martes, 18 de noviembre de 2014

Discovery pros y contras





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Ventajas. Evitar sorpresas

Los abogados del 'common law', en su mayoría, lo apoyan con buenos argumentos. Es una práctica que se desarrolló para evitar lo que se conoce como 'Trial by Ambush' (litigar por sorpresa). Fenómeno que tiene lugar cuando una parte no conoce toda la evidencia que su contrario utilizará en la audiencia. 

Son las estrategias sorpresivas, como la producción de documentos y testigos similares a los que hacen brillar a los abogados de la televisión, el teatro, el cine y las novelas. En la práctica jurídica, las cosas no son tan sencillas como en las obras de ficción, pero no puede descartarse que haya rendijas por donde colar sorpresas e incurrir en abusos.

Ejemplo con digresión

Una regla esencial es ejemplificar los problemas legales partiendo de casos reales. No siempre es oportuno, o posible, o hay espacio para hacerlo. Las circunstancias básicas del ejemplo que pongo a continuación, corresponden a un caso real, pero simplificado y novelado. En la vida real las situaciones son mucho más complejas.

Supongamos que "A" y "B" tienen diferencias acerca de la ejecución de un contrato y que la disputa se debe resolver en un juicio ordinario mercantil en México.

Para demostrar las circunstancias de la ejecución y poder determinar si hubo cumplimiento o incumplimiento, serán indispensables reportes de expertos. Para elaborar reportes bien hechos y completos, los expertos necesitarán examinar la información relevante que está bajo el control de "A". La elaboración del dictamen llevará varios meses.

Prueba pericial en el juicio ordinario

Los limitados medios preparatorios al juicio que contempla el Cco (artículo 1151), no darían a "B" el derecho de que sus peritos obtengan la información que necesitan. La prueba pericial debe ofrecerse dentro del periodo de ofrecimiento de pruebas, cuyo máximo es de diez días (Cco, 1383). Los peritos deben aceptar dentro del término de tres días y entregar su dictamen dentro de los diez días siguientes a su aceptación del cargo (Cco 1253).

En consecuencia, las partes serán prudentes si preparan sus dictámenes periciales, para tenerlos listos antes del inicio del juicio.

"A" controla la información relevante y podrá manejar el inicio del juicio, y la elaboración de su dictamen, a su conveniencia. En cambio ,"B" estará a disposición de "A". Salvo que esta última parte proporcione voluntariamente la información, los expertos de "B" estarán, total o parcialmente, a ciegas.

En estas circunstancias, el único remedio que "B" tendría sería intentar un amparo por violación a su derecho de defensa. No encontré precedentes publicados y ni el mejor profeta bíblico podría predecir el resultado.

Documentos sorpresivos

Pero, también, es posible que "B" tenga un documento firmado por el Director de "A", en el que reconoce el incumplimiento del contrato. El Director de "A" no recibió copia de ese documento, o no la entregó a los encargados de la gestión del contrato y del archivo de los documentos. 

"A", intentará aprovechar la ventaja de un impecable dictamen pericial, elaborado con tiempo y conocimiento de información que los expertos de "B", no pudieron examinar. Pero, ¡sorpresa!: "B" presentará el documento del Director de “A”, que reconoce el incumplimiento. 

Una prudente oportunidad de hacer intercambio previo de información, evitaría estas situaciones. 

Desventajas. Abusos

En contra de las prácticas del 'discovery' se aducen, principalmente, dos abusos: (i) el uso de peticiones de información para hacer expediciones de pesca: y, (ii) el chantaje del costo financiero del 'discovery', para obtener 'un arreglo favorable".

La primera crítica es obvia. Una parte obliga a la otra a que le proporcione una gran cantidad de información, con la esperanza de encontrar documentos o pruebas que le permitan iniciar una acción indebida, aprovecharse de secretos comerciales, conocer la situación financiera del contrario, etcétera. 

Propuestas de chantaje financiero me ha tocado presenciar. Recuerdo una reunión a la que acudí como consejero de la subsidiaria mexicana de una transnacional. Los abogados la matriz, que era financieramente poderosa, no tuvieron escrúpulo en proponer una demanda claramente improcedente. Cuando advertí sobre la improcedencia, su respuesta fue automática: "—No nos importa ganar, los vamos a someter a un 'discovery' cuyo costo no podrán soportar".

También es conocida la estrategia de los abogados que se dedican a reclamar indemnizaciones. Los costos del ‘discovery’, junto con los riesgos del juicio de jurados y los daños punitivos, les hacen la tarea. Ciertamente que esos abogados detestan el arbitraje.

