lunes, 11 de agosto de 2014

El arbitraje y la tecnología de la información. Investigación y organización.





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Virtuosismo

La clave de una buena defensa es tener el caso la punta de los dedos; la clave de un buen laudo es tener el caso en la punta de los dedos. Tener a la mano, en todo momento, cualquier hecho o información relevante; y el documento o la declaración que lo demuestra. Como un virtuoso en un concierto.


La negociación y el cierre

Comenzaré por las circunstancias. A continuación resumiré un destilado de muchos casos reales; nada que sea académico o ilusorio. Según los casos, la complejidad de las causas de la disputa y la cuantía en juego, la investigación será mayor o menor; la inversión de tiempo y dinero debe ser comercialmente razonable. 

Un comentario. Me refiero aquí al arbitraje, pero en esto no hay gran diferencia con el litigio judicial. Donde digo el árbitro, pueden poner el juez.

Pondré como ejemplo una hipotética asociación, o ‘joint venture’, entre un inversor extranjero y un empresario nacional, para explotar una actividad empresarial en México. 

Al principio, cada una de las partes buscó un socio o inversor que previsiblemente satisficiera sus expectativas. Una vez que las partes ‘se encontraron’, sostuvieron negociaciones. En esas negociaciones manifestaron sus expectativas y, con ayuda de sus respectivos abogados y otros asesores, negociaron los términos de la asociación y suscribieron documentos tales como cartas de intención o contratos preliminares, en los que estipularon la finalidad perseguida, los derechos y obligaciones de las partes y una fecha de cierre. 

El cierre es cuando, en una fecha convenida, las partes ejecutan los documentos finales de la asociación. Cuando todas las investigaciones mutuas se hicieron, se manifestaron las representaciones y garantías que se otorgan las partes, se celebraron los actos corporativos, y de otra naturaleza, convenidos. Cuando están listos los documentos para la firma final. Todas estas negociaciones no ocurren en un par de meses; toman mucho más tiempo.

No siempre la ejecución del cierre coincide con el inicio de las operaciones; como llegar al cierre lleva tiempo, es frecuente que las partes, con base en convenios preliminares, comiencen la operación del negocio antes. Pero asumamos que, una vez ejecutado el cierre, las partes iniciaron las actividades. 

Escobita nueva barre bien

‘Escobita nueva barre bien”, dice el dicho. Sin embargo, terminada la luna de miel, poco a poco, comenzaron las diferencias. Con el tiempo se hicieron mas notorias, el espíritu de equipo empezó a evaporarse y aparecieron las dudas. Las dudas se convirtieron en desconfianza y, cada vez con mayor intensidad, diferencias y descontento. El espectro de un litigio apareció. Como a los empresarios no les gustan los pleitos, hubo negociaciones infructuosas. Finalmente, las partes recurrieron a los gladiadores: los abogados.

La investigación

Todo lo que acabo de contar ocurrió durante varios años. La historia se compuso de muchas circunstancias en las que intervinieron los socios, los funcionarios y empleados de las compañías, y otros terceros, tales como los proveedores, los clientes y los asesores. Se celebraron numerosas consultas, juntas, llamadas por teléfono, videoconferencias y teleconferencias. Se intercambiaron miles de correos electrónicos y otros documentos, etcétera. 

Cuando el cliente consulta al abogado, este último está en blanco. Naturalmente tiene simpatía hacia su cliente y disposición de ayudarlo. Lo escucha y lo considera una persona de buena fe. Pero el buen abogado sabe que el cliente es sincero, pero que lo engaña. Los hechos no son necesariamente como se los cuenta y omite muchas circunstancias; en esas consultas iniciales, el abogado adquiere un panorama general y la versión subjetiva del cliente. Nada mas. 

Es natural, en unas cuantas consultas iniciales es imposible transmitir los actos de tantas personas durante tan largo tiempo. La memoria es traicionera. Además, la pasión obnubila. Los subalternos olvidaron informar a su jefe de hechos importantes; o se los ocultaron. Es mucho lo que se debe investigar.

Así como antes del cierre, los abogados transaccionales hicieron lo que llaman un ‘due dilligence', de la parte contraria, el litigante debe hacer un ‘due dilligence” de la relación que terminó en pleito. Buscar pistolas humeantes escondidas en los archivos o en la memoria de los testigos. Pueden ser favorables o desfavorables. Son las sorpresas que un abogado debe evitar que le estallen en los momentos relevantes del arbitraje. 

