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Tomar notas
La última función de la TI que comentaré es la de hacer notas y organizarlas. Prácticamente todo el mundo toma notas. En las reuniones, seminarios y conferencias todos llegan con el cuaderno o bloc y, bolígrafo en la mano, se ponen a escribir.
Salvo Gerold Hermmann, que inventó una taquigrafía personal indescriptible, no conozco a nadie capaz de tomar versiones taquigráficas exactas. Los estenógrafos, acaso. Pero ellos usan equipo profesional; y aun así, se equivocan. No le llegan a Gerold.
Algunos toman notas para no distraerse. Otros, por tomar notas, se distraen. Otros hacen divertidos dibujitos.
Siempre me he preguntado lo que pasa con tantas notas; quienes las revisan, las editan poco después de que terminó la junta y las archivan con orden. Una vez en sus carpetas, ¿Que tan accesibles son? En papel no es fácil manejarlas; mucho menos tenerlas a la mano. Transportarlas ni se diga.
Las notas en las nubes
Las notas pueden hacerse en casi todos los formatos. Pero aquí me referiré a los programas o aplicaciones cuyo fin exclusivo es tomar notas; sustituir a los cuadernos y blocs de notas.
En tiempos recientes han aparecido aplicaciones para notas que se guardan en las nubes. Se instala el programa o aplicación en la computadora, tableta o teléfono y se abre un espacio en la nube del programa. Cualquier información que se inserta, modifica o elimina en la nota, se inserta, modifica o elimina en la nube. Todos los dispositivos se sincronizan y lo que se hace en uno de ellos se guarda en todos.
Evernote
Lo explicaré a través de Evernote, que uso constantemente. Todas las entregas de este blog las he escrito en Evernote. Con Evernote dependo menos de los procesadores de palabras y otros programas, sin los cuales antes no podía vivir.
Lo primero, es instalar Evernote. En cada dispositivo, la versión que le corresponde; hay versiones para Mac, Windows, Android, IOS, Blackberry y otros.
Lo que sigue es abrir una cuenta en la nube de Evernote. Es gratuita, con espacio y usos limitados; lo que sirve para experimentar.
Para el trabajo profesional se puede tomar la suscripción Premium o Business. Evernote es muy útil para trabajar en equipo, con carpetas compartidas.
Al principio, simplemente anotar
La mejor recomendación para un principiante, es que durante las primeras dos semanas se esfuerce en tomar sus notas, exclusivamente, en Evernote.
Las notas pueden ser escritas, dictadas, pueden ser fotografías, correos electrónicos y sus anexos, documentos escaneados, documentos PDF, de Microsoft Office y de cualquier programa.
Caminando por la calle se puede dictar una ocurrencia o un dato en el teléfono. Fotografiar un anuncio. Tomar una fotografía del lugar y número del espacio en donde estacionamos el coche.
En una reunión se pueden hacer apuntes y, con autorización, grabar toda la junta o partes de ella. También fotografiar o escanear los documentos. Incluso, se pueden proyectar las notas como presentaciones.
Al regresar a la oficina, se pueden fotografiar las tarjetas de visita que recibimos. Evernote las guardará como notas; pero, también, las puede insertar como contactos.
El correo. Acumulación y desorden
El archivo y procesamiento del correo electrónico, para ser eficientes, debe someterse a reglas. Nada como ponerle horario. Cada día le asigno un par de sesiones que duran entre treinta minutos y una hora. Los correos que puedo despachar, archivar o borrar de inmediato, los despacho uno tras otro. Luego paso a los que calculo que me tomarán entre dos y cinco minutos y, dependiendo del tiempo, los proceso y archivo.
El resto los dejo para considerarlos con detenimiento; a lo mejor durante el tiempo que le asigno al estudio y redacción de los documentos del negocio a que se refieren. Esos correos los remito a Evernote; sin dejar de archivar el correo y sus anexos en el lugar que les corresponde. Los correos que remito a Evernote, el programa los guarda como notas, junto con sus anexos; no importa que sea un PDF, un Word, una hoja Excel, una fotografía, video.
Otros documentos
También puedo poner en Evernote los archivos que tengo en mi Dropbox o en cualquier otro archivo.
La información de Internet la guardo con el Evernote Web Clipper. Por ejemplo, un artículo interesante sobre el lugar del arbitraje, una sentencia, o una entrada del blog de Kluwer. Así, entre otros, tengo en Evernote el Digesto sobre la LMA de UNCITRAL, que uso con frecuencia. Tengo guardados libros y, de hecho, una de mis carpeta en Evernote se llama biblioteca.
