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El acuerdo sobre costas
Las costas del arbitraje se regulan conforme al acuerdo de las partes (Cco, 1434, 1452, LMA 19). En los arbitrajes institucionales, y en los arbitrajes RAU, las reglas sobre las costas se suelen convenir por referencia al reglamento convenido. En efecto, cuando el acuerdo de arbitraje hace referencia a un reglamento, se entienden comprendidas en ese acuerdo todas las disposiciones del reglamento de arbitraje a que dicho acuerdo, en su caso, remita (LMA 2 (e), Cco1417-II).
Los reglamentos de arbitraje contienen reglas sobre las costas. Por ejemplo, CAM (aa. 37 a 40), CANACO (aa. 45 a 49), CCI (aa. 36 y 37), ICDR (aa. 34 a 36), RAU 1976, (aa. 38 a 41), RAU 2010, (aa. 40 a 43).
Salvo que otra convengan las partes, tanto el Cco, como los reglamentos de arbitraje, dejan al tribunal la decisión sobre el modo y la proporción en que al final se distribuirán las costas. Pero sería imperdonable ignorar el acuerdo de las partes y el reglamento aplicable. En efecto, por la importancia de las costas, las partes suelen incluir estipulaciones expresas en sus acuerdos de arbitraje.
Facultades de la institución administradora
Las determinaciones administrativas sobre los honorarios del tribunal, la cuota y gastos administrativos, la distribución provisional entre las partes y los anticipos de las provisiones a cargo de las partes, son facultades de la institución administradora. Todos los reglamentos las prevén. En los arbitrajes ad hoc, se estará al acuerdo de las partes y de los árbitros. En los arbitrajes RAU se prevén variables que habrá que atender en cada caso.
Poderes del tribunal
Sin que la enumeración que sigue sea exhaustiva, son comunes las siguientes estipulaciones: (i) el tribunal decidirá sobre la asignación de las costas; (ii) las costas se distribuirán por partes iguales, sin importar el resultado final; (iii) las costas son a cargo de la parte perdedora; (iv) las partes soportarán sus costos de defensa, por lo que la decisión sobre costas sólo comprenderá los honorarios del tribunal, la cuota administrativa y los costos propios del arbitraje (viáticos del tribunal, perito del tribunal, sala de audiencias, etcétera); (v) el tribunal no solo decidirá sobre esos costos, sino que también podrá condenar, en todo o en parte, al pago de los gastos razonables de defensa de la parte contraria.
Cuando las partes convienen que cada una soportará las costas por partes iguales, prácticamente no hay nada que decidir. Pero no siempre las cosas son tan sencillas. Las trampas del lenguaje son inevitables; y unos mas y otros menos, todos tenemos el riesgo de incurrir en descuidos de redacción, en muchas ocasiones son imperdonables.
En un arbitraje ad hoc en que me tocó ser árbitro, las partes convinieron con detalle las cuestiones sustanciales que se someterían al árbitro, también convinieron el monto de los honorarios del árbitro; pero callaron sobre las costas. En determinado momento, una de las partes preguntó si podría incluir en sus pretensiones el pago de las costas. Expliqué a las partes que la pregunta me presentaba una cuestión de competencia, consistente en decidir si: (i) la estipulación, con lenguaje restrictivo, de las cuestiones a decidir, junto con la estipulación sobre los honorarios del árbitro, era una lista exhaustiva y yo no podría decidir sobre las costas; o (ii) había una laguna en el acuerdo de las partes y habría que aplicar las disposiciones supletorias del Cco. Para decidir lo anterior, necesitaría que las partes presentaran sus puntos de vista. Las partes decidieron quedarse cada una con sus costas.
Cuando las costas se determinan en favor de la parte ganadora, la cuestión suele ser fácil: "A" demandó 100 y sólo obtuvo 60", la distribución será 60/40%. Pero no siempre es así, muchas veces el laudo decide sobre materias que no son cuantificables; por ejemplo, sobre la terminación de un contrato y la permanencia de ciertas obligaciones.
La conducta de las partes
Hay otros casos difíciles. Por ejemplo, en un caso la parte ganadora introdujo una prueba pericial que causó dilaciones y gastos considerables. No obstante el resultado favorable para esa parte, fue patente que la prueba carecía de relevancia. Por haber obligado a su inútil desahogo, se decidió que la parte ganadora debía cargar con esos costos particulares, incluidos los de la parte perdedora.
