Intercambio de documentos. Cuando conviene hacerlo

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Intercambio de documentos. Cuando conviene hacerlo

Veíamos en las entregas anteriores que una de las manifestaciones importantes del arte del arbitraje, está en el tratamiento de la confidencialidad en los intercambios de información. 

Necesidad de informarse

No se puede dominar un arte sin estar bien informado. A nadie se le ocurriría pedir un pianista que, con sólo leer la partitura, ejecute pasablemente una sonata de Beethoven. Mucho menos, que haga una buena ejecución; menos aún una ejecución magistral. 

Lo mismo pasa con el arbitraje. Para hacer buenas peticiones de intercambio de información, atenderlas o rechazarlas con fundamento, es necesario tener el caso en la punta de los dedos.

Para resolver las diferencias de las partes sobre un intercambio de documentos, los árbitros deben conocer el caso. Sin embargo, en las etapas iniciales el conocimiento de los árbitros es superficial. Los árbitros aprenden conforme el arbitraje se desarrolla. Las partes deben educarlos al exponer sus casos. Como dicen Redfern & Hunter, al inicio el arbitraje está en las manos de las partes, al final, en manos de los árbitros.

Por ello es tan importante insistir en el deber de los árbitros de leer y considerar las comunicaciones de las partes conforme las reciben. No comportarse como los estudiantes mediocres que pretenden aprender la materia en la víspera del examen. Sólo si observan constante diligencia podrán manejar el arbitraje c son acierto, celeridad y ahorro de gastos.

Tiempo para el intercambio

Lo anterior me lleva de la mano a una cuestión que surge siempre: ¿En que momento debe producirse el intercambio? Las opciones mas corrientes son las siguientes: (i) antes de los memoriales iniciales; (ii) después de la primera ronda de memoriales; (iii) en cualquier momento en que sea necesario.

Sin duda que cuanto antes ocurra, será mejor. Quienes están por un intercambio pronto tienen razón en alegar que el intercambio previo se necesita para contar con todo el material relevante. Pero el problema es que sin conocer las prestaciones y las circunstancias del caso, es difícil decidir el curso de acción o resolver las diferencias entre las partes.

inicio del arbitraje. Los reglamentos

Los reglamentos de arbitraje establecen condiciones mínimas que debe contener la solicitud, o notificación, del arbitraje. En algunos, también, la contestación a esos escritos.

Por ejemplo, el Reglamento CCI pide que la solicitud de arbitraje contenga, entre otros: (i) una descripción de la naturaleza y circunstancias de la controversia que han dado origen a las demandas y los fundamentos sobre la base de las cuales las demandas han sido formuladas; (ii) una indicación de las pretensiones, junto con el monto de cualquier demanda cuantificada y, en la medida de lo posible, una estimación del valor monetario de toda otra demanda; y (iii) todo convenio pertinente. El precepto indica, además, que la demandante podrá presentar con la solicitud cualquier documento o información que considere apropiado o que puede contribuir a la resolución de la controversia (párrafo 3) del artículo 4).

Si revisamos otros reglamentos (ICDR, CANACO, CAM, LCIA) encontramos requisitos semejantes. El problema es que esos requisitos no suelen bastar y, con frecuencia, en los primeros pasos las partes tienden a portarse con prudencia y no dicen mucho.

Por ejemplo, en el Reglamento de CCI, los escritos iniciales de solicitud de arbitraje y contestación, son más apropiados para la formación del tribunal arbitral y, normalmente, para la elaboración del Acta de Misión. En muchas ocasiones son insuficientes para ilustrar sobre las circunstancias específicas de la disputa. Esa información suele darse después de la elaboración y firma del Acta de Misión.

Un par de ejemplos

En un caso, nuestro cliente recibió una solicitud de arbitraje que, además de cumplir con otros requisitos del artículo 4 del Reglamento de CCI*, no decía gran cosa: (i) que demandaba por el incumplimiento de un contrato internacional de compraventa. Describía los bienes y el precio. También acompañaba una forma de contrato con los datos que alegaba y sin firma; y, (ii) que como consecuencia del incumplimiento, demandaba una suma cuyo mínimo era de USD$1,500,000, misma que se determinaría en el curso del arbitraje.

Como no decía mucho, nos limitamos a negar el contrato y negar la procedencia de la reclamación. Tampoco fuimos muy informativos; la prudencia manda.

Así se fue el asunto hasta la elaboración del Acta de Misión, en donde el resumen de las pretensiones de las partes (Reglamento CCI, artículo 23), no agregó nada. No fue sino hasta la presentación de los memoriales de reclamaciones y contestación, que las partes soltaron la sopa.