Imprudencias

Dentro de los que recurren a estas prácticas, se encuentran los imprudentes que, por principio, piden todo lo imaginable. Con frecuencia lo hacen para complacer al cliente, que se emociona al ver tamaña agresividad.

Recuerdo un arbitraje. Se trataba de una prueba de expertos en contabilidad a rendirse dentro de un período de tres meses. Para el desahogo de la prueba, los abogados de la empresa extranjera pidieron prácticamente toda la contabilidad de nuestro cliente; había que copiar más de treinta mil documentos. Se trataba de una disputa entre las partes en una asociación comercial ('joint venture"), por lo que podían alegar que la solicitud tenía relación con la controversia.

Cuando discutíamos como oponernos a la petición, los contadores de la empresa comentaron que: (i) no había ningún riesgo porque no había nada que ocultar. No iban a encontrar pistolas humeantes; y (ii) que no tenían idea de lo que los contadores extranjeros podrían hacer en tres meses, ya que tendrían que traducir y organizar toda la información. Les sorprendía que no hubieran limitado su petición de una manera razonable y que no hubieran solicitado juntas entre los contadores para hacer análisis conjuntos.

Para oponernos tendríamos que explicar nuestras razones, educando así a los contrarios. Además, perderíamos la oportunidad de que se hicieran bolas.

Les mandamos la tonelada de papel. En su reporte, el experto contrario fue incompleto, adujo que "no había tenido documentación suficiente”. Era obvio que los abogados satisficieron el hambre de sangre de su cliente, pero no consultaron con el experto.

'E-discovery'


Los problemas son muchos: (i) el uso excesivo, e inútil, de respuestas con copia 'a todos'; (ii) el uso imprudente de cualquier mensaje en una cadena de correos para enviar un correo a uno de los participantes, relativo a una cuestión conectada con otro asunto; (iii) la multitud de memorias y equipos en que los mensajes están almacenados; (iv) el desorden en el almacenamiento y archivo de la información; (v) la meta data de cada mensaje de datos, etcétera.

En una conferencia, Richard Lorenzo, distinguido abogado de Miami, comentó que el costo de los servicios de una empresa para organizar un ‘E-discovery’ en un juicio importante en los Estados Unidos, fueron del rango de un millón de dólares. ¿Cuál fue el costo del contrario para revisar la información?

Todo lo resuelve el arbitraje

La buena noticia es que las instituciones arbitrales y, en general, el mundo del arbitraje, han emitido lineamientos y disposiciones que solucionan adecuadamente esta problemática.

Trampas del procedimiento judicial local, similares a la que arriba describí, abundan en todo el mundo. Por lo que esta importante diferencia entre el juicio y el proceso arbitral abona en favor del arbitraje en contratos importantes.

Ya lo veremos.

Bibliografía. Les recomiendo el “Informe control del tiempo y costos en el arbitraje’ y el “ICC COMMISSION REPORT, Managing E-document production’, ambos de la Cámara de Comercio Internacional (www.iccwbo.org)


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Implementing Legislation. Court Assistance in Gathering Evidence. 'Discovery', Pros and Cons


Advantages. Avoiding Surprises

The majority of ‘common law’ lawyers support discovery with good arguments. It is a practice that developed to avoid what is known as ‘trial by ambush’. Such phenomenon takes place when a party does not know all the evidence that its counterparty will utilize during the hearing.

They are surprise strategies, such as the production of documents and witnesses, similar to those that make shine the lawyers of the TV, theatre, cinema and novels. In legal practice, things are not as simple as in fiction, but one cannot rule out apertures through which present surprises and incur in abuse.

Example with Digression

An essential rule is to exemplify the legal problems starting from real cases. It is not always opportune, or possible, or there is no space to do it. The basic circumstances of the example I provide below correspond to a real case, albeit simplified and bizarre. In real life the situations are much more complex.

Let us suppose that “A” and “B” have differences regarding the enforcement of a contract, and that the dispute is to be resolved through an ordinary commercial procedure before Mexican courts.

Let us suppose that, to demonstrate the circumstances of the enforcement and to be able to determine whether there was performance or breach, expert reports are essential. To prepare complete quality reports, the experts will need to examine the relevant information in control of “A”. The preparation of the report will take several months.