Así comienza la tarea de identificar y revisar documentos: intercambios entre las partes y de las partes con terceros, correos electrónicos, notas, memorándums. Es necesario identificar a las personas que pueden ser testigos, para interrogar a los que sea posible hacerlo. Elaborar interrogatorios; a veces en sucesivas ocasiones al mismo testigo. Ellos fueron actores en la historia y son quienes pueden contar lo que ocurrió. Consultar a los expertos y muchas otras tareas.

Armar el rompecabezas

Al mismo tiempo, hay que comenzar a proyectar estrategias; sopesar alternativas. Lo que implica, además, investigar las fuentes legales y hacer notas y proyectos. Discutir con otros especialistas.

La labor del abogado es obtener y organizar toda esa información, poner su caso por escrito y transmitirlo al tribunal. Su deber es redactar una historia convincente que, sin mentir, apoye el caso de su defendido. El buen abogado es consciente de que el árbitro, al inicio, no sabe nada del caso. También que no tiene el tiempo y los medios para hacer una investigación como la que hizo el abogado. Sin contar con que el árbitro debe conocer la versión de cada una de las partes.

Los contrarios ilustran

Al inicio del arbitraje, el abogado conoce, o ha tenido la oportunidad razonable de imaginar, cual será el caso de su contrario. Pero cuando lee el caso que presentaron sus contrarios, necesita actuar para contrarrestar esas defensas. El procedimiento es otro proceso de aprendizaje; de investigación y de organización.

Es prácticamente imposible que, al inicio, el abogado tenga conocimiento cabal del caso. No recuerdo haber intervenido en un litigio que no hubiera preferido iniciarlo con lo que conozco cuando el caso terminó.

La labor de los árbitros

Con los árbitros sucede lo mismo. Cuando los designan y el caso inicia, están en blanco. Las partes paulatinamente los ilustran. Un buen árbitro lee los memoriales y las pruebas conforme llegan a sus manos; un árbitro negligente los pone de lado para estudiar el caso cuando la audiencia esté próxima o cuando tiene que resolver. A menudo ya es tarde y no le alcanza el tiempo. Es como los estudiantes que sólo estudian para el examen final. Recuerdo un profesor que nos comentaba que se había comido muchas reses, pero nunca en una sentada, sino filete por filete.

La magia de la reducción

Por razón práctica, los abogados y los árbitros, van reduciendo el caso al núcleo importante. Lo que se considera en los alegatos finales, y luego en el laudo, es la parte esencial para centrar la disputa y resolverla. Lo que fue un diluvio de información, termina en un charquito. Es una labor que lleva tiempo y organización; no podemos terminar nuestro caso como la carta de Pascal, en la que decía: “—te mando esta carta larga porque no tengo tiempo de escribir una corta”.

Todo esto se hacía, y en parte continúa haciéndose, en papel. Hoy la TI es la solución.

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Para no atiborrarlos de lecturas y, también, para evitar que lean las recomendaciones en lugar del blog, con toda intención omito sugerencias bibliográficas en esta entrega.

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Key to success, the case in the point of your fingers

Virtuosi

The key of a good defense is to have the case in the point of your fingers; the key of a good award is to have the case in the point of your fingers. You need at the reach of your hand any relevant information or fact, and the document or statement that supports it. Similar to virtuosi in a concert.


Negotiations and the closing

I will start with the circumstances. The following is a brief recapitulation of many real cases; nothing academic or illusory. According to the case at hand, its complexity and the amount in dispute, the investigation must be more or less intensive; the investment of time and money must be commercially reasonable.

I clarify that I will refer to arbitration, but what I say is also applicable to state court litigation. Where I refer to an arbitrator, you just instead put judge.

I will take as example a hypothetic association or joint venture between a foreign investor and a national businessman, to develop business in Mexico. 

At the beginning, each investor looked for a partner or investor that could cover its expectations. Once they “found” each other, they negotiated. During the negotiation they talked about their expectations, agreed the terms of the association and signed letters of intent and preliminary contracts that established the purpose, rights and duties of the parties and the closing date; all this was done with the help of their lawyers, brokers and other advisors.