En el Informe, Control del tiempo y de los costos en el arbitraje. CCI (par. 82), se lee lo siguiente:
"La asignación de costos puede ser una herramienta útil para incentivar una conducta eficiente y para desincentivar una conducta no razonable. Conforme al Articulo 37(5) del Reglamento [CCI], el tribunal arbitral tiene discreción para asignar los costos de la manera que considere apropiada. Se señala expresamente que, al tomar la decisión sobre los costos, el tribunal arbitral puede tomar en consideración la medida en que cada parte ha conducido el arbitraje de manera efectiva y eficiente en términos de costos. El tribunal debe considerar informar a las partes al inicio del arbitraje (por ejemplo, en la conferencia sobre la conducción del procedimiento) que pretende tomar en cuenta la manera en que cada parte se haya conducido en el procedimiento y que sancionará cualquier conducta poco razonable al decidir sobre los costos. El comportamiento poco razonable puede incluir solicitudes excesivas de documentos, argumentos jurídicos excesivos, contrainterrogatorio excesivo, tácticas dilatorias, pretensiones exageradas, no acatamiento de órdenes procesales, solicitudes injustificadas de medidas precautorias y el incumplimiento injustificado del calendario procesal.” (Énfasis añadido)
En un arbitraje bajo el Reglamento CCI no tendría muchos problemas en seguir los consejos del párrafo anterior. El artículo 37(5) del Reglamento CCI le da fundamento. Si se tratara de aplicar otro reglamento, o fuera un arbitraje ad hoc, buscaría seguirlos, pero revisaría con mucho cuidado el alcance de mis poderes. Lo cierto es que es muy buen consejo el de hacer la advertencia desde el inicio del arbitraje.
Por otro lado, aún bajo el Reglamento CCI, al hacer la admonición, y la decisión sobre costas, evitaría referirme a una sanción. La misión del tribunal no es sancionar, sino calificar la conducta de las partes, en especial la buena o mala fe de su actuación y el modo como esa conducta incide en los costos del arbitraje. Especialmente en cuanto a los costos incurridos por la parte contraria.
Pendientes
Me quedan otros supuestos que dejo para la próxima. Entre ellos, las siguientes: (i) los costas en los diversos casos de solicitud de medidas precautorias. Dentro de este supuesto, las cuestiones que presenta la novedosa institución del árbitro de emergencia; (ii) las costas cuando el árbitro decide aceptar las impugnaciones a su competencia; (iii) el caso cuando una parte adelanta las provisiones que su contraria dejó de pagar y pide que se dicte un laudo para que se le reembolse lo que adelantó; y (iv) las peticiones de garantía de las costas
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Supplementary Legislation. Court Assistance. Agreement on Costs.
January 16, 2015
The Agreement on Costs
Costs of arbitration are regulated pursuant to the agreement of the parties (1434 and 1452 Cco, 19 UMLA). In institutional arbitrations, and in UAR arbitrations, rules on costs are usually agreed upon by reference to the agreed rules. Indeed, when the arbitration agreement makes reference to a set of rules, all the provisions of the arbitration rules to which such agreement refers are considered to be included in the agreement (2 (e) UMLA, 1417-II Cco).
Rules of arbitration contain rules on costs. For example, CAM (aa. 37 a 40), CANACO (aa. 45 a 49), ICC (aa. 36 y 37), ICDR (aa. 34 a 36), UAR 1976 (aa. 38 a 41) and UAR 2010 (aa. 40 a 43).
Except otherwise agreed by the parties, both the Code of Commerce and the arbitration rules, leave it to the tribunal to determine the way and proportion in which the costs will be allocated at the end. But it would be unforgiveable to ignore the agreement of the parties and the applicable rules. Indeed, due to the importance of costs, the parties usually include express, and sometimes peculiar, stipulations in their arbitration agreements.
Functions of the Arbitral Institution
The administrative determinations on the fees of the tribunal, quotas and administrative expenses, the provisional distribution among the parties and costs advances provided by the parties are all functions of the arbitral institution. All rules contain provisions in such regard. In ad hoc arbitrations, one shall look into the parties and the arbitrators’ agreements. In UAR arbitrations there are variables that would have to be taken into consideration in each case.
