viernes, 21 de noviembre de 2014

Reglas sobre el intercambio de información.




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Intercambio de información. Puntos fundamentales. El Reglamento ICDR

Excepto el diablo, todos estamos de acuerdo


En nuestros días todas las instituciones, y otras organizaciones interesadas, tienen disposiciones sobre el intercambio de información en sus reglamentos, lineamientos o guías. Una excepción importante es la UNCITRAL, pero su grupo de trabajo de arbitraje ya está considerando la cuestión en la revisión de las Notas de la CNUDMI sobre la organización del procedimiento arbitral.

La ‘Secretariat’s Guide to ICC Arbitration', en los comentarios 3-948 y 3-949 al artículo 25(1) del Reglamento CCI, es magistral. Es igualmente importante el artículo 3 de las Reglas de la IBA (‘International Bar Association') sobre práctica de prueba en el arbitraje internacional y su comentario (‘Commentary on the revised text of the 2010 IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration’).

También vale la pena considerar los párrafos 50 a 52 del 'Informe Control del tiempo y de los costos en el arbitraje de la CCI' y el 'ICC COMMISSION REPORT Managing E-Document Production'. 


En el fondo, las peticiones de documentos deben: (i) identificar el documento, o clases de documentos, con precisión; (ii) establecer su relevancia en el caso; (iii) estar bajo el control de la parte a la que se hace el requerimiento; (iv) no tenerlo a su disposición el peticionario; y (v) que la petición no sea onerosa tanto en costo como en tiempo 

El Reglamento ICDR

Como en los Estados Unidos la práctica del ‘Discovery’ en los procedimientos judiciales y la del intercambio de información en el arbitraje, es más utilizada y complicada, dedicaré especial atención al Reglamento ICDR. El artículo 21 de este Reglamento (en vigor a partir del 1º de junio de 2014) es el instrumento que regula el intercambio de información con mayor detalle. Comentaré brevemente algunos párrafos. De otros, que ameritan un tratamiento mayor, me ocuparé en las próxima entregas. 

Es tarea de las partes

El intercambio de información se lleva a cabo entre las partes. La tarea del tribunal arbitral es administrar el intercambio para que éste se lleve a cabo con eficiencia y economía (ICDR 21.1.). Esto significa que: (i) las solicitudes de intercambio y el propio intercambio, se lleva a cabo entre las partes, sin intervención del tribunal; (ii) los documentos que las partes se intercambian no son pruebas en el arbitraje, sólo serán pruebas los que las partes exhiban como tales en sus memoriales.

No sorpresas, gastos y dilaciones

El tribunal y las partes deben evitar dilaciones y gastos inútiles. También evitar sorpresas y asegurar la igualdad de trato y la oportunidad de cada parte de presentar sus demandas y defensas (21.1).

Las partes podrán transmitir al tribunal arbitral sus puntos de vista sobre el nivel de intercambio de información que consideran apropiado para cada caso, pero la facultad de resolver reside en el tribunal. Solo si las partes lo convienen por escrito, y previa consulta con el tribunal, las partes podrán apartarse de las disposiciones del artículo 21.2. 

La redacción del párrafo 2 del artículo 21, no es clara; por su colocación y redacción debe entenderse que las condiciones que exige no se aplican a todo el artículo 21, sino sólo a su párrafo 2. 

Las partes intercambiarán todos los documentos en los que funden sus pretensiones de acuerdo al calendario fijado por el tribunal (21.3). Esta norma es muy útil para evitar una de las plagas del arbitraje: las peticiones espontáneas en cualquier momento, que se hacen alegando la ‘flexibilidad’ del arbitraje. El arbitraje es flexible, pero no desordenado.

Poder del tribunal

El tribunal podrá ordenar a una parte que ponga a disposición de la otra, previa petición a tal efecto, documentos que estén en su poder, siempre que la parte solicitante no tuviera acceso a esos documentos y haya razones para que creer que esos documentos existen y son relevantes y sustanciales para la resolución del caso. Las solicitudes de documentos deberán contener una descripción específica de los documentos o los tipos de documentos que se piden, junto con una explicación de su relevancia y sustancialidad para la resolución de la controversia (21.4).

