitrator’s fees and expenses are published in the arbitral institutions’ websites (for example, www.arbitrajecanaco.com and www.camex.com.mx). They are not mandatory for the institution, but are a good guide for any party wishing to commence and arbitration proceeding; or enter into an arbitration agreement.

Nevertheless, depending on their legal traditions, some prefer the hour system which is more usual in common law, this is, pay as the work is done and at the rate quoted by each arbitrator. This is, for example, the system used by the ICDR. To determine the amount of the advances on costs, the arbitral institution consults with the arbitrators their work estimates as each stage of the procedure develops, it asks the parties to make the payments and pays the arbitrators as they perform their work and present their invoices.

In both systems, as long as the advance on costs is not paid, the arbitration proceeding is suspended. If one party does not pay, the arbitral institution invites the other party to pay the corresponding sum. If a request for an advance on costs has not been fully complied with, the institution may direct the tribunal to suspend its work and, in case it is so decided, to terminate the arbitration. 

Since not paying the advance on costs is a breach of contract, the party who paid on behalf of the defaulting party may request the arbitral tribunal to render an award, so it may be reimbursed the amount that it was forced to pay. The award will be rendered without prejudice of the final decision as to the costs of the arbitration. 

I have been an arbitrator under both systems and I can say that they both work. It may surprise you to know that I find the system used by the ICDR more practical and fair.

In ad hoc arbitrations, sometimes the parties and the arbitrators agree that the deposit will be made in an account controlled by the arbitral tribunal. It works, but I prefer and recommend, agreeing and obtaining the assistance of an arbitral institution. 

Substantive provisions

It is unwise for the arbitrators and the institutions to participate in an arbitration proceeding if the parties do not assure that they will pay the costs and deposit the advances. However, in London, in ad hoc arbitrations, it is usual for payments to be made after the service has been provided; it seems that the custom is well establishec and the consequences of non-compliance are severe. I remember and arbitration in which I was approached with this proposal, but I asserted my status as Mexican and I was paid as the arbitration proceeding progressed and the expenditures were made.

It is common sense. Years ago, in an ad hoc arbitration with three arbitrators, the parties agreed that the deadline for the tribunal to render its award would be due during the first days of January. In mid-December, with the award ready, the parties made a fifty-fifty deposit of the arbitrators’ fees at the tribunal’s request. All that was left to do was fill a few blanks, sign the award and notify it. T he president of the arbitral tribunal called the arbitrators and informed us that the parties had not deposited the VAT; that he had called the lawyers and that one of the parties’ representatives had promised to make the deposit immediately, but the other party’s lawyers had already gone on vacations. That party was not aware of it, but it had lost the arbitration.

One option for the tribunal was to suspend the deadline to deliver the award, since the payment had not been made in full. The risk was that the losing party, once it became aware of the award, would seek to set it aside, or refuse enforcement, alleging that the suspension was undue and the award had been rendered outside the agreed time limit. The other, safer, option, was to assume the risk that the losing party would not pay its share of the VAT and the arbitrators would have to endure it. The tribunal decided to protect the award; to this day I am still waiting to have that VAT reimbursed.

I will continue.