Powers of the Tribunal
Without the list being exhaustive, the following stipulations are common: (i) the tribunal shall decide on the assignation of costs; (ii) costs shall be distributed in equal parts, without regard to the final result; (iii) or costs are to be borne by the losing party; (iv) or the parties shall bear their costs of defense, for which the decision on costs will only entail the tribunal’s fees, the administrative quota and costs strictly related to the arbitration (travel expenses of the tribunal, expert of the tribunal, hearing room, etcetera); (v) or the tribunal will not only decide on these costs, but it will also have the power to order payment, in whole or in part, for the expenses reasonably incurred in the defense of the other party’s case.
When the parties agree that each of them shall bear the costs in equal parts, there is practically nothing to decide on. But things are not always so simple. Tramps of language are inevitable; and nobody is free, in higher or lesser degree, from the risk of incurring in drafting mistakes, some times unforgivable.
In an ad hoc arbitration I participated on as arbitrator, the parties agreed with detail on the substantive matters that would be submitted to the arbitrator, and also agreed on the amount of fees of the arbitrator; but were silent on the costs. At a certain moment during the proceedings, one of the parties asked whether it could include the payment of costs within its request for relief. I explained to the parties that the question posted a jurisdiction issue, namely deciding whether: (i) the stipulation on matters to be resolved, with a restrictive language, along with the stipulation on the arbitrators’ fees, was an exhaustive list and I could not rule on the costs; or (ii) there was a gap in the agreement of the parties and the supplementary provisions of the Code of Commerce would have to be applied. To decide the foregoing, I would need the parties to present their points of view. The parties decided that each of them would with their own costs.
When costs are determined in favor of the winning party, the issue is usually easy: “A” demanded 100 and only obtained 60, the distribution would be 60/40%. But it is not always like that, for many times the award decides on matters that are not quantifiable; for example, on the termination of a contract and the permanence of certain obligations.
Conduct of the Parties
There are other difficult cases. For example, in one case the winning party introduced an expert report that caused delays and considerable costs. Notwithstanding the favorable result for that party, it was evident that that evidence was irrelevant. For having forced to its futile presentation, we decided that the winning party would bear with such particular costs, including those of the losing party.
In the report, "ICC Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration" (par. 82), appears the following passage:
“The allocation of costs can be a useful tool to encourage efficient behaviour and discourage unreasonable behaviour. Pursuant to Article 37(5) of the Rules, the arbitral tribunal has discretion to award costs in such a manner as it considers appropriate. It is expressly stated that, in making its decisions on costs, the tribunal may take into consideration the extent to which each party has conducted the arbitration in an expeditious and cost-effective manner. The tribunal should consider informing the parties at the outset of the arbitration (e.g. at the case management conference) that it intends to take into account the manner in which each party has conducted the proceedings and to sanction any unreasonable behaviour by a party when deciding on costs. Unreasonable behaviour could include: excessive document requests, excessive legal argument, excessive cross-examination, dilatory tactics, exaggerated claims, failure to comply with procedural orders, unjustified applications for interim relief, and unjustified failure to comply with the procedural timetable.” (Emphasis added).
In an arbitration under the ICC Rules I would not have many problems in following the advice of the paragraph above. Article 37(5) ICC Rules provides foundation to it. If one were to apply other rules, or if its an ad hoc arbitration we are dealing with, I would seek to follow it, but I would carefully review the scope of my powers. But, indeed, the ICC advice is very good: to provide the warning since the outset of the arbitration.
On the other hand, even under the ICC Rules, when commenting the warning and making the decision on costs, I would avoid referring to a sanction. The mission of the tribunal is not to sanction, but to qualify the conduct of the parties, specially the good or bad faith in their conduct and the way such conduct affects the costs of arbitration. Especially with regards to the costs incurred by the opposing party.
Pending Issues
I am left with other issues that I leave for the next posts. Among them, the following: (i) costs in the different cases of requests for interim measures. Within that subject, issues presented by the innovative institution of the emergency arbitrator; (ii) costs when the arbitrator decides to accept the challenges against its jurisdiction; (iii) the case when the party pays the advances on costs that its counterparty failed to pay and asks for an award to recover the amounts it paid; and (iv) the requests to guaranty payment of the costs.
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