En otra ocasión nos vino a ver un cliente al que se le había pasado el término para contestar la solicitud de arbitraje (Reglamento CCI, artículo 5). Tenía causas que justificaban la omisión y pedimos una extensión. La parte demandante se opuso y la Secretaría, justificadamente, nos negó la extensión. 

Tranquilizamos al cliente; nada grave había pasado. Perdió la oportunidad de intervenir en la designación del árbitro único; pero el árbitro designado estaba bien.

El Reglamento CCI (artículo 23) dice que el tribunal elaborará el Acta de Misión "con base en los documentos" y "teniendo en cuenta las últimas alegaciones de [las partes]". En consecuencia, antes de la elaboración del Acta de Misión, presentamos al árbitro un escrito en el que expusimos nuestras pretensiones y peticiones. Ese escrito fue la base de nuestras pretensiones en el Acta de Misión. Posteriormente se elaboró el calendario procesal y, en nuestros respectivos memoriales, las partes soltamos la sopa.

Una opción razonable

Cada caso es diferente y, en cada caso, actúan partes y abogados diferentes, con expectativas diferentes.

Sin embargo, lo mas razonable será que se acuerde un primer intercambio de memoriales demanda y contestación** (se les podría llamar ‘memoriales introductorios’), seguido por un periodo de intercambio de información en el que se prevean las siguientes etapas: (i) que las partes se pidan mutuamente la información que requieren; (ii) se entreguen mutuamente la información que no esté disputada; (iii) se esfuercen en llegar a acuerdos acerca de sus diferencias, sobre la relevancia de cierta información y las alegaciones de confidencialidad; (iv) sometan a la decisión del tribunal las diferencias no resueltas; (v) el tribunal decida y fije un término para la entrega final de los documentos.

Una vez que las partes hayan completado la entrega de la información, comenzará a correr un plazo para la presentación de los memoriales definitivos de demanda y contestación. Luego tendrá lugar la audiencia.

La oportunidad no se cierra

Sin embargo, la opción de pedir más información no se cierra. En cualquier momento, si en los memoriales definitivos o en otras actuaciones posteriores, o en las declaraciones de los testigos y expertos surgen cuestiones que lo ameritan, o aparecen nuevas circunstancias, las partes o el tribunal pueden solicitar información adicional. 

En estas instancias, los árbitros deben estar en alerta para evitar el desorden procesal que a menudo se arma, amparado en el argumento de no privar a una parte del derecho de defensa. También deben estar pendientes para evitar estrategias de litigio por sorpresa. Por todo ello, insisto en la necesidad de que los árbitros sean diligentes en el conocimiento del caso, conforme se desarrolla.

* Los casos que refiero se llevaron conforme al reglamento de 1998. Sin embargo, las citas son al Reglamento CCI 2012, ya que para los efectos de los ejemplo, prácticamente son iguales.

** Los términos de demanda y contestación no tienen el significado y efectos que las leyes procesales dan a esos términos en los procedimientos judiciales.


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Exchange of Documents. When it is Convenient to Have it

We saw in previous posts that one of the important challenges of the art of arbitration, is how to deal with confidentiality on exchanges of information.

The Need to be Informed

An art cannot be mastered without being informed. No one would think of asking a pianist to fairly execute a Beethoven’s piano sonata by merely reading the score for the first time. Much less to do a good execution; even less a masterful performance.

The same happens with arbitration. Nobody, at first sight, can make good requests of exchange of information, answer them or reject them. To do so, inasmuch as possible by the time, you must have the case in the tip of your fingers.

To decide on the differences of the parties on the exchange of documents, the arbitrators must know the case. However, in the initial stages the knowledge of the arbitrators is only superficial. The arbitrators learn of it as the arbitration develops. The parties must educate them when presenting their cases. As Redfern & Hunter say, at the beginning the arbitration is of the parties, at the end the arbitration is of the arbitrators.

That is why it is important to insist on the duty of arbitrators of reading and considering the communications of the parties as soon as they receive them. Not to behave as the mediocre students who pretend to learn the subject on the eve of the examination (eve of the hearing?). Only with constant diligence the arbitrators will be able to handle the arbitration correctly, with celerity and saving costs.

Time for the Exchange

The above takes me by the hand to an issue that always arises: In what moment should the exchange occur? The most current options are the following: (i) before the initial submissions of claims and defenses; (ii) after the first round of memorials; (iii) at any time that is needed.

Undoubtedly, the sooner the better. Those in favor of an early exchange are right in arguing that the early exchange is needed to have all the relevant material. But the problem is that without knowing the claims and circumstances of the case, it is difficult to decide the course of action or solve the differences between the parties.