Expert Evidence in the Ordinary Proceedings

The limited preparatory means for trial provided by the Commerce Code (article 1151), would not give “B” the right to its experts to obtain the information they need. The expert evidence must be offered within the evidence-offering period, which maximum is of ten days (Commerce Code, 1383). The experts shall accept the appointment within a 3-day period, and present their opinion within the 10 days following the acceptance of their acceptance (Commerce Code 1253).

In consequence, the parties shall be prudent if they prepare their expert reports, to have them ready before the commencement of the proceedings.

“A” controls the relevant information and may control the start of the proceedings, and the preparation of its opinion, at its convenience. On the other hand, “B” will depend on “A”. Except this party willingly provides the information, the experts of “B” shall be totally or partially blind.

In these circumstances, the only remedy for “B” would be to attempt an amparo based on the violation to its right to be heard. I could not find any published precedents and not even the most gifted biblical prophet would be able to foresee the result.

Surprise Documents

But, also, it is possible for “B” to have a document signed by the CEO of “A”, recognizing the breach of the contract. “A”’s CEO did not receive a copy of such document, or did not deliver it to the individuals in charge of the management of the contract and the storage of the documents.

“A” will attempt to take advantage of an impeccable expert opinion, prepared with time and knowledge of information that the experts of “B” were not able to examine. But, surprise! “B” will present the document of the CEO of “A”, which recognizes the breach.

A prudent opportunity to have a prior exchange of information would avoid these situations and give the parties the opportunity to address and be heard on those relevant issues.

Disadvantages. Abuses

Against the practices of ‘discovery’, reference is usually made to two abuses: (i) the use of requests of information to make fishing expeditions; and, (ii) the blackmail of the financial cost of ‘discovery’ to obtain a ‘favorable settlement’.

The first critique is obvious. A party obliges the other to deliver a huge amount of information, in hope of finding documents or evidence that allow it to initiate a wrongful action, take advantage of commercial secrets, get acquainted with the financial situation of the other party, etcetera.

I have witnessed proposals of financial blackmail. I remember a meeting I attended as advisor of a Mexican subsidiary of a transnational company. The lawyers of the holding, which was financially powerful, did not have any scruple in proposing a clearly ungrounded claim. When I warned of the lack of foundation, their answer was automatic: “—We don’t care about winning, we will submit them to a ‘discovery’ which cost they will not be able to handle”.

The strategy of the lawyers specialized in indemnifications is also known. The costs of ‘discovery’, along with the risks of a jury’s trial and punitive damages do homework for them. Certainly these lawyers detest arbitration.

Carelessness

Among those who resort to these practices, one will find the reckless who, by principle, request all they can imagine. They do so frequently to satisfy their clients, who get excited by such aggressiveness or their lawyers.

I remember an arbitration. It was about accounting expert evidence to be presented within a three-month period. For the presentation of the evidence, the lawyers of a foreign company asked for practically all the accounting information of our client; we had to make copies of more than 30,000 documents. It was about a dispute between parties of a joint venture, for which they could allege that the request had something to do with the dispute.

When we were discussing on how to oppose to the request, the accountants of our client commented that: (i) there was no risk at all because there was nothing to hide. They would not find any smoking gun; and (ii) the Mexican accountants had no idea of what foreign accountants would be able to do in three months, for firstly they would have to translate and organize the information. They were surprised that the request had not been reasonably limited and that they would not have requested meetings between accountants to make the analysis together.

To oppose the delivery we would have to explain our reasons, thus educating the other party. Furthermore, we would lose the opportunity of allowing them to confuse themselves.

So we sent a ton of paper. The report of their expert was incomplete, on the allegation that he did not have enough information. It was obvious that the lawyers had satisfied their client’s hunger for blood, but they had not consulted with the expert. And that the expert did not check the documentation delivered to him.

'E-discovery'


The problems are multiple: (i) the excessive and fruitless use of replies copying everyone; (ii) the imprudent use of any message in a shred of emails to send an email to one of the participants, related to an issue connected with other matter; (iii) the multitude of hard drives, devices and equipment in which the messages are stored; (iv) the disorder in the storage and filing of the information; (v) the metadata of each data message, etcetera.

In a conference, Richard Lorenzo, distinguished lawyer from Miami, commented that the cost of the services of a company to organize an ‘E-discovery’ in an important trial in the United States was in the range of one million dollars. What was the cost of the other party to review the information?

Everything is Solved by Arbitration

The good news is that arbitral institutions and, in general, the world of arbitration, have issued guidelines and provisions that adequately solve this problematic.


We will continue.

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