Las notas en las nubes
Evernote guarda todas mis notas en mi cuenta de su nube y las sincroniza con todas mis computadoras y dispositivos; una vez más, tengo toda mi información disponible, siempre y en cualquier lugar.
Si se quiere ahorrar memoria y preservar la confidencialidad, las notas solo se pueden consultar y manejar en línea; solo cuando el dispositivo está conectado.
Pero si se cuenta con dispositivos con suficiente memoria, se pueden guardar en el dispositivo todas o algunas de las notas. Así es posible trabajar aun sin estar conectado, para lo cual habrá que cuidarse de usar contraseñas, tanto en el dispositivo, como en la aplicación de Evernote. Cuando se conecta en línea el dispositivo, se sincronizan en la nube.
Organizar
Una vez transcurridas las dos semanas iniciales a que arriba me referí, habrá que organizar las notas. El programa es sencillo, lo complicado es la organización y eso depende de cada uno. La clave de la buena organización, como con los archivos y ficheros de la papelaria, está en tres puntos: (i) las carpetas o subcarpetas; (ii) las etiquetas; y (iii) los títulos y palabras clave.
En cuanto a eso, no los puedo ayudar mucho. Cada quien tiene su sistema y lo mejor es seguir un orden igual o parecido al que cada uno usa. Es cuestión de estudio y práctica. La buena noticia es que la flexibilidad de la TI, permite modificar la organización sin perder la información. Mi organización evoluciona siempre; lo que hoy hago tiene poco parecido con mi organización inicial. Pero no he eliminado, ni modificado, nada que me interese.
Arriba mencioné que tengo una carpeta que se llama biblioteca; en estos días estoy considerando dividirla en subcarpetas (arbitraje, contratos internacionales, construcción, diversos ocios, etcétera). A lo mejor bastará con agregar etiquetas; o incluir ciertas palabras clave.
Las buscas
Una de las características mas útiles de Evernote es su sistema de búsquedas. No importan ni el número de notas ni el lugar en que se encuentre cierta información. Evernote, como un buen perro de caza, siempre encuentra la pieza. Claro que con aprendizaje y práctica, se facilitan las búsquedas; se desarrollan estrategias para organizar las carpetas, usar las etiquetas y las palabras clave.
Un ejemplo
Evernote es interminable. Me referiré a uno de los usos que le doy.
Supongamos que recibo un memorial de demanda en PDF anexo a un correo. Archivo el memorial en su lugar y por correo electrónico lo guardo en Evernote. Evernote lo convierte en una nota que incluye el PDF del memorial. Cuando abro la nota encuentro el memorial también. Si abro el PDF tengo dos ventanas: el PDF y la nota. El documento PDF lo anoto y marco como ya lo expliqué. Todas esas marcas y notas se sincronizan con el PDF que guardé en mi computadora.
Luego, cuando estoy en la audiencia o redactando algún documento, tengo a la mano tanto el PDF con sus marcas y anotaciones, como las notas que hice.
Bibliografía
Introducción a Evernote
https://evernote.com/intl/es/introduction/save-webpages
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Taking Notes
The last IT function I will comment on is to take notes and organize them. Virtually everyone takes notes. In meetings, seminars and conferences, everybody shows up with a notebook or notepad, pen in hand, and write.
Save Gerold Hermmann, who invented an indescribable personal handwriting, I don’t know anybody capable of taking exact stenographic versions. Stenographs, if any. But they use professional equipment; and even so, they make mistakes. They don’t get to Gerold.
Some take notes to avoid getting distracted. Others, for taking notes, get distracted. Others make funny little drawings.
I have always questioned myself what happens with so many notes; who reviews them, edits them soon after the meeting ended and stores them orderly. Once in their binders, how accessible are they? It is not easy to handle them in paper; much less having them at hand. Even less carrying them.
Notes in the Clouds
Notes can be made in almost any format. But here I will refer to the software or apps which exclusive purpose is taking notes, substitute notebooks and notepads.
The software or app is installed in the computer, tablet or smartphone and a space in the cloud is opened for the user. Any information that is inserted, modified or deleted in the note, is inserted, modified or deleted in the cloud. All devices are synchronized and everything done in one of them also happens in all others.
Evernote
I will explain this trough Evernote, which I use constantly. I have written all the posts in this blog in Evernote. With Evernote I depend less from word processors and other software, without which I could not live before.