Confidencialidad

Cuando se alegue que ciertos documentos son confidenciales por motivos comerciales o técnicos, el tribunal podrá condicionar el intercambio de información a la adopción de medidas adecuadas para proteger su confidencialidad (21.5). 

La problemática de las alegaciones sobre confidencialidad es particularmente difícil: ¿Cómo puede el tribunal decidir la cuestión si no conoce el documento? Si el tribunal examina el documento y llega a la conclusión de que es confidencial, ¿es correcto que niegue a la otra parte acceso a un documento que el propio tribunal ya conoció? ¿No viola esta solución el principio de igualdad de trato? ¿Es valida la práctica a que se recurre por algunos tribunales de designar un tercero que determine sobre la confidencialidad?

Esta cuestión amerita consideraciones más detalladas que haré en la próxima entrega.

TI

Cuando los documentos que se vayan a intercambiar se encuentren en formato electrónico, la parte en cuyo poder obren esos documentos elegirá el formato que le resulte más conveniente y económico para su presentación (incluyendo la presentación de copias en papel), salvo que el tribunal determine, a petición de parte, que es necesario acceder a estos documentos en un formato diferente. Las solicitudes de documentos en formato electrónico deberán estar claramente delimitadas y estructuradas para permitir que la búsqueda de los documentos sea lo mas económica posible. El tribunal podrá ordenar que se practiquen muestreos de los documentos solicitados o establecer otros mecanismos que permitan limitar y hacer más específica la búsqueda de documentos.

Inspecciones

A petición de parte, el tribunal podrá requerir a una parte que, previo aviso dado con razonable anticipación, permita la inspección de sus instalaciones u objetos relevantes (21.6)

Costos

Al resolver cualquier disputa relacionada con intercambios de información previos a la audiencia, el tribunal requerirá que la parte solicitante de la información justifique el tiempo y gastos que la atención a su solicitud pueda requerir. El tribunal podrá condicionar el otorgamiento de la solicitud al pago de parte o todo el costo incurrido por la parte que deba buscar la información. El tribunal podrá decidir sobre la asignación entre las partes de los costos incurridos para proveer la información; lo que podrá hacer en un laudo o en una orden preliminar (21.8).

Inferencias negativas

En el caso de que una parte no cumpla con una orden para el intercambio de información, el tribunal podrá inferir conclusiones adversas para esa parte y tomar ese incumplimiento en cuenta cuando decida sobre las costas del arbitraje (21.9).

No ‘discovery"

Las deposiciones previas (‘depositions”), cuestionarios y requerimientos de admisión de hechos, como se practican en las cortes judiciales de los Estados Unidos, no son procedimientos apropiados para obtener información bajo el Reglamento (ICDR).

Bibliografía. Arriba tienen bastante.


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Except for the Devil, We all Agree

The issues of exchange of information are dealt with, but conceptually. As usual, the devil is the great joker who took hold of the details and won’t let them go.

In our days all institutions, and other interested organizations, have provisions on the exchange of information in their rules or guidelines. An important exception is UNCITRAL, but its working group on arbitration is already considering the issue in the revision of the UNCITRAL Notes on Organizing Arbitral Proceedings.

The ‘Secretariat’s Guide to ICC Arbitration', in the commentaries 3-948 and 3-949 to article 25(1) of the ICC Rules, is masterful. Article 3 of the IBA Rules is equally important (‘International Bar Association') (‘Commentary on the revised text of the 2010 IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration’).

It is also worth mentioning paragraphs 50 to 52 of the ‘ICC Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration’ and the 'ICC COMMISSION REPORT Managing E-Document Production'. Also frequent are the stipulations in procedural calendars and rules, customarily stipulated at the commencement of arbitral proceedings.

At the end, the requests for documents should: (i) identify the document, or types of documents, with precision; (ii) establish their relevance in the case; (iii) be in the control of the party to whom the request is being directed; (iv) not include documents available to the party requesting it; and (v) the petition must not be burdensome, both in cost and time. 