The closing is when the parties establish a date to execute the final documents of the association. By this date, all the mutual research have been done, all representations and guarantees have been granted, all the corporate acts have been celebrated and all the acts of a different kind have been agreed. All the documents are ready for the final signature. These negotiations take much more time than a couple of months. 

Not always the closing concur with the commencement of the operation. As the closing takes time, is usual that the parties start the operation of the business before the closing, according with preliminary contracts. But this time, let´s think that the parties started before the closing.

New broom sweeps clean

A Mexican expression says, “a new broom sweeps clean”. Nevertheless, after the honey moon, differences start to arise. With time they became more notorious, the work team spirit started to evaporate and the doubts appeared. These doubts became mistrustfulness and then differences and discontent. The shadow of litigation appeared. As businessmen do not like controversies, they had fruitless negotiations. Finally, the parties recur to the gladiators: the attorneys.

The Research

All I just said happened in many years. The history was built by many circumstances where the partners, fellows, officers, employees and even third parties participated, such as clients, suppliers and advisors. They celebrated numerous consultations, meetings, telephone calls, videoconferences and conference calls. They exchanged thousands of e-mails, documents, etc.

When the client comes to the attorney, the later is blank. Attorneys have a natural sympathy for their clients and are available to help. They listen and consider all the client says in good faith, but a good attorney knows that a client is sincere but lies. The facts are not necessarily as related and leave aside many circumstances; in those initial interviews, the attorney gets a general framework and the subjective version of the client. Nothing else.

It is natural, is impossible to transmit in a few consultations the acts of so many persons that happened in such a large period of time. The memory betrays and the passion taints. The officials or employees forgot to inform about facts to their bosses, or they hide damaging information. There is too much to investigate.

As before the closing corporate counsels make a due diligence of the other party, trial attorneys must make a due diligence of the relationship that became a dispute. Attorneys search for hidden smoking guns in the files or the witnesses’ memories; smoking guns may be favorable or deleterious. Those are the surprises an attorney must prevent not to explode at the most important moments of the arbitration. 

This is how the task of identifying and checking documents starts: exchange of documents between the parties and the parties and third parties, e-mails, notes, memos. It is necessary to identify people that can be witnesses to examine and the ones that are feasible. Prepare questionnaires; sometimes several times to the same witness. They were the actors in the history and are the ones that can tell what happened. The same with expert witnesses and many other activities.

Consider Strategies

At the same time, the strategies must being projected; pros and cons must be balanced. This also implies to investigate the legal sources and make notes and projects. Discuss with other specialists. 

Trial lawyers need to obtain and organize all that information, put the case in writing and transmit it to the tribunal. Their duty is to write a convincing history, without lying, and supporting the client’s case. The good attorney knows that the arbitrator, at the beginning, is totally in blank about the case. Also is aware that arbitrators do not have the time and the means to make an investigation by themselves, as the attorney have. Not to mention that the arbitrators must hear the version of both parties.

Enemies Illustrate

At the begging of the arbitration, an attorney knows or has a reasonable opportunity to imagine what will be the case of the other party. But when reading the case the contrary presented, the need to counteract those defenses arise. The procedure is a new and different learning, investigation and organization process.

It is almost impossible that the attorney has full knowledge of the case since the begging. I do not remember to have participated in a dispute that I would not prefer to initiate with the knowledge I have at the end.

The arbitrators’ task

It is the same with the arbitrators. When the case starts and they are appointed they are blank. The parties illustrate them gradually. Good arbitrators read the memorials and the evidence as it gets to them; negligent arbitrators put everything aside until a few days before the hearing or until they have to solve the case. Often it is late and the time is not enough. It is like the students that just study for the finals. I remember a professor that use to tell us that he has eaten many cows, but never in one seating, but steak by steak.

The magic of reduction

For practical reasons, arbitrators and attorneys reduce the case to the important core. The final statements and the award consider the essential to center the dispute and solve it. The flood of information at the beginning becomes a puddle. It is a work that requires time and organization; one cannot finish a case as the Pascal letter that said: “—I send you this long letter because I have no time to write a short one”.

All of these used to be done, and sometimes still are done, in paper. Today the IT is the solution.

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In order not to fill you with readings, and also to prevent that you read the recommendations instead of my blog, I am dropping any bibliographical suggestion in this delivery, on purpose.

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