First, you need to install Evernote. The version that corresponds to each of your computers and devices; there are versions for Mac, Windows, Android, IOS, Blackberry and others.
The next step is to open an account in the Evernote cloud. It is free with limited space and uses; which is helpful to experiment.
For professional work you may obtain a Premium or Business subscription. Evernote is very useful for team work using shared folders.
When Begining, Just Annotate
The best recommendation for beginners is to make a two weeks effort to take all their notes exclusively with Evernote.
The notes can be typed, dictated, can be photographs, e-mails and its attachments, scanned documents, PDF documents, Microsoft Office or any other software.
A sudden idea or data while walking down the street may be dictated to the phone. To photograph an advertisement. Take a picture of the place and number in which we parked the car.
You can take notes during a meeting and, with permission, record the complete meeting or parts of it. Also, take pictures of documents or scan them. You can even project notes as presentations.
When you go back to the office, you can photograph the presentation cards that were handled to you. Evernote will save them as notes; but it can also save them as contacts.
E-mails. Accumulation and Disorder
The filing and processing of e-mails, in order to be efficient, must be subject to some rules. Nothing as fixing a schedule. I devote daily a couple of sessions to that task, spending on each session between thirty minutes to an hour. The emails I can immediately dispose of, store or delete, I do so. Then I refer to those I believe will need my attention for two to five minutes and, depending on the time, I process and store them.
I leave the rest to considered them later; maybe during the time I dedicate to the study and drafting of the documents of the matter to which they refer. I send those e-mails to Evernote; but not without first storing the e-mail and its attachments in the corresponding place. The App saves the emails and attachments I sent to Evernote as notes, with its annexes; it doesn’t matter if it is a PDF, Word, Excel, a picture or a video.
Other Documents
I can also save in Evernote the files I have in Dropbox or in any other file.
I save information from Internet by using the Evernote Web Clipper. For example, an interesting publication about the place of arbitration, a judgment, or a post in the Kluwer Blog. That way I have, among others, the Digest on the UNCITRAL Model Law, which I frequently use. I have books saved and, as a matter of fact, one of my folders in Evernote is named Library.
Notes in the Clouds
Evernote saves all my notes in my account in the cloud and synchronizes them with all my computers and gadgets; once again, I have all my information available, at any time and in any place.
Those who prefer to save memory and confidentiality may opt for the notes to be consulted and handled online; only when the gadget is turned on.
But if you have gadgets with sufficient memory, all notes, or some, can be saved in the device. That way it is possible to work even without being connected, case in which you have to make sure to use passwords for the gadget and for the Evernote App. When the device goes online, they are synchronized in the cloud.
To Organize
After the first couple of weeks I mentioned above have passed, you should organize the notes. The software is simple, what’s complicated is the organization and depends on each person. The key to a good organization, as with files and binders, depends on three points: (i) folders or sub folders; (ii) tags; and (iii) titles and keywords.
I can’t help you very much with that. Each one has its own system and the best is to follow the same order or similar to the one each one already use. It is a matter of learning and practicing. The good news is that IT’s flexibility allows you to amend your organization without losing information. My organization is in continuous evolution; what I do today is barely similar to my initial organization. But I have not eliminated or modified anything important for me.
I mentioned above that I have a folder named Library; in these days I am now considering dividing it in subfolders (arbitration, international contracts, construction, hobbies, etcetera). Maybe just adding tags will suffice; or including some keywords.
Searching
One of the most useful characteristics of Evernote is its searching tool. It does not matter the number of notes nor where the information is located: Evernote, as a hunting dog, finds the piece. Learning and practice facilitates the search; by continuously experimenting, all of us may improve our strategies for organizing folders, using tags and keywords.
An Example
Evernote is never-ending. I will refer to one of the uses I give to it.
Suppose I receive a claim memorial in a PDF attached to an e-mail. I store the memorial in its folder and save it in Evernote through an email. Evernote turns it into a note that includes the memorial in PDF. When I open the note I also find the claim memorial. If I open the PDF I have two windows: the PDF and the note. I can write and mark the PDF as I explained before, but also make notes in the note itself. All those marks and notes are synchronized with the PDF I saved in my computer.
After that, when I am at the hearing or writing a document, I can check both: the PDF document with its marks and the separated notes I made.
Bibliography
Introduction to Evernote
https://evernote.com/introduction/evernote-on-all-devices
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