The ICDR Rules

Since in the United States the practice of discovery, in court procedures and exchange of information in arbitration, is more used and complicated, I will dedicate special attention to the ICDR Rules. Article 21 of said Rules (in force since June 1 of 2014) is, perhaps, the document that best regulates the exchange of information and with greater detail. I will briefly comment some paragraphs. I will take care of others that deserve a major treatment in the following posts.

Duty of the Parties

The exchange of information is carried on among the parties. The arbitral tribunal shall manage the exchange of information between the parties with a view to maintaining efficiency and economy (ICDR 21.1). This means that: (i) the requests for information and the exchange itself is carried out between the parties without the intervention of the tribunal; (ii) the documents exchanged between the parties is not evidence on the record, but only the documents that the parties introduce as such in their memorials.

No Surprises, Costs and Delays

The tribunal and the parties should endeavor to avoid unnecessary delay and expense while at the same time avoiding surprise, assuring equality of treatment, and safeguarding each’s party opportunity to present its claims and defenses fairly (ICDR 21.1).

The parties may provide the tribunal with their views on the appropriate level of information exchange for each case, but the tribunal retains final authority. To the extent that the parties wish to depart from this Article, they may do so only by written agreement and in consultation with the tribunal (ICDR 21.2).

The drafting of paragraph 2 of article 21 is not clear; because its placement and drafting it should be understood that the conditions that it requires are not applicable to article 21 as a whole, but only to paragraph 2.

The parties shall exchange all documents upon which each intends to rely on a schedule set by the tribunal (ICDR 21.3). This rule is very useful to avoid one of the plagues of arbitration: the spontaneous requests at any moment, made alleging the flexibility of arbitration. Arbitration is flexible, but not disordered.

Power of the Tribunal

The tribunal may, upon application, require a party to make available to another party documents in that party’s possession not otherwise available to the party seeking the documents, that are reasonably believed to exist and to be relevant and material to the outcome of the case. Request for documents shall contain a description of specific documents or classes of documents, along with an explanation of their relevance and materiality to the outcome of the case (ICDR 21.4)

Confidentiality

The tribunal may condition any exchange of information subject to claims of commercial or technical confidentiality on appropriate measures to protect such confidentiality (ICDR 21.5).

The problematic of the allegations on confidentiality is particularly difficult: How can the tribunal decide on the issue if it does not know the document? If the tribunal examines the document and concludes that it is confidential, is it correct to deny the other party access to a documents that the tribunal itself already read? Doesn’t such solution breach the principle of equality of treatment? Is it valid the practice to which some tribunals resort, of designating a third party to decide on the confidentiality of the disputed documents?

This issue merits more detailed considerations in a future post

IT

When documents to be exchange are maintained in electronic form, the party in possession of such documents may make them available in the form (which may be paper copies) most convenient and economical for it, unless the tribunal determines, on application, that there is a compelling need for access to the documents in a different form. Request for documents maintained in electronic form should be narrowly focused and structured to make searching for them as economical as possible. The tribunal may direct testing of other means of focusing and limiting any search (ICDR 21.6)

Inspections

The tribunal may, on application, require a party to permit inspection on reasonable notice of relevant premises or objects (ICDR 21.6).

Costs

In resolving any dispute about pre-hearing exchanges of information, the tribunal shall require a requesting party to justify the time and expense that its request may involve and may condition granting such a request on the payment of part or all the cost by the party seeking the information. The tribunal may also allocate the costs of providing information among the parties, either in an interim order or in an award (ICDR 21.8).

Negative Inferences

In the event a party fails to comply with an order for information exchange, the tribunal may draw adverse inferences and may take such failure into account in allocating costs (ICDR 21.9).

No ‘Discovery"

Depositions, interrogatories, and requests to admit as developed for use in U.S. court procedures generally are not appropriate procedures for obtaining information in an arbitration under the ICDR Rules (ICDR 21.10)

Bibliography: I refer you to the commentaries quoted above.

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