Beginning of Arbitration. The Rules

The rules of arbitration establish minimum conditions that need to be fulfilled by the request or notice of arbitration. In some of them, also the answer to those documents.

For example, the ICC Rules require the notice of arbitration to contain, among others: (i) a description of the nature and circumstances of the dispute that gave rise to the claims and the grounds in which the claims have been based and formulated; (ii) an indication of the claims, and the amount of any quantified claim and, to the extent possible, an estimation of the monetary value of the complete claim; and (iii) any relevant agreement. The provision also indicates that the claimant may file along with the request, any document or information it deems appropriate or that may contribute to the resolution of the dispute (paragraph 3) of article 4).

If we review other rules (ICDR, CANACO, CAM, LCIA, etc.) we will find similar requirements. The problem is that those requirements are not usually sufficient and, frequently, in the first steps the parties tend to behave with prudence and don’t say much.

For example, in the ICC Rules the initial submissions of the request of arbitration and its answer, are more appropriate for the composition of the arbitral tribunal and, usually, for the elaboration of the Terms of Reference. In many occasions they are insufficient to illustrate on the specific circumstances of the dispute. Such information is usually given after the elaboration and signing of the Terms of Reference.

A Pair of Examples

In a case, our client received a request of arbitration that, besides complying with other requirements of article 4 of the ICC Rules*, did not say much: (i) that it brought the arbitration due to the breach of a contract for international sale of goods. It described the goods and price. It also included an unsigned contract form with the data it referred to; and, (ii) that due to the breach, it claimed an amount not inferior to USD$1’500,000 the final amount would be determined in the course of the arbitration.

Since it did not say much, we limited to denying the contract and deny the merits of the claims. We were not very informative either; prudence governs.

As such, the matter went on until the elaboration of the Terms of Reference, wherein the summary of the claims of the parties (ICC Rules, article 23) did not add anything. It was not until the presentation of the claim and responses memorials that the parties ‘spilled the beans’.

In another occasion a client came to us with an ICC request for arbitration. The period to answer the request for arbitration had expired (ICC Rules, article 5). It had good causes that justified the omission and we asked for an extension. The claimant opposed and the Secretariat, justifiably, denied the extension.

We tranquilized the client; nothing serious had happened. It lost the opportunity of participating in the appointment of the sole arbitrator; but the appointed arbitrator was ok.

The ICC Rules (article 23) says that the tribunal will elaborate the Terms of Reference “on the basis of documents” and “and in the light of their most recent submissions [of the parties]”. In consequence, before the elaboration of the Terms of Reference, we presented a document before the arbitrator in which we explained our claims and requests. Such document was the basis of our claims in the Terms of Reference. The procedural calendar was later developed and, in our respective memorials, the parties ‘spilled the beans’.

A Reasonable Option

Each case is different and, in each case, different parties and lawyers participate, with different expectations.

However, the most reasonable would be to agree on a first exchange of claim and response memorials ** (they could be named ‘introductory memorials’), followed by a period of exchange of information that comprises the following stages: (i) the parties will mutually ask for the information they require; (ii) they mutually deliver the undisputed information; (Iii) make an effort in reaching agreements on their differences, on the relevance of some information and confidentiality allegations; (v) they submit the unresolved differences to the tribunal; and (vi) the tribunal decides and fixes a period for the final delivery of the documents.

Once the parties have completed the delivery of information, a period will start to run for the presentation of the final claim and response memorials. Then, the hearing shall take place.

The Opportunity is not Closed

However, the option of requesting further information shall not be closed. In any moment, if justified issues arise or new circumstances appear (in the final memorials or other later actions, or in the witness testimonies and expert reports) the parties or the tribunal may request additional information.

In these instances, the arbitrators should be alert to avoid the procedural disarray that usually occurs, because of untimely requests, based on the argument that a party shall not be deprived from its right to be heard. This is another reason to insist on the need of the arbitrators to be diligent in the knowledge of the case, as it develops.

* The cases I refer to were substantiated pursuant to the 1998 Rules. However, the quotations are of the 2012 ICC Rules, because for the effects of the examples, they are practically identical.

** The terms of claim and response are only descriptive; numerous practices and opinions use different terms to refer to them. 

Bibliography: On the Terms of Reference, ‘The Secretariat’s Guide to ICC Arbitration’, Article 23, Terms of Reference”

Bibilografía: Sobre el acta de misión, ‘The Secretariat’s Guide to ICC Arbitration’, Article 23, Terms of Reference”